Hinweis: Der folgende Blog-Beitrag erschien ursprünglich Ende 2022 auf der Website M-Files Ment - vor dem Inkrafttreten der Änderungen an den Standardvertragsklauseln (SCC). Wir veröffentlichen diesen Beitrag jedoch, um denjenigen zu helfen, die noch Fragen oder Bedenken zu den Änderungen der SCCs haben könnten.

Änderungen der Datenschutzbestimmungen sind ein sich ständig weiterentwickelndes Kontinuum auf allen Kontinenten. Durch das Angebot überlegener Funktionen im Bereich der Dokumentenautomatisierung trägt M-Files Ment dazu bei, dass unsere Kunden die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen einfacher und robuster gestalten können.

Rechtliche Entwicklung

Der erste Anwendungsfall für M-Files Ment bezieht sich auf den Datenschutz und insbesondere auf die Änderungen der Standardvertragsklauseln (SCC). Der Stichtag für die Übernahme der neuen SCCs rückt näher: der 27. Dezember 2022 - zu diesem Zeitpunkt würde die ältere Version der SCCs nicht mehr gelten. Wenn Sie also ein Portfolio von Datenschutzvereinbarungen (DPAs) haben, die Sie aktualisieren müssen, warum sparen Sie nicht etwas Zeit und automatisieren es?

Warum Dokumentenautomatisierung?

- Rechtsabteilungen können Nicht-Juristen innerhalb des Unternehmens Zugriff auf die Automatisierung gewähren, so dass sie die entsprechende DPA selbst bedienen können.
- Die Ausgabe ist konsistent und enthält den neuesten genehmigten Wortlaut.
- Die Verwendung eines Fragebogens mit Vorlage ist viel einfacher als die manuelle Eingabe von Informationen, wodurch die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt.
- Weitere Aktualisierungen können einfach und problemlos an der Vorlage vorgenommen werden. Sobald sich ein Gesetz ändert, können Sie sicherstellen, dass Ihre Vorlagen diese Änderung von diesem Tag an berücksichtigen.
- Die erstellten Dokumente können einen Prüfpfad für die erstellten Vereinbarungen bilden.

Vor allem der erste Punkt ist vorteilhaft, insbesondere in einer internen Umgebung. Wenn die Rechtsabteilung den Geschäftsanwendern Zugang zur Automatisierung verschafft, schafft das:

- Freigewordene Kapazitäten für die Rechtsabteilung;
- die Gewissheit, dass alle erstellten DPAs die neuesten Bedingungen enthalten;
- Ein Audit-Prozess, der alle erstellten DPAs umfasst;
- die Gewissheit, dass spätere Änderungen an der DPA einfach und mit minimalen Auswirkungen auf die Nutzer vorgenommen werden können.

Wie M-Files Ment helfen kann

M-Files Ment ist eine zu 100 % visuelle, codefreie Dokumentenplattform, mit der die Benutzer ihre eigenen Vorlagen leicht erstellen und pflegen können. Sie wurde von einem Anwalt für Anwälte entwickelt. Anwälte sind in der Lage, ihre eigenen Vorlagen schnell zu automatisieren, ohne dass sie technische Ressourcen benötigen und mit begrenztem Schulungsaufwand (nur 15 Minuten).

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