Separate Zuweisung erstellen
Sie können auch separate Zuweisungen erstellen, nachdem der Objekt-Workflow in einen bestimmten Status versetzt wurde. Um solche Aufgabenzuweisungen zu erstellen, aktivieren Sie Separate Aufgabenzuweisung erstellen, und klicken Sie auf der Aktionen Registerkarte im Statuseigenschaften Dialogfeld auf Hinzufügen.
Falls der Workflow-Status nach der Beendigung der separaten Zuweisung(en) automatisch geändert werden soll, muss dies in den Auslöser Optionen des Statuswechsels definiert werden.
Hinzufügen und Entfernen von Benutzern
Sie können mit den Schaltflächen Hinzufügen und Entfernen in den Dialogfeldern Benutzer zuweisen und Separate Zuweisung erstellen die für die Aufgabe verantwortlichen Personen verwalten. Sie können Benutzer über die Benutzer oder Benutzergruppen Liste oder auf der Grundlage von Metadaten oder einem Statuswechsel hinzufügen. Eine Person, die beispielsweise in der Eigenschaft Freigegeben von in den Metadaten des Objekts festgelegt wurde, kann automatisch als Person bestimmt werden, der die Aufgabe zugewiesen werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Pseudobenutzer und Berechtigungen in Berechtigungen für den Workflow-Statuswechsel.
Überwachung
Im Abschnitt Überwachung ( ) können Sie festlegen, welche Benutzer benachrichtigt werden sollen, wenn eine Aufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet wird. Dem Absender eines Aufgabenformulars wird automatisch die Verantwortung für Ihre Überwachung zugewiesen.
Um zwischen nicht fertig gestellten und abgeschlossenen Aufgaben zu unterscheiden, stehen verschiedene Symbole zur Verfügung.
Zuweisungsklasse
Die Zuweisungsklasse bestimmt den Zuweisungstyp und die Bedingungen, die zur Beendigung der Zuweisung erforderlich sind. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Zuweisungsklasse.
Beschreibung der Aufgabenzuweisung
Fügen Sie eine Beschreibung der Aufgabe hinzu. In der Aufgabenzuweisung per E-Mail wird der Person, der eine Aufgabe zugewiesen wurde, diese Beschreibung angezeigt. Die Beschreibung kann auch Benachrichtigungsvorlagen enthalten, die von M-Files unterstützt werden. Weitere Informationen zu Benachrichtigungsvorlagen und Platzhaltern finden Sie im Abschnitt Benachrichtigungseinstellungen in M-Files Admin bearbeiten.
Endtermin
Sie können gegebenenfalls auch einen Endtermin für die Aufgabenzuweisung festlegen. Eine automatische Erinnerung wird vor Ablauf des Endtermins gesendet, wenn die Zuweisung nicht auf beendet gesetzt worden ist. Die Erinnerung wird über eine gängige Benachrichtigungsregel gesendet, die durch den Administrator gelöscht werden kann.