Ein Pilotprojekt ist ein Projekt, mit dem ein Unternehmen beurteilen kann, ob eine Software den Anforderungen des Unternehmens entspricht, indem es die Technologie für einen bestimmten Anwendungsfall einsetzt und ihren Erfolg misst. Es ist in der Regel ein Vorläufer für eine breitere Einführung der Technologie und zielt darauf ab, einen Anwendungsfall zu bewerten, bevor Zeit und Ressourcen in ein umfangreicheres Änderungsprojekt investiert werden.

Wichtigste Vorteile

Ein Pilotprojekt vermittelt dem Unternehmen ein Verständnis für:
- Der Prozess, der für die Einführung der Technologie erforderlich ist,
- wie die Schulung der Benutzer durchgeführt wird,
- den Prozess der Fehlerbehebung und Unterstützung,
- wie die Technologie gewartet werden soll,
- Probleme, die auftreten können, damit Lehren für künftige Anwendungsfälle gezogen werden können.

M-Files Ment Pilot

M-Files Ment bietet Pilotprojekte für Kunden an, die ein Abonnement abschließen möchten, sich aber vorher vergewissern wollen, dass es ihre Anforderungen erfüllt. Es ist durchaus üblich, dass unsere Kunden eine ein- bis zweimonatige Pilotphase in Anspruch nehmen, damit das Unternehmen und seine Benutzer in kurzer Zeit auf Touren kommen, während sie gleichzeitig von der Unterstützung und Führung von M-Files Ment bei der erfolgreichen Bereitstellung der ersten paar Vorlagen des Kunden profitieren können. Nach Abschluss des Pilotprojekts sollte der Kunde in der Lage sein, mit einer umfassenderen Einführung zu beginnen.

Bestandteile des Pilotprojekts M-Files Ment

Dies sind einige wichtige Überlegungen zum Pilotprojekt M-Files Ment :

Zielsetzung

Jeder Kunde wird eine andere Vorstellung davon haben, was er mit der Einführung von M-Files Ment erreichen möchte - je nachdem, um welche Art von Organisation es sich handelt (internes Unternehmen oder Anwaltskanzlei) und ob er die Lösung zur Steigerung der internen Effizienz oder zur Straffung der Prozesse mit Kundenkontakt einsetzt.

In jedem Fall arbeiten wir mit dem Kunden zusammen, um zu verstehen, was er mit der Einführung von M-Files Ment erreichen möchte, und legen einige Erfolgsmetriken fest, damit er den Erfolg des Pilotprojekts leicht feststellen kann.

Hier sind einige Beispiele für Pilotprojekte, die wir in der Vergangenheit durchgeführt haben:
- Implementierung von Arbeitsverträgen in einer Anwaltskanzlei, damit die Kanzlei diese schneller erstellen und ihren Kunden einen besseren Service bieten konnte;
- Implementierung von Widgets (Links zu automatisierten Vorlagen), damit der Kunde Abonnements über eine Paywall auf seiner Website anbieten kann;
- Automatisierung von NDAs und SCCs in der Kanzlei, so dass nichtjuristische Benutzer diese mit begrenzter Unterstützung des juristischen Teams selbst erstellen können.

Zeitplan

Dies hängt wahrscheinlich in erster Linie von der Zielsetzung ab, aber auch von der Kapazität und dem Engagement der Mitarbeiter im Unternehmen des Kunden. Unser Ziel ist es, das Pilotprojekt innerhalb von vier Wochen abzuschließen, um eine bessere Ausgangsbasis für die Automatisierung künftiger Anwendungsfälle zu schaffen und letztlich so schnell wie möglich einen Mehrwert zu erzielen.

Unser Hauptziel ist es, die Menschen im Unternehmen des Kunden zusammenzubringen, um eine einfache Übernahme von M-Files Ment zu ermöglichen, und es den Benutzern zu erlauben, in kürzester Zeit Live-Dokumente zu erstellen. Es versteht sich von selbst, dass dies innerhalb von nur vier Wochen geschehen kann, ohne dass es zu Verzögerungen seitens des Kunden kommt, z. B. bei der Klärung rechtlicher Präzedenzfälle, bei der Erteilung von Genehmigungen usw.

Liefergegenstände

Am Ende des Pilotprojekts sollte der Kunde:
- bis zu drei Vorlagen automatisiert und einsatzbereit haben (was eine sofortige Rentabilität der Investition nach dem Pilotprojekt ermöglicht);
- den relevanten Nutzern den Zugang zu den automatisierten Vorlagen ermöglicht haben;
- verstehen, wie man Vorlagen selbst automatisiert - so dass der Kunde die Dokumentenautomatisierung mit begrenztem Support selbst skalieren kann;
- Bereit sein, M-Files Ment mit anderen Anwendungsfällen innerhalb der Organisation zu starten;
- Verstehen, welche M-Files Ment Unterstützung verfügbar ist und wie sie genutzt werden kann.

Team

Das Pilotprojekt ist ein M-Files Ment verwaltetes Projekt, an dem die wichtigsten Interessengruppen des Kunden beteiligt sind. Es sollte alle Interessengruppen umfassen, die von der Implementierung für den zu implementierenden Anwendungsfall betroffen sein werden. Es kann auch von Vorteil sein, andere Personen innerhalb der Organisation einzubeziehen, die von der M-Files Ment Implementierung in Zukunft betroffen sein werden, damit auch sie von den Erfahrungen des Piloten profitieren können.
Bei jedem Technologie-Pilotprojekt oder jeder Implementierung ist es wichtig, dass die Beteiligten sich engagieren und bereit sind, den Wandel innerhalb der Organisation voranzutreiben. Mangelndes Engagement bedeutet wahrscheinlich, dass das Pilotprojekt nur begrenzten Erfolg bei der Einführung haben wird. Da die Pilotprojekte von M-Files Ment mit vier Wochen so kurz sind, dürfte dies jedoch kein Problem darstellen.

Kosten

Das Pilotprogramm ist mit Kosten verbunden, aber es ist wahrscheinlich erschwinglicher als jedes andere Pilotprogramm für ein ähnliches Produkt auf dem Markt. Die Kosten sind es wert - sie werden sich in kürzester Zeit amortisieren und die Einführung von M-Files Ment im Unternehmen des Kunden vorantreiben, was für weitere Anwendungsfälle genutzt werden kann.

Wenn das Pilotprojekt darauf abzielt, einen Dienst zur Erstellung von Dokumenten auf Abonnementbasis einzuführen, dann werden die Kosten des Pilotprojekts wahrscheinlich durch die späteren Einnahmen aus den Abonnements ausgeglichen.

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