KI-Vertragsprüfung: Von der Erkenntnis zur Handlung

Verträge kommen selten zu einem passenden Zeitpunkt oder folgen standardisierten Abläufen.

Es scheint, als würden neue Kundenverträge immer dann abgeschlossen, wenn die Rechtsabteilung mit der Bearbeitung einer großen Anzahl von Überprüfungen beschäftigt ist, Lieferanten ihre eigenen Bedingungen senden, anstatt die Standardformulierungen des Unternehmens zu akzeptieren, und Verlängerungen kommen mit Änderungen zurück, die mehrere Seiten tief versteckt sind.

Die größte Herausforderung besteht darin, die Bedingungen mit den internen Anforderungen abzugleichen und das weitere Vorgehen festzulegen. Künstliche Intelligenz (KI) bietet die Möglichkeit, dieses Modell zu verändern, jedoch nur, wenn die KI aktiv daran beteiligt ist.

Die besten Entscheidungen im Rahmen der Vertragsprüfung treffen

Ein erfahrener Vertragsprüfer weiß, worauf es ankommt, da er den Prozess bereits mehrfach durchlaufen hat und dabei jedes Mal etwas Neues dazulernt, um seine Fähigkeiten zu verbessern. Er versteht, welche Klauseln erwartet werden, welche Abweichungen relevant sind und welche Punkte eine genauere Prüfung erfordern.

Herkömmliche Automatisierung ist hilfreich, wenn Informationen und Entscheidungen vorhersehbaren Regeln folgen. Vertragstexte sind jedoch nicht immer so einfach. Beispielsweise kann eine Haftungsbeschränkungsklausel an verschiedenen Stellen erscheinen oder in verschiedenen Verträgen unterschiedlich formuliert sein. Zahlungsbedingungen mögen auf den ersten Blick akzeptabel erscheinen, weichen aber von den bevorzugten Bedingungen des Unternehmens ab. Erwartete Bestimmungen fehlen mitunter gänzlich.

Im üblichen Verfahren müssen Organisationen jede Vereinbarung manuell prüfen, sonst riskieren sie, dass wichtige Ausnahmen übersehen werden.

Das ändert sich, wenn sie den historischen Geschäftskontext auf den Prozess anwenden können, sodass die KI die sich wiederholende Erstanalyse durchführen und alle Ausnahmen zur Überprüfung weiterleiten kann.

Lernen Sie den M-Files-Vertragsrisikoprüfer kennen

M-Files hat Anfang des Jahres benutzerdefinierte Agenten eingeführt, die Workflow-Schritte automatisieren, welche das Lesen von Inhalten und das Treffen von Entscheidungen erfordern. Ein Bereich, in dem Kunden und Interessenten Interesse bekundet haben, ist ein Agent zur Vertragsrisikoprüfung.

Beim Erstellen eines Agenten für die Vertragsrisikoprüfung können Organisationen die Anforderungen definieren, die der Agent bewerten soll. Wenn der eingehende Vertrag in M-Files gelangt, analysiert der Agent die Vereinbarung anhand dieser vordefinierten Anforderungen.

Der Agent könnte beispielsweise prüfen, ob die erwarteten Klauseln vorhanden sind, von den Unternehmensstandards abweichende Bestimmungen identifizieren, relevante Vertragsinformationen extrahieren und auf Bestimmungen hinweisen, die weiterer Prüfung bedürfen. Darüber hinaus kann er Bereiche wie die Haftungsbeschränkung bewerten und anhand seiner Analyse das Risikoniveau der Vereinbarung bestimmen.

Hier findet der entscheidende Wandel statt: Man muss den Vertrag verstehen, beurteilen und dann handeln, anstatt ihn lediglich zu prüfen und zusammenzufassen.

• Verständnis: Zunächst interpretiert der Agent den Vertrag. Anstatt sich allein auf die Position eines Feldes oder eine exakte Formulierung zu verlassen, analysiert M-Files AI den Inhalt, um relevante Klauseln, Bedingungen und Vertragsinformationen zu identifizieren. Ziel ist es, die für den Prozess benötigten Informationen zu ermitteln.
• Richter: Anschließend vergleicht der Agent die gefundenen Ergebnisse mit den vordefinierten Anforderungen der Organisation.
  • Fehlt eine erforderliche Klausel?
  • Weichen die Zahlungsbedingungen von den Standards des Unternehmens ab?
  • Ist eine Bestimmung einer zusätzlichen Prüfung bedarf?
  • Führt die Kombination der Probleme zu einem erhöhten Vertragsrisiko?

Hier setzt M-Files AI an und wandelt Wissen, das traditionell im Kopf der Menschen existiert, in wiederholbare Kriterien innerhalb des Vertragsprozesses um. Dabei werden die definierten Anforderungen der Organisation konsequent angewendet, sodass Experten schnell überprüfen können, wo ihr Fachwissen benötigt wird.

• Handlung: Die Analyse wird nun in konkrete Maßnahmen umgesetzt. Erfüllt der Vertrag die definierten Anforderungen, durchläuft er den entsprechenden Workflow. Stellt der Sachbearbeiter eine Ausnahme fest, markiert er das Problem. Erfüllt der Vertrag die Kriterien des Unternehmens für ein hohes Risiko, leitet der Workflow ihn zur Prüfung an die Rechtsabteilung weiter.

Kontext in KI-gestützte Aktionen umwandeln

Ein Vertrag ist nicht aufgrund seines Inhalts wertvoll. Er beschreibt Beziehungen: einen Kunden oder Lieferanten, eine Vertragsart, ein Projekt, einen Eigentümer, einen Genehmigungsprozess und die geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens.

M-Files basiert auf einem Unternehmensobjektgraphen, der den Geschäftskontext verknüpft und die Grundlage schafft, die es KI ermöglicht, mit verwalteten Geschäftsinformationen zu arbeiten.

Der nächste Schritt für KI im Unternehmen ist Handeln.

Die erste Welle generativer KI zeigte Unternehmen, wie schnell KI Informationen lesen, zusammenfassen und Fragen dazu beantworten kann. Die Zusammenfassung eines Vertrags ist zwar nützlich, doch erst wenn man erkennt, dass der Vertrag gegen eine Klausel innerhalb einer definierten Geschäftsanforderung verstößt, und diese Erkenntnis nutzt, um den entsprechenden Prüfprozess einzuleiten, verändert KI die Arbeitsweise grundlegend.

Der Vertragsprüfungsprozess veranschaulicht einen wertvollen Anwendungsfall dafür, wie M-Files Custom Unternehmen dabei unterstützt , KI in Entscheidungsprozesse einzubinden. Wir werden weitere Anwendungsfälle für KI in Unternehmen betrachten, die ihnen helfen, operative Reibungsverluste zu minimieren, Wettbewerbsvorteile zu erzielen und ihre KI-Strategien voranzutreiben.