Aino Kundenspezifische Agenten: KI, die liest, argumentiert und Routen steuert

Von Tapio Luostarinen, Janne Uitto, Yen Hoang und Minja Alakoski

Rechnungen warten darauf, mit dem Vertrag abgeglichen zu werden. Lieferantenrisikobewertungen stehen an, und entsprechende Hinweise finden sich verstreut in Abweichungsberichten, Verträgen und Zertifizierungen im gesamten System. Prüfprotokolle erfordern die Überprüfung jeder einzelnen Messung anhand der Produktspezifikation, bevor eine Charge freigegeben werden kann. Das sind keine unlösbaren Probleme. Sie sind klar definiert, die Informationen sind vorhanden, und die richtige Lösung liegt in der Regel auf der Hand, wenn man sich die Zeit nimmt, alles zu lesen. Genau hier liegt der Engpass: Jemand muss es tun. KI kann all das schneller lesen als jeder Mensch. Doch wenn sie auf unstrukturierte Inhalte, Ordner, einfache Dateien und voneinander getrennte Systeme gerichtet wird, liefert sie schnelle, plausible, aber nicht nachvollziehbare Ergebnisse. Der Engpass war nie die Geschwindigkeit an sich, sondern die fehlende Verlässlichkeit. Stromerzeugung ist eine Ware; gesteuerte Stromerzeugung nicht.

Heute stellen wir vor: Aino Custom Agents sind KI-gestützte Workflow-Schritte, die in Ihrem Namen lesen, analysieren und handeln. Sie werden von Administratoren in natürlicher Sprache konfiguriert, ohne dass eine individuelle Entwicklung erforderlich ist.

So funktioniert es

Eine Rechnung trifft ein und durchläuft den Prüfstatus. Bis sie den Genehmiger erreicht, hat der Sachbearbeiter den Vertrag bereits gelesen, seine Ergebnisse erfasst und eine empfohlene Vorgehensweise festgelegt. Niemand hat den Prozess angestoßen. Die Arbeit erledigte sich von selbst. Für diejenigen, deren Arbeitsabläufe nun einen Sachbearbeiter beinhalten, ist dies der gesamte Ablauf: Ein Schritt, der früher auf eine Person warten musste, wird nun automatisch ausgeführt.

Hinter dieser Benutzererfahrung steht die einmalige Konfiguration des Agenten durch einen Administrator. Administratoren konfigurieren Agenten im Tab „Automatisierung“ eines beliebigen Workflow-Status in M-Files Admin. Eine Eingabeaufforderung beschreibt die Aufgabe in natürlicher Sprache. Eingabeplatzhalter fügen Kontextinformationen aus dem Tresor ein, darunter die Dateien des auslösenden Objekts, dessen Metadaten sowie Eigenschaften und Dateien verwandter Objekte. Ausgabeplatzhalter definieren genau, welche Eigenschaften der Agent ändern darf. Alles außerhalb dieser Platzhalter ist unzulässig, unabhängig von der Begründung des Agenten. Pro Workflow-Status ist ein Agent vorgesehen; derselbe Agent kann in mehreren Status und Workflows wiederverwendet werden.

Wie das in der Praxis aussieht

Hier sind drei Szenarien, in denen die Kombination aus strukturiertem Inhalt und einem Wissensgraphen die Qualität der Antwort verändert.

Rechnungsprüfung der Subunternehmer

Bevor eine Rechnung eines Subunternehmers genehmigt werden kann, muss Folgendes geprüft werden: Sind die einzelnen Positionen im Vertrag abgedeckt? Stimmen die Sätze mit dem Stundensatzverzeichnis überein? Liegt der Gesamtbetrag innerhalb des vertraglich festgelegten Rahmens?

Manuell bedeutet dies, für jede eingehende Rechnung die richtige Vertragsversion zu finden und sie mit der Rechnung abzugleichen. Bei hohem Rechnungsaufkommen wird dieser Prozess zum Engpass. Fehler können unbemerkt bleiben, wenn die Prüfer schnell arbeiten oder mit der Projekthistorie nicht vertraut sind.

Sobald die Rechnung im Prüfprozess den Status „Verifizierung“ erreicht, liest der Sachbearbeiter sowohl die Rechnung als auch den Untervertrag. Der Untervertrag wird aus den zugehörigen Dokumenten des Unterauftragnehmers im Archiv abgerufen – nicht über eine Suchanfrage, die möglicherweise nicht die richtige Version findet, sondern über eine explizite, stets vorhandene Verknüpfung. Der Sachbearbeiter protokolliert seine Ergebnisse: welche Positionen bestätigt sind, welche nicht und worin die Abweichung besteht. Anschließend leitet er die Rechnung direkt an einen Genehmiger weiter.

Geändert hat sich lediglich, was der Genehmiger erhält: eine strukturierte Zusammenstellung der Ergebnisse, die die abgerechneten Leistungen, die vertraglichen Bestimmungen und eine Empfehlung für das weitere Vorgehen enthält. Der Genehmiger beurteilt die vom Sachbearbeiter ermittelten Ergebnisse. Er muss weder den Vertrag suchen noch beide Dokumente von Grund auf lesen. Jede Rechnung wird unabhängig von der Arbeitsbelastung des Prüfers oder dessen Projektkenntnis zeitgerecht geprüft.

Lieferantenrisikobewertung

Die meisten Organisationen überprüfen ihre Lieferanten regelmäßig, doch in der Praxis sind diese Überprüfungen uneinheitlich. Qualitätsnachweise, Vertragsstatus, Ablauf von Zertifizierungen, offene Abweichungen: Die relevanten Informationen sind systemweit vorhanden, doch ihre Erfassung ist zeitaufwendig, und bei hoher Arbeitsbelastung werden Überprüfungen vernachlässigt. Ein Lieferant mit sich gegenseitig verstärkenden Risikofaktoren mag für einen Prüfer, der nur eine Quelle geprüft hat, unproblematisch erscheinen.

Dieser Anwendungsfall verdeutlicht den Vorteil von M-Files. Ein Benutzer mit einem Chat-Tool müsste für jeden Lieferanten und jeden Prüfzyklus manuell Abweichungsdatensätze zusammentragen, den Vertragsstatus prüfen, das Ablaufdatum der Zertifizierung ermitteln und all diese Informationen in eine Eingabeaufforderung einfügen. Der Agent hingegen erhält all diese Daten automatisch, da sie bereits als verknüpfte Objekte im Datenspeicher vorhanden sind. Es muss kein Dokument eingefügt werden. Alle Eingaben (Lieferantenkategorie, Beginn der Geschäftsbeziehung, Abweichungsdatensätze, Vertragsstatus, Ablaufdatum der Zertifizierung) stammen aus Metadaten und Objektbeziehungen, die zur Laufzeit aufgelöst werden. Der Agent durchläuft diese Beziehungen, erstellt ein vollständiges Bild und analysiert es.

Die Bewertungsabfrage verwendet deterministische Mindestkriterien: Eine abgelaufene Zertifizierung oder eine offene Abweichung führt immer zu mindestens einer mittleren Risikobewertung. Eine Eskalationsanweisung ermöglicht es dem Sachbearbeiter, das kombinierte Risiko zu bewerten, wenn die Kombination oder der Kontext der Ergebnisse eine höhere Risikostufe rechtfertigt. Der Sachbearbeiter erfasst die Risikostufe, eine kurze Begründung und den nächsten Überprüfungstermin, der anhand des in der Abfrage definierten Zeitplans berechnet wird. Lieferanten mit der Risikostufe „Hoch“ werden einer manuellen Überprüfung unterzogen; alle anderen wechseln automatisch in den Status „Aktiv“ und werden für ihre nächste Bewertung eingeplant. Jeder Lieferant im System wird in jedem Zyklus einer vollständigen Bewertung unterzogen, nicht nur diejenigen, für die bereits Zeit zur Verfügung stand.

Wareneingangsprüfung: Messverifizierung

Wenn ein Lieferant eine Produktcharge liefert, legt er ein Prüfprotokoll bei, das die Messwerte dieser Lieferung dokumentiert. Bevor die Charge angenommen werden kann, muss jeder Messwert ermittelt, mit der zulässigen Toleranz verglichen und jede Abweichung oder jeder fehlende Wert markiert werden. Diese Aufgabe ist detailreich und repetitiv, und Fehler durch Materialermüdung sind genau die Art von Fehlern, die dazu führen, dass eine nicht konforme Charge freigegeben wird.

Bei der manuellen Prüfung liest der Prüfer das Prüfprotokoll, sucht die Produktspezifikation und gleicht jede Messung einzeln ab. Bei hohem Prüfaufkommen oder wenn dieselbe Person viele ähnliche Protokolle nacheinander prüft, wird dieser Prozess zum Engpass und zum Haftungsrisiko.

Sobald das Prüfprotokoll im Workflow in die Analysephase wechselt, liest der Agent es zusammen mit dem zugehörigen Konstruktionsdokument, das über die Objektbeziehungskette im Vault abgerufen wird. Ein Prüfer, der ein generisches KI-Tool verwendet, müsste die richtige Spezifikation finden, die für diesen Produkttyp relevanten Messwerte ermitteln und all dies in eine Eingabeaufforderung eingeben. Hier im Vault sind die Informationen bereits vorhanden: Das Produkt ist mit seinem Konstruktionsdokument verknüpft, und die Metadaten des Produkts definieren die für die Wareneingangsprüfung erforderlichen Messwerte. Der Agent prüft, ob genau diese Messwerte im Prüfprotokoll vorhanden sind und innerhalb der in der Spezifikation definierten Toleranzen liegen. Das Hinzufügen eines neuen Produkts bedeutet, ein Konstruktionsdokument zu erstellen und die erforderlichen Messwerte im Produktdatensatz festzulegen. Die Agentenkonfiguration selbst muss nicht geändert werden.

Der Agent erstellt eine strukturierte Validierungsliste: alle erforderlichen Messwerte, deren zulässiger Bereich gemäß Konstruktionsdokument und ob sie innerhalb der Toleranz liegen, außerhalb liegen oder auf dem Prüfprotokoll fehlen. Basierend auf diesen Ergebnissen steuert er den Workflow-Übergang direkt. Prüfprotokolle, auf denen alle erforderlichen Messwerte vorhanden und innerhalb der Toleranz liegen, werden automatisch akzeptiert; Abweichungen oder fehlende Werte werden zur Klärung an einen Sachbearbeiter weitergeleitet. Keine Warteschlange, keine manuelle Weiterleitungsentscheidung.

Gesteuerte KI, durch Design erklärbar

Jede Agentenaktion wird innerhalb der vom Administrator festgelegten Grenzen ausgeführt. Berechtigungen richten sich nach dem Status: Der Agent sieht nur die Informationen, die in der Eingabeaufforderung definiert sind, und ändert nur die Informationen, zu deren Änderung er berechtigt ist. Die Platzhalter in der Eingabeaufforderung definieren alle Eigenschaften, die der Agent ändern kann. Eigenschaften außerhalb dieser Liste können nicht geändert werden, unabhängig von den Überlegungen des Agenten.

Was diese Lösung über eine reine Konfigurationssicherung hinaushebt, ist das, was nach der Aktion des Agenten geschieht. Jeder vom Agenten festgelegte Wert wird auf der Metadatenkarte mit einem KI-Indikator gekennzeichnet. Ein Klick darauf öffnet die Begründung des Agenten – die Erklärung, warum dieser Wert gewählt wurde, basierend auf den vom Agenten gelesenen Quellinhalten. Ein Vertragsmanager kann genau nachvollziehen, warum eine Rechnungsposition markiert wurde. Ein Qualitätsingenieur kann überprüfen, womit der Agent eine Messung verglichen hat. Ein Einkäufer kann die vollständige Grundlage für die Risikobewertung eines Lieferanten einsehen, bevor er entsprechende Maßnahmen ergreift.

Diese Begründung bleibt in der Versionshistorie auch dann zugänglich, nachdem der Wert von einem Menschen geändert oder überschrieben wurde. Die Entscheidungserfassung ist ein erstklassiges Artefakt: Die ursprüngliche KI-Begründung und ihre Begründung bleiben Teil des Protokolls, nicht nur das Ergebnis.

Für Organisationen in regulierten Umfeldern ist dies von besonderer Bedeutung. Die EU-KI-Richtlinie schreibt vor, dass KI-Systeme, die in professionellen Entscheidungsprozessen eingesetzt werden, transparent, nachvollziehbar und auditierbar sein müssen. Die persistente Logikarchitektur von M-Files erfüllt diese Anforderungen direkt: Jeder KI-gesteuerte Metadatenwert verfügt über eine nachvollziehbare Erklärung, die mit dem Quellinhalt verknüpft, mit dem Objekt gespeichert und für jeden zugänglich ist, der sie überprüfen muss. Der Prüfpfad ist kein separater Bericht, sondern integraler Bestandteil des Dokuments.

Mit zunehmender Genauigkeit des Agenten im Laufe der Zeit können sich die Arbeitsabläufe weiterentwickeln. Ein menschlicher Überprüfungsschritt, der anfangs sinnvoll war, kann überflüssig werden, sobald sich die Empfehlungen des Agenten als zuverlässig erwiesen haben. Die strukturierte Ausgabe des Agenten ermöglicht einen unkomplizierten Übergang, sobald das Unternehmen bereit dafür ist.

Die Arbeit, die früher auf andere warten musste, wird jetzt zuerst erledigt, und es wird genau dokumentiert, wie und warum.

Was dies für Ihre Organisation bedeutet

Jede Rechnung durchläuft dieselbe Prüfung. Jeder Lieferant wird in jedem Zyklus einer umfassenden Risikobewertung unterzogen. Jedes Prüfprotokoll wird anhand der Spezifikationen geprüft, bevor es von einem Mitarbeiter eingesehen wird. Die Arbeitsabläufe sind skalierbar, ohne dass das Team vergrößert werden muss, und jede Entscheidung des Sachbearbeiters ist anhand der Dokumentation nachvollziehbar, reproduzierbar und auditierbar.

Jetzt als Betaversion verfügbar
Aino Custom Agents ist seit der Veröffentlichung am 24. Juni 2026 als Betaversion verfügbar. Der Aino Custom Agents – Administrator Guide führt Sie von der Einrichtung bis zur Konfiguration Ihres ersten Agenten.