5 Microsoft-Experten teilen ihre Erkenntnisse zum Dokumentenmanagement in Microsoft Teams

Vielleicht arbeiten Sie für eines der Tausenden von Unternehmen , die in den letzten Jahren Microsoft Teams für Meetings, Chats, Videoanrufe, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Kundenprojekte und vieles mehr eingeführt haben. Oder vielleicht erwägt Ihr Unternehmen den Einsatz von Teams, um den Anforderungen des Homeoffice gerecht zu werden und gleichzeitig weiterhin Mehrwert für Kunden zu bieten.

Nach der anfänglichen Begeisterung darüber, ein Tool gefunden zu haben, das die Kommunikation und Zusammenarbeit (und sogar GIFs!) enorm erleichtert, haben Sie sich wahrscheinlich schon gefragt, wie Dokumente in Microsoft Teams verwaltet werden und wie Sie sicherstellen können, dass die Erstellung, Klassifizierung und Archivierung dieser Dokumente den Best Practices und Vorschriften entspricht.

Wir haben fünf Microsoft-Experten interviewt, um die häufigsten Herausforderungen ihrer Kunden bei der Dokumentenverwaltung mit Microsoft Teams zu besprechen und ihre Empfehlungen für eine erfolgreiche Einführung von Teams zu erfahren. Lesen Sie, was diese fünf Microsoft-Experten – Alan Debijadi , Karoliina Kettukari , Jasper Oosterveld , Bill Tolson und Sharon Weaver – zur Dokumentenverwaltung in Microsoft Teams zu sagen haben.

Was Mitarbeiter brauchen

Wenn Sie Microsoft Teams für die Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen einsetzen, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter verstanden und berücksichtigt werden. Laut den von uns befragten Microsoft-Experten ist ein einfacher Zugriff auf vielfältige Informationen einer der wichtigsten Aspekte.

"Meiner Erfahrung nach", so Sharon Weaver, CEO von Smarter Consulting, "wollen die Benutzer nicht mehrere Standorte aufsuchen, um etwas zu finden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Teams den Nutzern den einfachen Zugriff auf Informationen aus vielen verschiedenen Systemen ermöglicht."

Ein Punkt, der auch in unserem Gespräch mit Karoliina Kettukari zur Sprache kam: "Teams ist der virtuelle Desktop für alle Office 365-Anwendungen, aber Information Worker haben viele andere Anwendungen, die sie nutzen. Heutzutage können wir bereits viele andere Anwendungen in Teams integrieren, und ich denke, das ist der richtige Schritt nach vorn."

Es geht nicht nur darum, auf Informationen zuzugreifen, die in verschiedenen Systemen gespeichert sind, sondern auch darum, dies zeitnah und mühelos zu tun, wie Alan Debijadi von Unitflybetont: "Ein schneller Zugriff auf alltägliche, wichtige Informationen ist immer nützlich, und der entscheidende Punkt ist die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Informationen. Die Frage in diesem Sinne ist: Können die Teams das jetzt schon erfüllen? Die Mitarbeiter werden sich immer für schnellere, einfachere Lösungen entscheiden, und wenn sie das nicht können, werden sie sich für das entscheiden, was ihnen vertrauter ist."

Natürlich unterscheiden sich die Bedürfnisse von Organisation zu Organisation. Nicht alle Unternehmen müssen Informationen aus Netzwerkordnern zusammenführen. CRM ERP-Systeme, ältere ECM-Systeme und andere in verschiedenen Abteilungen eingesetzte Tools. Jasper Oosterveld, der aus seiner Erfahrung mit Kunden in Europa schöpft, betonte die Notwendigkeit, jede Situation ganzheitlich zu betrachten und hob gleichzeitig die Risiken hervor, die eine einseitige Herangehensweise an das Dokumentenmanagement in Microsoft Teams mit sich bringt.

„Wir haben bisher nur wenige Kunden gesehen, die die Möglichkeit nutzen, Dokumente zwischen Teams und beispielsweise einem … auszutauschen.“ CRM System. Die Bedeutung hängt von den Anforderungen der Organisation und den Geschäftsprozessen ab. Das größte Risiko besteht meiner Ansicht nach im Fehlen einer integrierten Suchfunktion in Microsoft Teams in Kombination mit externen Informationssystemen.“

Dokumentenverwaltung in Microsoft Teams

Es besteht kaum ein Zweifel daran, dass Microsoft Teams sowohl für Administratoren als auch für Benutzer einige Herausforderungen im Bereich Dokumentenmanagement mit sich bringt. Laut Weaver sind diese Herausforderungen hauptsächlich auf einen positiven Bruch mit der Vergangenheit zurückzuführen.

Die größte Herausforderung besteht darin, die Architektur an der Gruppenrelevanz statt an der Informationsrelevanz auszurichten. Teams organisiert Inhalte mit Berechtigungen auf Gruppenebene, daher muss die Architektur sicherstellen, dass alle Gruppenmitglieder Zugriff auf diese Inhalte haben. Im Gegensatz zum traditionellen Ansatz, bei dem Berechtigungen einzelnen Elementen (oder Elementgruppen) zugewiesen werden, sollte die Planung bei Microsoft Teams stattdessen „um eine Gruppe (oder Untergruppe) von Mitgliedern herum erfolgen, die alle Zugriff auf dieselben Informationen benötigen, und diese dann nach Themen gruppieren.“

Die Art und Weise, wie Informationen innerhalb der einzelnen Teams organisiert sind, stellt Administratoren, die die geeignete Informationsarchitektur für die Bereitstellung von Microsoft Teams entwickeln, vor eine Herausforderung. Aber auch für Benutzer, die Schwierigkeiten haben, Dokumente zu finden oder auf frühere Unterhaltungen mit ihren Kollegen zuzugreifen, ist dies eine Herausforderung.

„Alle schriftlichen Informationen sind zwar sichtbar, aber leicht zu übersehen“, sagte Alan Debijadi. „Die größte Herausforderung für Microsoft Teams liegt in der Suchfunktion – also darin, wie man die richtigen Informationen findet und wie man sie schnell findet.“

Jasper Oosterveld erklärte sehr deutlich, warum dies geschieht und was die unerwünschten Folgen sind: "Die wichtigsten Informationen, die in Teams ausgetauscht und gespeichert werden, sind Dokumente. Teams sind in viele Kanäle unterteilt. Ein Kanal erstellt automatisch einen Ordner in der angeschlossenen SharePoint-Dokumentenbibliothek." Hier landet man, wenn man in einem Teams-Arbeitsbereich auf die Registerkarte Dateien klickt. "Das Fehlen einer integrierten Dateinavigation verhindert einen klaren Überblick über alle gespeicherten Inhalte in einem Team, was dazu führt, dass Dokumente dupliziert werden und den Mitgliedern wertvolle Informationen entgehen."

Dokumente, Bilder, Sitzungsaufzeichnungen, private Gespräche - und die darin geteilten Dokumente - sind an verschiedenen Orten gespeichert. Das Fehlen eines zentralen Archivs, in dem alles gespeichert ist und das durchsucht werden kann, ist auch ein Problem, wenn es um Themen der Informationsverwaltung wie Archivierung, Datenaufbewahrung und E-Discovery geht.

Bill Tolson, einer der führenden Experten für Microsoft und Compliance, der kürzlich einen Artikel zu diesem Thema im Archive360-Blog veröffentlichte, erklärte in unserem Interview: „Teams verfügt nicht über ein zentrales Repository, in dem alle Teams-Datenobjekte gespeichert werden. Stattdessen werden diese in OneDrive, SharePoint, privaten und ausgeblendeten Gruppenpostfächern gespeichert. Daher kann die Festlegung von Aufbewahrungsrichtlinien für Teams-Inhalte komplex sein, da für jedes Repository eine eigene Teams-Aufbewahrungsrichtlinie erforderlich ist.“

Tolson hatte auch einige Ratschläge für diejenigen parat, die mit der Verwendung von Teams beginnen wollen (oder bereits damit begonnen haben und sich noch nicht mit solchen Themen beschäftigt haben).

"Zunächst sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was die integrierte Teams-Archivierung leisten kann und was nicht. Dann sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Teams-Datenaufbewahrung über mehrere Office 365-Anwendungen verteilt ist. Um schließlich sicherzustellen, dass die Teams-Daten auf eine konforme und rechtlich vertretbare Weise archiviert werden, kann es sinnvoll sein, ein Drittanbieter-Tool zu verwenden, das speziell für die Archivierungsanforderungen von Teams entwickelt wurde."

Ein letztes Thema, das im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement in Microsoft Teams häufig zur Sprache kommt, ist die Informationssicherheit. Karoliina Kettukari formuliert es so: „Alles in Ihren Teams ist für alle Teammitglieder und Gäste sichtbar und bearbeitbar, und das ist die Grundvoraussetzung für moderne Wissensarbeit.“

Um dem Risiko einer versehentlichen Offenlegung sensibler Informationen, zumindest auf Kanalebene, entgegenzuwirken, hat Microsoft kürzlich private Kanäle eingeführt . Die von uns befragten Experten waren sich weitgehend einig, dass private Kanäle eine gute Möglichkeit darstellen, die Sicherheit bestimmter Dokumente zu gewährleisten.

"Es gibt mehrere Möglichkeiten, eindeutige Berechtigungen zu verwalten, aber am einfachsten ist es für Administratoren, einfach einen privaten Kanal zu erstellen", so Weaver. "Dadurch wird eine separate SharePoint-Website für Dateien erstellt, auf die nur ein Teil des Teams zugreifen muss. Der Kanal ist nur für die Mitglieder des privaten Kanals sichtbar und erscheint nicht für diejenigen, die keinen Zugriff haben."

Vorausschauende Planung

Kürzlich veröffentlichten wir einen Blogbeitrag mit dem Titel „ 7 Fragen, die Sie beantworten müssen, um Microsoft Teams effektiv für die Informationsverwaltung zu nutzen“ . Darin argumentierten wir für die Wichtigkeit einer gezielten und planvollen Implementierung von Teams für Ihre Mitarbeiter, der Erstellung von Richtlinien und der Investition von Zeit und Ressourcen in Schulungen.

Dies gilt insbesondere für das Dokumentenmanagement in Microsoft Teams, und alle von uns befragten Experten haben auch die Notwendigkeit betont, die Akzeptanz bei den Nutzern durch eine geeignete Strategie zu unterstützen.

"Die größte Herausforderung für einen Endnutzer besteht darin, dass es keine klaren Richtlinien für das grundlegende Informationsmanagement gibt", so Karoliina Kettukari. "Wann muss ich ein neues Team gründen? Wann ist ein Kanal ausreichend? Soll er öffentlich oder privat sein? Welche Art von Dokumenten kann ich in Teams speichern? Was ist mit der Archivierung von Informationen und sensiblen Daten?" Dies und mehr sind Fragen, die weit vor der Implementierung beantwortet werden sollten: "Denken Sie an die Teams-Governance, die Teambereitstellung und das Lebenszyklusmodell, einschließlich der Richtlinien für die Dokumentenverwaltung, und berücksichtigen Sie diese Punkte, bevor Sie den Endbenutzern Lizenzen zuweisen. Machen Sie es einfach, erstellen Sie visuelle Richtlinien und geben Sie sich Mühe, die Richtlinien zu kommunizieren."

Jasper Oosterveld empfiehlt einen vorbereitenden Workshop mit verschiedenen Interessengruppen. „Ich rate dringend dazu, mit einem Governance-Workshop zu beginnen. Dieser Workshop mündet in eine Governance-Strategie für die Implementierung von Microsoft Teams innerhalb der Organisation, um die Qualität von Microsoft Teams zu gewährleisten.“

Sobald der Governance-Plan steht, hat Sharon Weaver einige sehr interessante und durchdachte Tipps, wie man ihn kommunizieren kann. "Implementieren Sie eine Mischung aus aufgezeichneten und Live-Schulungen mit Nachbereitung und speziellen Sprechstunden für Fragen und Antworten, um sicherzustellen, dass Ihre Nutzer verstehen, wie Ihr Unternehmen Teams nutzen wird.

"Beginnen Sie außerdem mit einigen Pilotteams, die eine großartige Einstellung haben und allen von ihrem Erfolg erzählen werden. Indem Sie Ihren Nutzern Beispiele zeigen, wie andere Teams im Rahmen der implementierten Governance-Pläne erfolgreich nutzen, können sie sehen, dass sie schnell Zugang zu den benötigten Informationen erhalten und den Zugriff auf Informationen, die sie nicht benötigen, einschränken können."

Abschließende Überlegungen

Wenn es darum geht, Kollegen auf dem Laufenden zu halten, an Videokonferenzen teilzunehmen oder die nächsten Schritte in einem Kundenprojekt abzustimmen, ist Microsoft Teams recht intuitiv und erfordert vermutlich keine aufwendige Planung oder Schulung. Schließlich reiht es sich nahtlos in die jüngere Tradition von Kommunikationstools ein, an die wir uns immer mehr gewöhnt haben und deren Hauptziel darin besteht, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Team zu vereinfachen – frei von den Hürden traditioneller Systeme.

Doch gerade diese Vertrautheit und Intuitivität machen Teams zu einer Herausforderung für Administratoren und Endbenutzer, wenn es darum geht, Dokumente und Informationen gemäß internen und externen Regeln zu verwalten.

Die Mitarbeiter sind sich nicht immer darüber im Klaren, dass das, was sie in einem privaten Chat mit einem Kollegen sagen oder teilen, ihr Unternehmen verschiedenen Risiken aussetzen kann. Gleichzeitig gehen sie, wie Bill Tolson es ausdrückt, immer noch hauptsächlich davon aus, dass ihre Arbeitsdaten ihre eigenen sind, "und sie kontrollieren sie lokal, was sie für Anwälte fast unsichtbar macht und die Inkassokosten dramatisch erhöht".

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Führungskräfte und IT-Manager bei der sorgfältigen Planung der Einführung von Teams (und anderen Tools) die Führung übernehmen, die Beteiligten frühzeitig in ein Gespräch über die Bedürfnisse und die notwendigen Voraussetzungen einbeziehen und in die anfängliche und kontinuierliche Schulung investieren.

Die fünf von uns interviewten Microsoft-Experten haben die Gelegenheit genutzt, ihre Sichtweise mit unserem Publikum zu teilen, und wir sind ihnen für ihre Zeit und ihre wertvollen Einblicke sehr dankbar. Zum Schluss möchten wir noch einen wichtigen Hinweis von Karoliina Kettukari geben: Es ist wichtig zu verstehen, dass Mitarbeiter ohne ein besseres Verständnis und klare Richtlinien „am Ende mit alten Methoden und alten Werkzeugen arbeiten werden, weil sie diese nicht kennen. Das Unbekannte und Unklare ist immer beängstigender.“

Über die Microsoft-Experten

Alan Debijadi

Alan Debijadi ist Mitbegründer und COO von Unitflyeinem Unternehmen, das die richtige Technologie und das Geschäft miteinander verbindet. Er war Senior Software Architect für eines der führenden kroatischen IT-Unternehmen und hat an der Integration und Automatisierung verschiedener Unternehmenssysteme, On-Premises- und Cloud-Lösungen gearbeitet.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari ist Beraterin für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft MVP. Sie begleitet Unternehmen auf ihrem Weg der digitalen Transformation und unterstützt Organisationen bei der Entwicklung moderner Teamarbeit und der Verbesserung der internen Kommunikation mithilfe von Teams und anderen Office 365-Tools.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld arbeitet als Berater für das niederländische Unternehmen InSpark . In dieser Funktion unterstützt er Kunden bei der Implementierung, Verwaltung und Einführung von Microsoft Teams. Darüber hinaus ist er sechsmaliger Microsoft MVP für Office-Anwendungen und -Dienste.

Bill Tolson

Bill Tolson ist der Vizepräsident für Global Compliance & eDiscovery bei Archive360. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in den Bereichen Archivierung, Information Governance und eDiscovery. Er ist ein häufiger Redner bei Veranstaltungen der Rechts- und Information-Governance-Branche und hat vier eBooks zu diesem Thema verfasst.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, Präsidentin und CEO von Smarter Consulting , ist Microsoft-zertifizierte Trainerin und Expertin für Microsoft Office 365, Prozessoptimierung und Produktivität. Sie hält Vorträge auf lokalen, nationalen und internationalen Veranstaltungen und unterrichtet Themen wie Office 365, Geschäftsanalyse, Six Sigma und Führung.