In den letzten Jahren sind die Themen Dokumentenautomatisierung und Legal Tech in aller Munde. M-Files Ment hat sich von den alten Methoden der Dokumentenautomatisierung abgehoben. Wir verwenden für unsere Lösung gerne den Begriff der vollständig visuellen, codelosen Dokumentenautomatisierung. Was bedeutet das in der Praxis?

Gehen wir einen Schritt zurück und sehen uns die anderen Möglichkeiten zur Erstellung automatisierter Dokumente an. Sie können zum Beispiel verwenden:

• Markierung: Sie erstellen ein Tag für eine Frage und ein anderes Tag für die Antwort und setzen sie an die richtige Stelle im Dokument.
• Kodierung: Sie könnten das gesamte Dokument als einzelne Arbeit kodieren. Klingt nach viel Arbeit? Ist es auch. Für die meisten Unternehmen würde dies bedeuten, dass sie interne oder externe Experten mit der Arbeit beauftragen müssten.
• Vorgefertigte Entscheidungsbäume: Dies ist eine beliebte Lösung, die immer noch auf dem Markt ist. Zunächst legen Sie die Fragen und Antworten fest, und dann muss der Entscheidungsbaum mit dem Dokument kombiniert werden. Der Prozess selbst umfasst mehr Schritte (z. B. Testen) und erfordert daher mehr Zeit im Vergleich zur visuellen Automatisierung ohne Code.
• Eckige Klammern: Sie müssen Ihr Dokument zunächst vollständig mit eckigen Klammern und hochgestellten Buchstaben vorbereiten - eine zeitaufwändige Übung.

Die meisten der oben genannten Methoden umfassen verschiedene Phasen der zeitaufwändigen Vorbereitung: In einer anderen Phase müssen Sie die Logik des Dokuments erstellen und in einer zweiten Phase testen, wobei in beiden Phasen viel geklickt und das Ergebnis Ihrer Arbeit überprüft werden muss. In der Regel sind interne oder externe Experten erforderlich, um die Automatisierungen durchzuführen, was mehr Zeit und Geld kostet.

Bei der visuellen Automatisierung geschieht alles in Echtzeit, wobei jede Änderung oder Automatisierung, die Sie erstellen, berücksichtigt wird. Sie können automatisierte Fragen und Antworten hinzufügen, per Drag-and-Drop verschieben und entfernen - alles in der gleichen Ansicht Ihres Browsers. Da Sie höchstwahrscheinlich mit dem zu automatisierenden Dokument vertraut sind, können Sie sofort mit der Arbeit an den Automatisierungen beginnen, ohne vorher eine weitere Phase der Automatisierungserstellung durchführen zu müssen. Sie laden das Dokument einfach auf M-Files Ment hoch und beginnen damit, das Dokument durchzugehen, die benötigten Automatisierungen an den richtigen Stellen hinzuzufügen und das Ergebnis in der gleichen Ansicht zu sehen, alles in Echtzeit.

Wie wäre es, wenn Sie Ihre Arbeit überarbeiten, nachdem die Automatisierungen abgeschlossen sind? Mit einem Klick auf M-Files Ment können Sie eine Vorschau des Dokuments sehen und es genau wie die Endbenutzer testen. Mit anderen Worten: Das Dokument kann jederzeit überprüft werden und spiegelt Änderungen und Antworten auf die automatisierten Fragen entsprechend wider.

Das ist es, worum es bei der visuellen Dokumentenautomatisierung geht - Benutzerfreundlichkeit, Geschwindigkeit und Leistung.

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