Wie Dokumentenautomatisierung Ihr Leben einfacher machen kann

Was ist das Schlimmste an den Albträumen, die Ihr Unternehmen mit der manuellen Erstellung von Dokumenten hat? Vielleicht sind es die NDAs, die Sie gerne automatisiert hätten, oder die Datenverarbeitungsverträge, die Sie vor Inkrafttreten neuer gesetzlicher Fristen erstellen müssen. Die gute Nachricht? Es gibt einen besseren Weg - einen automatisierten Weg. Aber welche Überlegungen müssen Sie anstellen, wenn Sie sich zum ersten Mal mit der Automatisierung von Dokumenten befassen?

Wie viel kostet es (und auf welcher Grundlage)

Jedes Tool zur Automatisierung von Dokumenten hat ein anderes Preismodell, aber die meisten basieren auf Benutzerlizenzen - Sie kaufen den Zugang zur Plattform für eine bestimmte Anzahl von Benutzern. Diese Benutzer können unterschiedliche Zugriffsrechte haben - Administrator, Nur-Lesen usw. Es kann sein, dass es nach dem Erwerb von X Lizenzen Rabattstaffeln gibt. Die Realität sieht so aus, dass dieses Modell zwar leicht zu verkaufen ist, aber dem Käufer, der innovativ sein will, nicht wirklich hilft.

Wenn der Käufer beispielsweise auf der Grundlage eines Benutzerlizenzmodells kaufen muss, wird es früher oder später zu einem Konflikt zwischen dem Experimentieren mit neuen Benutzern bei der Einführung und der Notwendigkeit, für weitere Lizenzen zu bezahlen, kommen. Dies wird die Dinge verlangsamen, wenn die mit der Einführung beauftragte Person immer wieder überprüfen muss, ob die Lizenzen auch genutzt werden.

Diejenigen Mitarbeiter in einem Unternehmen, die erst überzeugt werden müssen, bevor sie das Programm nutzen, benötigen den Zugang dazu, auch wenn sie es nicht sofort verwenden. Auf dem Papier sieht es so aus, als wäre das Geld nicht gut angelegt, oder sie wären keine guten Kandidaten für den Kauf weiterer Lizenzen.

Wenn ihnen jedoch Hindernisse im Weg stehen, können sie sich nicht einmal einloggen, geschweige denn die Nutzung in ihren eigenen Teams fördern. Kein Zugang zu haben, ist eine einfache Ausrede für diejenigen, die ihre derzeitige Arbeitsweise nicht ändern wollen!

Die Art und Weise, wie M-Files Ment seine Dienste anbietet, ist unterschiedlich. Bei den meisten Plänen bieten wir eine unbegrenzte Anzahl von Standardnutzern an, so dass die Lösung so schnell wie möglich skaliert werden kann, indem so vielen Personen wie möglich Zugang zur Dokumentenerstellung gewährt wird. Dies schafft Raum und Zeit für Innovationen mit verschiedenen Benutzergruppen, in der Gewissheit, dass Sie nicht für jede neue Lizenz einen Business Case vorlegen müssen!

Kann es alles, was ich brauche?

Jedes Tool zur Automatisierung von Dokumenten ist anders, aber die Prämisse ist bei allen gleich: Sie können ein Dokument nehmen, es mit Datenpunkten und Bedingungen versehen und einem Benutzer ermöglichen, es schneller zu erstellen, als er es manuell könnte.

Alles, was darüber hinausgeht, ist das, was die Menschen voneinander trennt. Einige sind vielleicht benutzerfreundlicher, andere verfügen über einzigartige Integrationen, wieder andere haben einzigartige Möglichkeiten, Daten zu nutzen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen festlegen, bevor Sie sich mit der Technologie befassen.

Es mag wunderbar klingen, sich von dem Tool mit der größten Funktionalität verführen zu lassen, aber wenn Sie es kaum nutzen, zahlen Sie zu viel für etwas, das Sie nicht wirklich brauchen. Um eine Analogie zum Grafikdesign zu geben: Es ist, als würde man Photoshop kaufen und jemanden darauf schulen lassen, obwohl man eigentlich nur Canva braucht.

Die Anforderungen werden subjektiv und spezifisch für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sein. Je komplexer die Lösung ist, desto mehr Schulungen sind erforderlich, um sie zu nutzen. Mehr Schulung bedeutet wahrscheinlich auch mehr Kosten. Mehr Komplexität bedeutet wahrscheinlich eine langsamere Einführung, da es länger dauert, die Lösung vollständig zu nutzen, und möglicherweise Nischenressourcen (und teure Ressourcen) erforderlich sind.

M-Files Ment wurde so konzipiert, dass die Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle steht, so dass es sowohl für Autoren von Vorlagen als auch für Standardnutzer leicht zu skalieren ist. Außerdem wird ein vierwöchiger Pilotversuch angeboten, bei dem einige der Vorlagen automatisiert und die Autoren geschult werden können, so dass sich die Investition in kürzester Zeit auszahlt. Nach Abschluss des Pilotprojekts können Anwälte oder andere Nutzer das System selbst und ohne Unterstützung erweitern.

Wie setze ich es um?

Auf der einen Seite gibt es Unternehmen, die die Automatisierung für Sie übernehmen und Ihnen lediglich über ein Portal Zugang zu den Vorlagenfragebögen gewähren. Sie lagern die Automatisierung der Vorlagen an den Anbieter aus, was jedoch mit einem recht teuren Abonnement verbunden ist (auf das Sie wahrscheinlich angewiesen sind, da Sie nicht Eigentümer der Vorlagen sind).

Das andere Ende des Spektrums könnte man als "volle Kontrolle" bezeichnen - Sie haben Zugriff auf die Plattform und können Vorlagen erstellen, aber Sie müssen sie selbst erstellen. Innerhalb dieses Spektrums gibt es Plattformen, die einfach zu implementieren sind, und solche, die schwierig zu implementieren sind. Ein einfaches Tool ist eine no-code oder low-code Plattform. Zu den schwierigeren Optionen gehören wahrscheinlich Tools, die ein umfangreicheres und weniger intuitives Tagging erfordern, das eher einer Kodierung ähnelt.

Am einfacheren Ende der Skala kann die ideale Lösung schnell und einfach eingeführt werden und lässt sich daher leichter skalieren, so dass die Mitarbeiter schneller einen Nutzen daraus ziehen. Kompliziertere Lösungen erfordern wahrscheinlich eine Entscheidung über die Beschaffung geeigneter Ressourcen oder weitere Schulungen, um die Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn Sie viel Zeit für die Schulung und die Beherrschung der Plattform aufwenden müssen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Einführung langsamer vonstatten geht.

Wie pflege ich es nach seiner Einführung?

Eine weitere Frage, die man sich jedes Mal stellen sollte. Im Idealfall haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Vorlagen, so dass Sie sie pflegen können, wenn neue marktübliche Formulierungen oder Gesetzes-/Verordnungsänderungen vorgenommen werden müssen. Sie sollten sich überlegen, wer die Vorlagen nach ihrer Einführung pflegt - ob eine Rechtsabteilung oder die Anwälte selbst.

Diese Überlegung wird wahrscheinlich dadurch beantwortet, wie einfach es für die zuständige Person ist, das Werkzeug zur Automatisierung von Dokumenten zu bedienen. Ein Anwalt wird beispielsweise nicht seine eigenen Vorlagen pflegen, wenn er sich erst Tage oder Wochen lang mit dem Tool vertraut machen muss, was seine anrechenbare Zeit in Anspruch nimmt. Auch hier stellt sich also die Frage, ob Sie eine Person einstellen müssen, die in der Lage ist, die Wartung durchzuführen, oder ob Sie Beratungsdienste für die Durchführung der Wartung in Anspruch nehmen müssen.

Glücklicherweise wurde M-Files Ment so konzipiert, dass die Kunden das Tool schnell übernehmen und nutzen können. Anwälte können daher ihre eigenen Vorlagen pflegen, ohne dass zusätzliche Ressourcen benötigt werden, was eine große Kosten- und Zeitersparnis bedeutet.

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