Hier wollen wir der grundlegenden Frage nachgehen: Was sind Metadaten? Und warum sind sie wichtig?

Wikipedia definiert Metadaten als "strukturierte Informationen, die eine Informationsressource beschreiben, erklären, lokalisieren oder auf andere Weise das Auffinden, die Nutzung oder die Verwaltung erleichtern". Diejenigen, die schon länger in der IT-Branche tätig sind, wissen, dass das Konzept der Metadaten nicht neu ist: Der Begriff wurde in den späten 1960er Jahren entwickelt. Er wird seit der Einführung des Dewey-Dezimalsystems in Bibliotheken verwendet, um Materialien anhand von Titel, Autor und Thema zu klassifizieren und zu kategorisieren, damit sie in den Regalen leichter unter Tausenden von anderen gefunden werden können.

Die Macht der Metadatenverwaltung

Bibliotheken sind ein frühes Beispiel für die Anwendung von Metadaten in physischer Form, aber in unserer zunehmend digitalen Welt bleibt der Hauptzweck der Metadatenverwaltung derselbe: die schnellere Navigation in Datenbeständen, um Informationen effizient zu finden, zu verwalten und zu verfolgen. Dies ist nach wie vor der Kern dessen, was die Metadatenverwaltung so wichtig für die heute am häufigsten verwendeten Anwendungen macht, und zwar sowohl für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) als auch für Großunternehmen.

Verbesserte Informationsorganisation und -suche

Wichtig ist auch der Wert, den Metadaten für die Erstellung von Assoziationen und Beziehungen zwischen Elementen und Benutzern in einem oder mehreren Repositories oder verwandten Anwendungen, wie z. B. einem ERP- oder CRM -System, bieten, sowie ihre Vorteile für die Einführung einer konsistenten Art und Weise, in der Informationen verwendet, gespeichert und gemeinsam genutzt werden. Metadaten schaffen auch Klarheit über die Datenherkunft und die Datenhistorie und stellen sicher, dass Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse ordnungsgemäß befolgt und verwaltet werden.

Aufbau von Beziehungen und Konsistenz über Systeme hinweg

Mit anderen Worten: Metadaten organisieren und verfolgen den gesamten digitalen Lebenszyklus wichtiger Geschäftsinformationen, einschließlich der Prozesse, Verfahren und Benutzer, die sich darauf auswirken, und liefern so einen präzisen Prüfpfad, der für Ihr Unternehmen zu jedem Zeitpunkt von unschätzbarem Wert sein kann - oder in stark regulierten Branchen sogar vorgeschrieben ist. Der Schutz und die Organisation dieses Prüfpfads ist ein weiterer Grund, warum Metadaten ein Eckpfeiler Ihrer ECM-Strategie sein sollten.

Sicherstellung der Datenkonformität und Prüfbarkeit

Der Wert von Metadaten liegt in ihrer Fähigkeit, Informationen effizienter zu klassifizieren und zu organisieren sowie tiefere Einblicke in die Vorgänge in Ihrem Unternehmen zu gewähren, um mehr Intelligenz und qualitativ hochwertigere Informationen für Big-Data-Initiativen, Automatisierung, Compliance, gemeinsame Datennutzung, Zusammenarbeit und vieles mehr bereitzustellen. Viele ECM-Anwendungen verwenden Metadaten jedoch als zusätzliche Informationsebene und stützen sich bei der Organisation von Informationen auf herkömmliche Ordnerstrukturen. Folglich betrachten die Benutzer die Verwaltung von Metadaten als zusätzliche Arbeit, was häufig zu einer schlechten Qualität der Metadaten führt. Effektive ECM-Systeme, die auf Metadaten basieren, fordern die Benutzer dagegen nur auf, das Dokument oder Datenobjekt beim Speichern mit Tags und Eigenschaften zu beschreiben. Dies ermöglicht es den Benutzern, die Informationen auf eine für sie logische Weise zu suchen (z. B. Projektname, Datum, Vertragsart, Kunde usw.).

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