Über SharePoint hinaus: Warum professionelle Dienstleistungen ein dediziertes DMS brauchen

von: Ville Somppi, Vizepräsident, Professional Services Solutions, M-Files

Laut einer neuen globalen IT-Umfrage*, die von M-Files durchgeführt wurde, nutzen heute fast 70 Prozent der professionellen Dienstleistungsunternehmen Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Inhalten. Dokumentenmanagementsysteme können dazu beitragen, dass Dokumente leicht zu finden, zu verwalten und zu nutzen sind, was die Produktivität steigert und Frustrationen reduziert.

Häufig gewöhnen sich professionelle Dienstleistungsunternehmen jedoch zu sehr an die standardmäßige, vorinstallierte Microsoft-Lösung SharePoint und vergessen, sich die Frage zu stellen: Ist SharePoint wirklich die richtige Lösung für unsere Bedürfnisse?

Herausforderungen der Informationsverwaltung mit SharePoint

Die meisten Unternehmen setzen auf die Microsoft 365 Suite, da beim Kauf der Basisversionen von Microsoft Word, Excel und PowerPoint die anderen Anwendungen im selben Abonnement enthalten sind. Die Microsoft-Lösungen sind größtenteils hervorragend – die Tools sind sofort einsatzbereit und erfordern kaum Einrichtung oder Schulung.

Da diese Produktivitätstools jedoch immer besser und benutzerfreundlicher werden, wird die Herausforderung, den daraus resultierenden Output effizient zu verwalten, immer größer. Die Risiken der Dokumentenflut, der Informationssilos und der Lücken bei der Einhaltung von Vorschriften wachsen, da es für jedes Mitglied des Unternehmens einfacher wird, Inhalte schnell zu erstellen, zu duplizieren und gemeinsam zu nutzen.

Begrenzte Compliance-Fähigkeiten

Kommen dann noch große Beratungsunternehmen mit höheren Anforderungen hinzu, beginnen die eigentlichen Schwierigkeiten. Diese Unternehmen arbeiten beispielsweise häufig in regulierten Branchen mit strengen Vorschriften zur Vertraulichkeit und Aufbewahrung von Daten. Zwar bietet Microsoft in seinen Premium-Abonnements Funktionen, die einige dieser Anforderungen erfüllen, doch nur wenige Unternehmen beherrschen deren praktische Anwendung. Wer beispielsweise in Dokumentenmanagement investiert, erwartet ein dafür speziell entwickeltes Tool.

Vorteile eines Dedicated Document Management System (DMS)

Die zweite große Herausforderung bei der Nutzung von Microsoft-Anwendungen für das Informationsmanagement besteht darin, dass Microsoft den Fokus nicht auf die Datenorganisation legt. Informationen in Microsoft 365 verteilen sich schnell über persönliche OneDrive-Konten, Teams und Ordner. Beim Erstellen und Speichern neuer Dokumente in Microsoft 365 ist es oft schwierig zu erkennen, wo die einzelnen Informationen abgelegt werden sollen. Da es in der Regel keine Vorgaben für den Speicherort von Informationen gibt, gehen diese häufig verloren – was zu Duplikaten und einem Albtraum bei der Versionskontrolle führt. Hinzu kommen noch ältere Netzlaufwerke und andere Geschäftsanwendungen wie … CRM und am Ende herrscht komplettes Informationschaos.

Verbesserte Organisation und Suchfunktionalität

Die Lehre daraus? Nur weil SharePoint beim Kauf von Microsoft 365 kostenlos ist, heißt das nicht, dass es die beste Lösung für Ihr Dokumentenmanagement ist. SharePoint lässt sich wahrscheinlich nicht an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen, ohne dass Sie hohe Investitionen in Entwickler tätigen müssen, um Änderungen oder Erweiterungen vorzunehmen – eine nicht nachhaltige Lösung, die zu Unzufriedenheit führt.

Tatsächlich zeigten die Ergebnisse der M-Files 2022 Global IT Survey, dass nur 35,6 Prozent der Mitarbeiter von Professional Services mit ihrer Dokumenten-/Content-Management-Lösung sehr zufrieden waren.

Verbesserte Compliance- und Sicherheitsfunktionen

Auf Informationsmanagement spezialisierte Lösungen wie M-Files wurden speziell entwickelt, um die Leistung der Wissensarbeiter zu verbessern, die Konsistenz zu erhöhen, Fehler zu reduzieren und die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern.

M-Files ermöglicht es, Informationen nahtlos zu kategorisieren und für die Suche einfach zu kennzeichnen, während gleichzeitig Geschäftsregeln und Sicherheitsrichtlinien durchgesetzt werden. Die Lösung nutzt Metadaten, um die Organisation, Suche und gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu optimieren, um Dokumente automatisch zu lernen und zu kennzeichnen, damit sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Nahtlose Integration mit Microsoft 365

Das Beste daran? M-Files integriert sich nahtlos in die Microsoft 365 Suite und bietet eine effizientere Möglichkeit, Informationen über verschiedene Repositories hinweg zu speichern. Unsere Kunden sichern ihre Informationsprozesse und gewährleisten Compliance, ohne auf die Produktivitätsvorteile ihrer Microsoft 365-Investition verzichten zu müssen.

M-Files: Ihr perfekter Partner für Informationsmanagement

Dreiunddreißig Prozent der in der M-Files 2022 Global IT Survey befragten Dienstleistungsunternehmen gaben an, dass ihre Unternehmen auf Integrationen zwischen Systemen angewiesen sind. Dies unterstreicht den Bedarf an Dokumentenmanagement-Plattformen, die sich problemlos in die führenden Plattformen für den digitalen Arbeitsplatz integrieren lassen, so dass die Mitarbeiter ihre tägliche Arbeit mit den von ihnen bevorzugten Anwendungen erledigen können.

Erschließen Sie Effizienz und Konformität mit M-Files

Professional Services, die neben der Microsoft 365-Suite auch M-Files nutzen:

• Lösen Sie das Problem der isolierten Informationen und der Versionskontrolle
• Automatisierung von Prozessen, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments erfassen - unter Berücksichtigung der sich verändernden Interessengruppen -, ohne Inhalte zu duplizieren
• Aufrechterhaltung einer Informationsmanagementstruktur, die der gesamten Organisation dient und sich mit den sich ändernden Anforderungen weiterentwickeln kann
• Sicherstellung der Einhaltung von Indexierungs-, Schulungs-, Aufbewahrungs- und anderen Anforderungen an die Aktenverwaltung
• Sichern Sie Informationen mit dynamischen Zugriffsrechten auf Dokumentenebene, die einen überprüfbaren temporären Zugriff ohne Kopieren von Inhalten ermöglichen.
• Vermeidung von Doppelarbeit und "Schatten-Content-Management" durch Tools für die Zusammenarbeit
• Integration mit Geschäftsanwendungen außerhalb des Microsoft-Ökosystems, um Dokumente mit ihren Datenbank-Pendants zu verbinden und anzureichern (z. B. Bestandsdokumentation mit relevanten ERP-Tags).

Sind Sie bereit, Ihr Dokumentenmanagement zu optimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten? Vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose Demo oder starten Sie noch heute eine kostenlose Testversion!

*Die M-Files Global IT Survey 2022 befragte Teilnehmer aus Nordamerika, Westeuropa und dem asiatisch-pazifischen Raum in Branchen wie wissenschaftlich-technische Beratung, Forschung, Finanzdienstleistungen, Investment Services und Vermögensverwaltung, Unternehmensberatung und Buchhaltung.