Bei jedem Beschaffungsprozess ist die Ermittlung der Kapitalrendite oft die wichtigste Frage, die gestellt wird. Schließlich will jedes Unternehmen wissen, dass das Geld, das es für Software ausgibt, einen klaren Nutzen hat und dass das Geld den Nutzen der Software wert ist.

Wo liegt also der ROI-Schub, wenn es um Software zur Automatisierung von Dokumenten geht? Die Antwort lässt sich auf drei einfache, aber allgemeingültige Konzepte reduzieren: Zeitersparnis, Geldersparnis und Reputationsgewinn. Lassen Sie uns tiefer eintauchen...

Zeitersparnis

Für Anwaltskanzleien, Unternehmensjuristen und andere Fachleute ist die Zeitersparnis - die Stunden mühsamer, manueller Arbeit, die Ihre Mitarbeiter für etwas Produktiveres nutzen könnten - eines der wichtigsten Verkaufsargumente für jede Software zur Automatisierung von Dokumenten.

Es könnte möglich sein, den Zeitaufwand für die Erstellung von Dokumenten anhand der Zeiterfassung der betreffenden Anwälte abzuschätzen. Erfahrungsgemäß neigen die Menschen jedoch dazu, verschiedene Aufgaben in einem Bericht zusammenzufassen, so dass es schwierig sein könnte, eine hundertprozentige Genauigkeit zu erzielen.

Wenn Sie nicht in der Lage sind, die Daten zu beschaffen, besteht die Alternative darin, die betreffenden Anwälte zu fragen, wie lange sie schätzungsweise brauchen, um das Dokument zu erstellen.

Bei der letzteren Methode gibt es alle möglichen Variablen, die sich auf die Antworten auswirken. So wird beispielsweise jemand, der dieselbe Vorlage von seiner Festplatte wiederverwendet und nur einige Teile jedes Mal anpasst, wahrscheinlich sagen, dass er weniger Zeit für die Erstellung benötigt. Diese Schätzung berücksichtigt jedoch nicht den Zeitaufwand für Fehler, die in der Genehmigungsphase festgestellt werden, oder den Zeitaufwand für die künftige Bearbeitung von Beschwerden, wenn die verwendete Vorlage z. B. die Daten des vorherigen Kunden enthält. Es ist wahrscheinlich ratsam, einen Durchschnittswert für den Zeitaufwand des gesamten Teams zu ermitteln.

In Bezug auf die Zeit, die nach der Implementierung einer Software zur Automatisierung von Dokumenten benötigt wird, könnte es sich lohnen, mit dem Anbieter ein Pilotprojekt durchzuführen, bevor Sie die Unterschrift auf der gepunkteten Linie leisten. Auf diese Weise können Sie sich ein Bild von den Fähigkeiten des Tools in einem realen Anwendungsfall machen und die erforderlichen Informationen erhalten, um festzustellen, wie lange es nach der Implementierung dauern wird (selbst wenn es sich nur um ein oder ein paar Dokumente handelt).

Wenn Sie wissen, wie viel Zeit vor und nach der Umsetzung in einem bestimmten Zeitraum benötigt wurde, erhalten Sie eine Vorstellung von den Einsparungen, die pro Monat oder Jahr erzielt werden können. Diese Informationen könnten strategische Entscheidungen über die Ressourcenausstattung ermöglichen - aber der Vorbehalt ist, dass vergangene Leistung nicht immer gleichbedeutend mit zukünftiger Leistung ist.

Für interne Teams, die möglicherweise an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen, ist die Implementierung einer Lösung zur Automatisierung von Dokumenten, die es anderen im Unternehmen ermöglicht, erste Entwürfe von Rechtsdokumenten zu erstellen, eine großartige Möglichkeit, die Kapazität des Teams zu erhöhen. Dadurch, dass andere im Unternehmen in die Lage versetzt werden, auf einfache Weise Dokumente auf Unternehmenspapier zu erstellen, werden auch die Überprüfungen für das Rechtsteam schneller und einfacher - anstatt eine Vielzahl von verschiedenen Vereinbarungen von Dritten überprüfen zu müssen.

Geld einsparen

Die Berechnung, wie viel Geld eine Kanzlei durch die Automatisierung von Dokumenten einsparen kann, kann eine Herausforderung sein, ist aber machbar. In der Regel bewerten Anwaltskanzleien die folgenden Punkte, bevor sie die Automatisierung von Dokumenten einführen:

- welche Dokumente sie derzeit erstellen
- Wie lange es dauert, sie zu erstellen
- Wie oft werden die Dokumente erstellt?
- Wer die Dokumente erstellt und genehmigt

Die Aufzeichnung dieser Informationen, auch wenn es sich nur um eine grobe Schätzung handelt, liefert eine Grundlage, anhand derer die Kanzleien die Effizienzgewinne nach der Implementierung messen können. Wir empfehlen Anwaltskanzleien, einen der besten Kandidaten für die Dokumentenautomatisierung auszuwählen und ihn in einem unserer Pilotprojekte zu testen, um den Effizienzgewinn wissenschaftlich zu bewerten. Dies bietet eine solide Grundlage für die Einführung weiterer Dokumente und gibt den Teams, die ihre Arbeitsweise digital umgestalten wollen, neuen Schwung.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Kosteneinsparungen zu berechnen, die größtenteils davon abhängen, wie die Kanzlei die Arbeit abrechnet, ob nach abrechenbaren Stunden oder nach Festpreisen. Die Automatisierung von Dokumenten kommt natürlich Projekten mit festem Honorar zugute, um die Gewinnspanne zu erhöhen - und die Implementierung spart Geld bei jedem erstellten Dokument. Die Automatisierung von Dokumenten ist zwar nicht so offensichtlich, kommt aber auch der Abrechnung nach Stunden zugute - vor allem, wenn sie den Abschreibungsbetrag minimiert.

Durch die Zeitersparnis können die Anwälte andere kostenpflichtige Arbeiten erledigen und somit individuell profitabler werden. Hinzu kommen die Kosteneinsparungen, die sich aus etwaigen Beschwerden oder Ansprüchen ergeben, die auf Fehler bei der Abfassung von Verträgen zurückzuführen sind, z. B. die Verwendung von Daten früherer Kunden oder die Verwendung nicht marktüblicher oder aktueller Formulierungen. Kopieren und Einfügen von Text birgt Risiken!

Der Zweck der Automatisierung von Dokumenten besteht darin, die Effizienz bei der Erstellung von Dokumenten zu erhöhen. Dies hat jedoch zur Folge, dass die erste Entwurfsgeneration von Vereinbarungen in der Rangfolge nach unten verschoben werden kann.

Ältere Mitarbeiter waren von Anfang an an der Erstellung der Dokumentvorlage beteiligt, verstehen, wie sie bedingt funktioniert, und wissen, welche Dateneingaben wann erforderlich sind. Dieses Wissen wird dann bei der Automatisierung der Vorlage genutzt, so dass jüngere Teammitglieder Vereinbarungen schnell auf der Grundlage der in der Automatisierung festgelegten Einschränkungen erstellen können - verwendetes Dokument, hinzugefügte Eingaben oder hinzugefügte Vorbehaltsklauseln.

Dadurch können jüngere Teammitglieder schneller Dokumententwürfe erstellen, die Kosten für jedes erstellte Dokument werden gesenkt und die Genehmigungen durch die leitenden Anwälte werden möglicherweise reduziert, da Standardvorlagen des Teams verwendet werden.

Wahrung des Rufs

Ein nicht greifbarer Vorteil der Dokumentenautomatisierung, insbesondere von kundenorientierten Dokumentenautomatisierungs-Tools wie M-Files Ment , ist die Verbesserung des Ansehens. Wie das?

Ein einheitlicher Output ist wichtig. Größere Kunden von Anwaltskanzleien werden wahrscheinlich mehrere Teams innerhalb einer Kanzlei beauftragen - die Dokumente, die sie erhalten, sollten in allen Praxisbereichen einheitlich sein, um die Erwartungen an den Output aufrechtzuerhalten.

Dokumente, die aus ordnungsgemäß gepflegten Vorlagen erstellt werden, enthalten immer die neuesten marktüblichen Klauseln.
Eine mandantenseitige Datenerfassung kann es dem Mandanten wesentlich erleichtern, dem Anwalt Informationen zukommen zu lassen, bevor dieser den Vertragsentwurf erstellt.

Interne Kunden von Unternehmensberatern und externe Kunden von Anwaltskanzleien können sehen, dass die Technologie eingesetzt wird, um einen besseren und schnelleren Service zu bieten.

M-Files Ment gibt Unternehmen einzigartige Self-Service-Tools an die Hand, mit denen Wissensarbeiter automatisierte Inhalte überall freigeben und Dokumente direkt aus den Eingaben Dritter auf sichere und gesetzeskonforme Weise erstellen können.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine 100-prozentig codefreie Software zur Automatisierung von Dokumenten einsetzen können, besuchen Sie die ProduktseiteM-Files Ment .