Informationsgovernance ist die Grundlage für KI-Bereitschaft

Erfolgreiche Microsoft 365-Installation Copilot Die Akzeptanz hängt von einer sicheren und kontrollierten Informationsgrundlage ab. Organisationen müssen vertrauenswürdige Informationen identifizieren, die richtigen Kontrollmechanismen anwenden und sicherstellen, dass KI auf korrekte, relevante und ordnungsgemäß verwaltete Inhalte zugreifen kann.

Branchenforschung und Kundengespräche zeigen, dass viele Organisationen Microsoft 365 nutzen. Copilot Die Implementierungen dauern länger, da Berechtigungen, Informationsmanagement und die Bereitschaft zur Inhaltssicherheit geprüft werden müssen. Bedenken hinsichtlich Copilot Die Verwendung veralteter Informationen oder die übermäßige Weitergabe von Daten veranlassen Unternehmen dazu, ihre Vorgehensweise bei der Sicherung, Pflege und Weitergabe von Informationen zu überdenken. Die Microsoft-Richtlinien betonen, wie wichtig es ist, sich mit übermäßiger Datenweitergabe, Berechtigungen und dem Schutz von Informationen auseinanderzusetzen, während sich Unternehmen auf die Zukunft vorbereiten. Copilot Annahme.

Eine Branchenumfrage ergab beispielsweise, dass 66 % der Unternehmen die Einführung von Copilot aufgrund von Bedenken hinsichtlich des Zugriffs auf sensible Informationen verzögert oder überdacht haben .

Die Bedenken sind verständlich, doch das Problem wird oft missverstanden. Microsoft 365 Copilot arbeitet innerhalb der Microsoft-Vertrauensgrenzen und respektiert bestehende Identitäts-, Zugriffs-, Sicherheits- und Compliance-Kontrollen . Die Antworten basieren auf Informationen, zu denen der Benutzer berechtigt ist. Daher sind ausgereifte Governance, bewährte Verfahren zum Datenaustausch, Inhaltssicherheit und die Bereitschaft zur Informationsbereitstellung grundlegend für eine erfolgreiche Einführung.

Copilot Es umgeht nicht die Sicherheitskontrollen von Microsoft. Es kann aufzeigen, wo Informationsmanagementpraktiken und Zugriffskontrollen verbessert werden müssen, bevor Unternehmen KI skalieren können.

Die wahre Herausforderung der KI-Bereitschaft Copilot Übermäßige Preisgabe

Seit Jahren sammeln Unternehmen Inhalte in SharePoint, Teams, OneDrive, Dateifreigaben, E-Mails und Geschäftsanwendungen an. Diese enormen Datenmengen gehen oft mit weitreichenden Freigabeberechtigungen, inkonsistenten Zugriffskontrollen, veralteten Dokumenten, Duplikaten, fehlenden Eigentümerangaben, anonymen Links und Informationen einher, die ohne angemessene Geschäftsklassifizierung gespeichert sind.

Vor dem Aufkommen generativer KI wurden viele dieser Probleme durch fragmentierte Datenbestände und eingeschränkte Suchmöglichkeiten verschleiert. Der Zugriff in natürlicher Sprache mit Copilot verändert die Gleichung. Wenn die Leute fragen können Copilot Durch gezielte Fragen anstatt durch Ordner zu navigieren, lassen sich schwer auffindbare Informationen leichter entdecken und nutzen. Manchmal waren diese Informationen jedoch gar nicht für die Öffentlichkeit bestimmt, da sie von vornherein nicht ordnungsgemäß verwaltet wurden.

Copilot Dies zwingt Organisationen dazu, sich mit über Jahre angesammelten Inhalten und uneinheitlichen Governance-Praktiken auseinanderzusetzen. Die strategische Frage betrifft nicht nur veraltete Informationen oder übermäßige Weitergabe von Daten. Es geht vielmehr darum, ob die Informationsmanagementpraktiken ausgereift genug sind, um KI in großem Umfang zu unterstützen.

KI-Bereitschaft beginnt mit Informationsmanagement

Viele Organisationen betrachten die KI-Bereitschaft als ein reines Technologie-Implementierungsprojekt. In der Praxis hängt der Erfolg jedoch von mehr als nur Berechtigungen ab. Organisationen benötigen klare Zuständigkeiten, Informationskontrollen und Prozesse, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen korrekt, aktuell und ordnungsgemäß verwaltet werden.

Die Microsoft-Richtlinien beschreiben die Behebung von Problemen durch übermäßige Ressourcenfreigabe, durchsetzbare Schutzmaßnahmen und regulatorische Anforderungen als Kernbestandteile einer sicheren und kontrollierten Copilot Grundlage . Sie verweisen Organisationen außerdem auf Microsoft Purview und SharePoint Advanced Management, um Risiken durch übermäßige Ressourcenfreigabe zu bewerten und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Ziel ist es nicht, alle Dokumente gleich zu behandeln. Priorität hat die Identifizierung wertvoller und risikoreicher Informationen sowie die Anwendung geeigneter Kontrollmechanismen. Verträge, Qualitätsaufzeichnungen, Kundendokumentationen, Standardarbeitsanweisungen, technische Dokumente und regulierte Inhalte erfordern oft strengere Vorgaben hinsichtlich Eigentumsverhältnissen, Schutz und Lebenszyklusmanagement als allgemeine Kollaborationsdokumente.

„KI-Bereitschaft bedeutet letztendlich Informationsbereitschaft. Organisationen, die in Best Practices für das Dokumentenmanagement investieren, um Governance, Berechtigungen, Inhaltsqualität und Aktualität zu gewährleisten, sind besser aufgestellt, um vertrauenswürdige KI-Erlebnisse in großem Umfang bereitzustellen.“

Ian Story, leitender Architekt, OneDrive & SharePoint, Microsoft

Warum Berechtigungen allein nicht ausreichen

Berechtigungen legen fest, worauf Benutzer zugreifen können. Der Geschäftskontext hilft Organisationen dabei, zu bestimmen, welchen Informationen vertraut, welche geschützt, aufbewahrt und für KI-gestützte Aufgaben bereitgestellt werden sollten, indem er deren Zweck, Eigentumsverhältnisse und geschäftliche Relevanz verdeutlicht.

Ein Vertrag, ein Qualitätsbericht, eine Kundendatei, ein technisches Dokument oder eine behördliche Einreichung birgt eine geschäftliche Bedeutung, die ein Ordnerpfad allein nicht ausdrücken kann. Die Verknüpfung von Inhalten mit den zugehörigen Prozessen, Verpflichtungen und Datensätzen ermöglicht präzisere Entscheidungen hinsichtlich Klassifizierung, Aufbewahrung, Überprüfung und Zugriff.

Dieser zusätzliche Kontext trägt dazu bei, dass die KI auf relevanten, zuverlässigen und auf die Geschäftsanforderungen abgestimmten Informationen basiert.

Wie Microsoft und M-Files zusammenarbeiten

Microsoft bietet mit Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Purview, Microsoft Defender und Microsoft 365 die vertrauenswürdige Grundlage für Zusammenarbeit, Inhaltssicherheit, Governance, Compliance und KI. Copilot Die Governance-Leitlinien von Microsoft empfehlen, potenziell übermäßig geteilte Daten zu identifizieren, Zugriffsprobleme zu beheben, Schutzmaßnahmen anzuwenden und regulatorische und Compliance-Kontrollen aufrechtzuerhalten .

M-Files erweitert Microsoft 365 um intelligente Dokumentenmanagementfunktionen und unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung wichtiger Geschäftsinformationen durch Metadaten, Workflow-Automatisierung, Datensatzverwaltung und Informationskontrollen.

Dieser komplementäre Ansatz unterstützt Unternehmen dabei, ihre KI-Bereitschaft zu stärken und gleichzeitig die nativen Sicherheits-, Compliance-, Kollaborations- und KI-Funktionen von Microsoft weiterhin zu nutzen. Für Kunden, die Microsoft 365 Storage (SharePoint Embedded) verwenden, bleiben die Inhalte in der bestehenden Microsoft 365-Umgebung erhalten, während M-Files Metadaten, Workflows, Berechtigungen und Governance-Kontrollen bereitstellt.

Um die KI-Bereitschaft zu stärken und die Agentenbereitschaft vorzubereiten, können M-Files Folgendes unterstützen:

• Metadatengesteuerte Klassifizierung für strategische Geschäftsinhalte
• Kontextbezogene Berechtigungen und Zugriffsentscheidungen
• Klare Verantwortlichkeit für Geschäftsinformationen
• Automatisierte Dokumentenworkflows für Prüfungen, Genehmigungen und Governance-Kontrollen
• Dokumentenmanagement und Lebenszykluskontrolle
• Beziehungen zwischen Dokumenten und den Kunden, Projekten, Verträgen und Prozessen, die sie unterstützen

Organisationen, die heute klare Verantwortlichkeiten, Informationskontrollen und Qualitätsstandards für Inhalte festlegen, sind für die KI-Systeme und -Anwendungen von morgen besser gerüstet. Da KI immer umfassenderen Zugriff auf Unternehmensinformationen erhält, hängt der Erfolg zunehmend davon ab, ob diese Informationen korrekt, aktuell, angemessen geschützt und mit den unterstützten Geschäftsprozessen verknüpft sind.

Die Einsatzbereitschaft von KI-Agenten baut auf der Einsatzbereitschaft von KI auf . Bevor Unternehmen KI-Agenten, die Aktionen empfehlen, Arbeitsabläufe automatisieren oder an Geschäftsprozessen teilnehmen, sicher einsetzen können, benötigen sie vertrauenswürdige, kontrollierte und kontextreiche Informationen, die der KI, die diese Agenten steuert, zur Verfügung gestellt werden.

AI and Agent Readiness Checklist

Das Ziel ist nicht weniger KI, sondern eine besser gesteuerte KI.

Wenn Unternehmen von KI-Experimenten zu KI im großen Maßstab übergehen, hängt der Erfolg zunehmend von der Qualität, Sicherheit und Governance der Informationen ab, die diesen Erfahrungen zugrunde liegen.

Microsoft bietet die vertrauenswürdige Grundlage für Identität, Sicherheit, Compliance, Zusammenarbeit und KI. M-Files erweitert diese Grundlage, indem es Unternehmen dabei unterstützt, Eigentumsrechte festzulegen, Informationskontrollen zu automatisieren und Inhalte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten.

Vertrauenswürdige KI basiert auf Informationen, die präzise, ​​gut verwaltet, angemessen gesichert und für die jeweilige Aufgabe relevant sind. Unternehmen, die diese Grundlagen heute stärken, sind besser gerüstet, um Microsoft 365 zu beschleunigen. Copilot Einführung, Unterstützung von KI-Agenten und Realisierung eines höheren Nutzens ihrer Microsoft-Investitionen.