5 Lektionen zur KI-Bereitschaft für das Dokumentenmanagement

Vertrauenswürdige KI beginnt mit vertrauenswürdigen Geschäftsinhalten.

KI entwickelt sich von einer unterstützenden zu einer aktiv handelnden Funktion. Im Webinar „Content Readiness for AI and Agents“ sprechen Experten von Forrester Microsoft und M-Files untersuchten, was diese Veränderung für die dahinterliegenden Informationen bedeutet. Copilot und KI-Agenten.

Die zentrale Botschaft war eindeutig: Zuverlässige KI-Ergebnisse hängen von gut verwalteten Informationen ab. Für Unternehmen, die in Microsoft 365 Copilot und Automatisierung investieren, ist die Bereitstellung von Inhalten nun eine wichtige Geschäftspriorität. Hier sind fünf wichtige Erkenntnisse.

1. Vertrauenswürdige KI ist ein Informationsproblem

KI-Initiativen beginnen oft mit Modellen, Tools und Anwendungsfällen. Die Qualität der Ergebnisse hängt jedoch von den zugrundeliegenden Informationen ab. Veraltete, doppelte, unzureichend autorisierte oder nicht zusammenhängende Inhalte können zu unvollständigen Antworten und unzuverlässigen Aktionen führen.

Die KI-Bereitschaft wird dadurch zu einer Priorität im Informationsmanagement. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem unterstützt Unternehmen dabei, verlässliche Informationen, klare Zuständigkeiten, angemessene Zugriffsrechte und Lebenszykluskontrollen zu etablieren. Ziel ist nicht, jede Datei für KI zugänglich zu machen, sondern die richtigen Informationen für Menschen und Agenten verlässlich bereitzustellen.

2. Nicht alle Inhalte benötigen das gleiche Maß an Governance.

Inhalte für die alltägliche Zusammenarbeit können in den Tools verbleiben, die am besten für Teamarbeit und Produktivität geeignet sind. Andere Informationen wirken sich direkt auf Betriebsabläufe, Compliance, Risikomanagement und KI-Ergebnisse aus und erfordern daher strengere Kontrollen. Zu diesen strategischen Geschäftsinhalten gehören:

• Verträge und Kundendokumentation
• Qualitäts- und Konformitätsaufzeichnungen
• Standardarbeitsanweisungen
• Konstruktions- und technische Dokumentation
• Regulierte Aufzeichnungen und genehmigungspflichtige Inhalte

Die Folgen der Verwendung veralteter Verträge, überholter Verfahren oder nicht autorisierter Aufzeichnungen sind gravierender. Enterprise-Dokumentenmanagement ermöglicht es Unternehmen, strengere Governance- und Lebenszykluskontrollen dort anzuwenden, wo sie am wichtigsten sind, ohne unnötigen Aufwand für jede einzelne Datei zu verursachen.

3. Der Geschäftskontext macht Informationen nützlicher

Ein Dokument erzählt selten die ganze Geschichte. Ein Vertrag ist erst dann wirklich nützlich, wenn KI den Kunden, den Geschäftsinhaber, den Genehmigungsstatus, das Verlängerungsdatum und die damit verbundenen Verpflichtungen versteht.

Intelligentes Dokumentenmanagement geht hier über die reine Speicherung hinaus. M-Files verknüpft Dokumente mit Kunden, Verträgen, Projekten, Lieferanten, Anlagen, Genehmigungen und Geschäftsprozessen. Dieser Kontext hilft Menschen und KI, eine genehmigte Richtlinie von einem Entwurf, eine gültige Vereinbarung von einer abgelaufenen oder ein aktuelles Verfahren von einer veralteten Version zu unterscheiden.

Microsoft Work IQ visualisiert Vorgänge in Meetings, E-Mails, Gesprächen und Dokumenten. Der Geschäftskontext verdeutlicht die Relevanz dieser Arbeit, indem er Aktivitäten mit den Kunden, Projekten und Ergebnissen verknüpft, die sie unterstützen.

4. Microsoft schafft die Grundlage für sichere und kontrollierte KI

Unternehmen wünschen sich KI-Innovationen, ohne dabei auf Sicherheit, Compliance, Governance oder Kontrolle zu verzichten. Microsoft bietet eine integrierte Grundlage für Produktivität, Zusammenarbeit, Identität, Sicherheit und KI. Microsoft Purview unterstützt Datensicherheit und Compliance für Microsoft 365. Copilot SharePoint und SharePoint Embedded bieten hingegen auf Microsoft basierende Content-Dienste an.

M-Files erweitert diese Microsoft-Funktionen um Geschäftskontext, Workflows und Lebenszyklusmanagement für hochwertige Informationen. Gemeinsam unterstützen M-Files und Microsoft 365 Unternehmen dabei, verwaltete Inhalte in den Arbeitsablauf zu integrieren.

5. Die Einsatzbereitschaft der Agenten beginnt mit der Einsatzbereitschaft der Inhalte.

KI-Agenten leisten mehr als nur das Finden und Zusammenfassen von Informationen. Sie können Arbeitsabläufe und dokumentenbasierte Aktionen unterstützen. Organisationen, die sich auf eine Zukunft mit KI-Agenten vorbereiten, benötigen Informationen, die ordnungsgemäß verwaltet werden, mit Geschäftsprozessen verknüpft sind und automatisierte Entscheidungen und Aktionen ermöglichen. Bevor Organisationen diese Funktionen skalieren, müssen die zugrunde liegenden Informationen aktuell, berechtigungsbasiert und mit dem jeweiligen Prozess verbunden sein.

Organisationen müssen nicht jedes Dokument transformieren. Ein praktischer Ausgangspunkt ist:

1. Identifizieren Sie die Informationen, die am wichtigsten sind.
2. Schätzen Sie das Risiko und die Bereitschaft ein.
3. Die richtigen Governance-, Eigentums- und Lebenszykluskontrollen anwenden.
4. Fügen Sie den Agenten den benötigten Geschäftskontext hinzu.
5. Stellen Sie Copilot und KI-Agenten zuverlässige, kontrollierte Informationen zur Verfügung.

Von der Dokumentenverwaltung bis zur KI-Bereitschaft

Das Webinar bekräftigte den klaren Zusammenhang zwischen KI-Bereitschaft und Dokumentenmanagement. Modernes Dokumentenmanagement beschränkt sich nicht nur auf das Speichern und Auffinden von Dateien. Es geht um die Steuerung wesentlicher Informationen, die Einbindung von Geschäftskontext und die Bereitstellung von Inhalten für Menschen und Prozesse. Copilot und KI-Agenten.

Organisationen, die Informationsgovernance und Kontext stärken, können Risiken reduzieren, den Zugang zu verlässlichen Inhalten verbessern und zuverlässigere KI-Ergebnisse erzielen. Der nächste praktische Schritt besteht darin, sich auf die Informationen mit dem größten geschäftlichen Einfluss zu konzentrieren und diese für die darauf basierenden KI-Anwendungen aufzubereiten.