Sind die Flure Ihres Arbeitsplatzes mit Manila-Ordnern, Stapeln von Dokumenten und endlosen Reihen von Aktenschränken, die wer-weiß-was enthalten, übersät? Papierberge sind nicht nur ein Zeichen dafür, dass Ihr Büro ein Hortungsproblem hat - sie sind auch ein Signal dafür, dass es an der Zeit ist, papierlose Lösungen einzuführen. 2019 ist in vollem Gange und das neue Jahr bietet die perfekte Gelegenheit, die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Dokumente sammelt, zu rationalisieren und endlich den großen Schritt in Richtung eines papierlosen Büros zu machen.

5 Statistiken, die das Chaos im Informationsmanagement aufdecken

Auch wenn es auf den ersten Blick einfach klingt, ist die Umstellung Ihres gesamten Büros auf papierloses Arbeiten nicht so einfach wie das Umlegen eines Schalters. Eine wirklich papierlose Dokumentenverwaltung erfordert Engagement von oben nach unten, Investitionen in neue Technologien und die Verpflichtung, die neuen Praktiken zu befolgen. Aber wenn Sie erst einmal umgestiegen sind, werden Sie nicht nur der Umwelt helfen - Ihr Büro wird in der Lage sein, Geschäfte intelligenter, schneller und effizienter als je zuvor abzuwickeln.

Altsysteme und Integrationsherausforderungen

Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen von Papier zu befreien? Nutzen Sie diese hilfreichen Tipps, um ein papierloses Büro zu schaffen:

Schrittweise Abschaffung des Papierverbrauchs

Es mag offensichtlich klingen, aber wenn Sie wollen, dass Ihr Büro papierlos wird, muss es aufhören, Papier zu verwenden. Beginnen Sie damit, die größten Verursacher des Papierverbrauchs zu ermitteln, und legen Sie eine Strategie zur Eindämmung dieser Gewohnheiten fest. Wenn es sich beispielsweise um Ausdrucke und Fotokopien handelt, sollten Sie den Zugang zu Druckern einschränken oder einige der Geräte in Ihrem Büro entfernen. Wenn Sie befürchten, dass sich alte Gewohnheiten nur schwer durchsetzen lassen und es Ihren Mitarbeitern schwer fallen könnte, sich von Papier zu verabschieden, ist das kein Problem. Führen Sie die digitalen Ersatzgeräte nach und nach ein, damit sich Ihre Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise gewöhnen können. Beginnen Sie mit den bequemsten und am einfachsten zu realisierenden Umstellungen, z. B. der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten. Wie bei einem Sprung in ein heißes Bad ist es manchmal angenehmer, sich langsam heranzutasten, als kopfüber einzutauchen.

Bedenken Sie die Kosteneinsparungen

Das Ersetzen von Papier durch digitale Äquivalente ist nicht nur praktisch, sondern auch kosteneffizient. Wenn man die Kosten für Tinte, Lagerung und Druckausrüstung berücksichtigt, wird der Gesamtpreis für einen Stapel Papier astronomisch. In einer Webserie, die wir vor Jahren durchgeführt haben, schätzten wir die Gesamtkosten für die Papierablage in einem Zehn-Personen-Büro auf etwa 57.000 Dollar (und das ist eine sehr konservative Zahl).

Im Durchschnitt kann die Aufbewahrung von Dokumenten in Aktenschränken jährlich mehr als 1.400 Dollar kosten, und eine Studie der Association for Intelligent Information Management hat ergeben, dass die durchschnittlichen Kosten für ein Papierformular bei unglaublichen 4,56 Dollar liegen. Ein einfacher Stapel leicht digitalisierbarer Akten wie Mitarbeiterunterlagen könnte Ihr Unternehmen ein kleines Vermögen kosten.

Dabei sind die Kosten für die verschwendete Arbeitskraft noch gar nicht berücksichtigt. Wenn Datensätze nicht in einer leicht durchsuchbaren Datenbank verfügbar sind und stattdessen in irgendeiner Schublade schlummern, müssen Ihre Mitarbeiter Zeit aufwenden, um die einzige Kopie einer Datei aufzuspüren. Eine Studie hat ergeben, dass Unternehmen bis zu 48.000 Dollar pro Woche - also fast 2,5 Millionen Dollar - verschwenden können, weil sie nicht in der Lage sind, Informationen aufzufinden und abzurufen. Wenn Papier Sie Millionen von Dollar kostet, ist es an der Zeit, mit der Gewohnheit Schluss zu machen.

Inhaltssilos behindern das Kundenerlebnis

Um ein wirklich papierloses Büro zu schaffen, müssen Sie jeden noch so versteckten Winkel von Papier befreien. Durchforsten Sie Ihre Geschäftsprozesse nach Aufgaben und Instrumenten, die möglicherweise noch an Papier gebunden sind. Wenn Mitarbeiter ihre Stundenzettel noch von Hand eintragen, sollten Sie eine elektronische Zeiterfassungssoftware einführen. Buchhaltungsabteilungen, die Quittungen sammeln, sollten digitale Kopien einscannen und die physischen wegwerfen.

Es gibt einige wirklich coole, erschwingliche Lösungen, mit denen Sie Ihr Büro papierlos machen können. Selbst so etwas Einfaches wie ein Schild am Konferenzraum kann durch eine umweltfreundliche Lösung wie Joan ersetzt werden, eine elektronische E-Paper-Lösung, die automatisch mit dem Zeitplan für den Konferenzraum auf dem Laufenden bleibt. Leistungsstarke Office-Messaging-Apps können ebenfalls dazu beitragen, die Kommunikation in Ihrem Büro zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und einen weiteren druckbaren Punkt von Ihrer Liste zu entfernen. Verlagern Sie die Kommunikation Ihres Teams am Arbeitsplatz auf Apps wie Slack, um den Bedarf an E-Mails ganz zu reduzieren und eine schnellere Kommunikation zu fördern.

Nicht verwaltete Dokumente bremsen die Produktivität

Die Abschaffung von Papier bedeutet nicht die Abschaffung von Dokumenten. Aber mit leistungsstarken digitalen Lösungen, die Unternehmen dabei helfen, den Überblick über ihre Unterlagen zu behalten, in Teams zusammenzuarbeiten und Dateien gemeinsam zu nutzen, wird sich Ihr Unternehmen wahrscheinlich fragen, wie es überhaupt so lange mit Papier arbeiten konnte.

Intelligentes Informationsmanagement: Die Lösung

M-Files rückt die papierlose Dokumentenverwaltung aus dem Reich der Fantasie in den Bereich des Möglichen. M-Files ist eine umfassende, intelligente Lösung für das Informationsmanagement, die digitale Dokumente mit einer intelligent organisierten, ordnerlosen Lösung auf eine neue Ebene hebt, die durch eine robuste Automatisierung unterstützt wird. Mit blitzschnellen Suchfunktionen, ausgeklügelter Dokumentenfreigabe und nativen digitalen Apps, die auf iOS und Android funktionieren, verwaltet M-Files Ihre kritischen Dokumentenaufgaben und macht Papier fast völlig überflüssig. Ganz gleich, ob Sie eine elektronische Unterschrift erfassen, ein Dokument einscannen oder sehen möchten, ob jemand anderes versucht, dasselbe Dokument wie Sie zu ändern - mit M-Files ist Ihr Büro besser organisiert als je zuvor.

Integration mit Kerngeschäftssystemen

Eine Schlüsselanforderung an jede intelligente Informationsmanagementlösung sollte die einfache Integration in Kerngeschäftsanwendungen sein, die über Inhaltsdienste bereitgestellt werden, die auf die Anforderungen eines bestimmten Prozesses skaliert werden können.

Automatische Organisation von Metadaten und Inhalten

Fast 50 % der Führungskräfte im Finanzdienstleistungssektor bezeichnen ihre Verwaltung von Microsoft Office-Dokumenten (wie Word, Excel und PowerPoint) als "chaotisch" oder "eher unübersichtlich".

Warum dies wichtig ist: Bei älteren Content-Management-Systemen lag der Schwerpunkt darauf, die Wissensarbeiter irgendwie davon zu überzeugen, ihre Arbeit in das "richtige" Repository zu stellen und dabei auch sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Metadaten zuordnen. Die Realität der Arbeit in der Banken- und Versicherungsbranche im letzten Jahrzehnt - eine Geschichte der Konsolidierung und der Notwendigkeit, mit weniger Mitarbeitern mehr zu erreichen - machte diese Erwartung völlig unangemessen. Dies hatte zur Folge, dass ein großer Teil der Dokumente des Tagesgeschäfts nicht verwaltet wurde.

Befähigung von Wissensarbeitern für die digitale Transformation

In dieser Umgebung scheint es oft unmöglich, das richtige Dokument zu finden, wenn es gebraucht wird. Wo wurde die Datei gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet? Ein modernerer Ansatz für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten besteht darin, die Inhalte nach ihrem Inhalt zu organisieren und nicht danach, wo sie gespeichert sind. Und zwar in einer Form, die für Wissensarbeiter im Rahmen ihrer normalen Arbeit sinnvoll ist. Dabei werden automatisch die Metadaten zugewiesen, die erforderlich sind, um einen Rahmen für zukünftige KI- und maschinelle Lernanwendungen zu schaffen.

Die digitale Transformation im Finanzdienstleistungssektor beginnt damit, das Leben von Wissensarbeitern zu vereinfachen, die von der steigenden Informationsflut zunehmend überfordert sind... und das bedeutet intelligentes Informationsmanagement.

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