Wie Metadaten zu einer intelligenteren Dokumenten- und Dateiverwaltung beitragen

Herkömmliche digitale Ablagesysteme verwalten Informationen, indem sie die "alte Schule" der Aktenordner und -schränke imitieren, die auch heute noch in vielen papierbasierten Büros verwendet wird. Bei diesem Ansatz müssen sich die Mitarbeiter daran erinnern oder erraten, wo die Objekte gespeichert sind. Der Versuch, die richtigen Informationen zu finden, wird für die meisten Mitarbeiter und Unternehmen zu einer zeitraubenden und produktivitätsmindernden Tätigkeit.

Branchenanalysten haben die Ineffizienzen der ordnerbasierten Speicherung untersucht. Gartner behauptet, dass Fachleute im Durchschnitt 18 Minuten damit verbringen, ein Dokument zu finden. IDC hat die Zeit, die für diese Suchvorgänge verschwendet wird, addiert und schätzt die Kosten auf 19.732 Dollar pro Information Worker und Jahr.

Ordnerlose Speicherkonzepte entstanden ursprünglich als Reaktion auf die Nachfrage nach effizienteren Alternativen für die Verwaltung von Informationsbeständen. Heute bieten Dokumentenmanagement-Lösungen, die auf einem metadatenbasierten Ansatz beruhen, eine Vielzahl von Vorteilen im Vergleich zu schwerfälligen ordnerbasierten Systemen und Schemata. Mit Metadaten kann jedes Dokument oder Informationsobjekt intuitiv klassifiziert und verwaltet werden, und zwar auf der Grundlage dessen, "was" es ist, und nicht auf der Grundlage dessen, "wo" es gespeichert ist.

Die Macht der Metadaten

Was sind Metadaten?

Metadaten, oft definiert als Daten, die Daten beschreiben, gibt es schon seit Tausenden von Jahren. Im antiken Griechenland brachten Bibliothekare Etiketten am Ende von Schriftrollen an, um die richtige Schriftrolle zu finden, ohne eine nach der anderen abrollen und lesen zu müssen. Heute ermöglichen Metadaten die Organisation und Anzeige digitaler Inhalte auf der Grundlage ihres Inhalts und nicht des Speicherorts.

Wie funktionieren Metadaten?

Das Herzstück einer modernen Dokumentenmanagementlösung ist ein Tag (oder mehrere Tags), auch Attribut genannt, das einem Dokument oder Informationsobjekt zum Zeitpunkt der Erstellung zugeordnet wird. Auflistungen können dann diese Metadaten verwenden, um schnell und dynamisch alle relevanten Informationen abzurufen. Dokumente oder beliebige Informationsobjekte können in vielen verschiedenen Ansichten oder Suchvorgängen "gefunden" werden, ohne dass Daten doppelt vorhanden sind. Eine Ansicht ist einfach ein dynamisches Produkt von Metadaten und nicht ein statischer Ort oder Container, der die Daten selbst klassifiziert. Das Ergebnis ist ein schnellerer Zugriff auf genau die Inhalte, nach denen die Benutzer suchen.

Vorteile von Metadaten-gesteuertem Dokumentenmanagement

Schnelleres Abrufen von Informationen

Dieser zukunftsweisende Ansatz für eine effektivere Organisation und Suche von Informationen wird von vielen Branchenanalysten und Experten begrüßt. Laut Gartner"erschließen Metadaten den Wert von Daten". Im Hype Cycle for Content Management, 2014, stellt das Analystenunternehmen fest, dass "Repository-Architekturen zu einem metadatenzentrierten, auf virtuellen Ansichten basierenden Ansatz übergehen werden... Jeder Benutzer wird bevorzugte Metadaten mit den Inhalten verknüpfen, die kontextbezogene Ansichten ermöglichen." Sie erklären auch, dass auf Metadaten basierende Content-Management-Lösungen "mehr Flexibilität und kontextbezogene Informationen ermöglichen werden. Such-, Metadaten- und Regel-Engines werden Inhalte von vielen Orten und Anwendungen abrufen".

Verbesserte Zusammenarbeit und Flexibilität

Eine effektive Metadatenverwaltung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen nutzen können, dramatisch. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von Metadaten können Unternehmen ihre Effizienz steigern. Metadaten und die daraus resultierenden dynamischen, intuitiven Ansichten vermeiden das zeitaufwändige Durchsuchen von Ordnern und verbessern auch die:

• Zusammenarbeit - Unternehmensweite Ansichten können eingeführt und über Funktionen und Abteilungen hinweg gemeinsam genutzt werden.
• Flexibilität - Die Ansichten können an die Bedürfnisse des Einzelnen oder des Teams angepasst werden.

Verbesserte Sicherheit und Compliance

Metadatenbasierte Lösungen für die Dokumentenverwaltung sparen nicht nur Zeit und steigern die Effizienz, sondern verbessern auch die Sicherheit. Metadaten ermöglichen Zugriffsregeln auf der Grundlage der Dokumentenklasse, der Arbeitsrolle, des Standorts oder nahezu jedes anderen vom Unternehmen definierten Attributs, im Gegensatz zu ordnerbasierten Umgebungen, in denen die Zugriffsrechte für jede Datei von dem Ordner übernommen werden, in dem sie sich befindet.

Vereinfachte eDiscovery und Aufbewahrung

eDiscovery und Aufbewahrungsrichtlinien - Inhalte können auf Eis gelegt und Aufbewahrungsrichtlinien auf der Grundlage von Dokumenteigenschaften festgelegt werden, anstatt große Ordnerhierarchien zu sperren. Dies führt zu einer besseren Einhaltung von Vorschriften und optimierten Datenbeständen.

Die Zukunft der Dateiverwaltung: Umfassen Sie Metadaten

Die Vorteile von Metadaten erstrecken sich über die gesamte Lebensdauer der einzelnen Informationsbestände. Auf Metadaten basierende Regeln können eingeführt werden, um die Replikation zwischen primären und Disaster-Recovery-Standorten zu rationalisieren und die Langzeitarchivierung nicht aktueller Bestände automatisch zu verwalten.

Metadaten bieten eine hervorragende Möglichkeit, Zeit zu sparen und einen intelligenteren Ansatz für die Dateiverwaltung einzuführen. Als Eckpfeiler einer wesentlich effektiveren Grundlage für ein modernes digitales Ablagesystem helfen Metadaten Unternehmen dabei, das Chaos bei den Inhalten zu beenden und Praktiken einzuführen, die die Produktivität, die Sicherheit und die geschäftliche Agilität erhöhen.

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