Workflows konfigurieren

M-Files vereint die organisatorischen und prozessbedingten Abläufe im Unternehmen. Aufgaben werden am besten an Ort und Stelle definiert und überwacht. Mithilfe von Workflows lassen sich Routineaufgaben in Unternehmen weitgehend automatisieren und Aufgaben rechtzeitig den zuständigen Mitarbeiten zuweisen. Benutzer erhalten aufgabenbezogene E-Mail-Benachrichtigungen und Manager können Fortschritt und Abschluss von Aufgaben überwachen.

Workflows können neben vielen anderen Prozessen beispielsweise für Einkaufsrechnungskreisläufe verwendet werden. Der Workflow-Status kann in diesem Fall Folgendes umfassen:

  • Freigabe erforderlich
  • Freigegeben
  • Abgelehnt
  • Vollständig bezahlt

Sie können auch festlegen, welcher Benutzer ein Objekt von einem Status in einen anderen Status versetzen kann und welcher Benutzer für die nächste Aufgabe im Workflow verantwortlich ist. Ein Beispiel hierfür wäre die Freigabe von Rechnungen zur Bezahlung nur durch Mitglieder der Gruppe „Management“.

Wird nun eine Rechnung auf Genehmigt gesetzt, erhält die Buchhaltungsabteilung automatisch eine Benachrichtigung über die Fälligkeit einer neuen Rechnung. Sobald die Rechnung bezahlt wurde, geht sie in den Status Vollständig bezahlt über.

Mithilfe von Workflows können Routinearbeiten der Organisation vereinfacht werden. Zum Beispiel die Verarbeitung von Einkaufsrechnungen.

Graphischer Workflow-Designer

M-Files ist mit einer graphischen Benutzeroberfläche zur Verwaltung der Workflows ausgestattet. Siehe Graphischer Workflow-Designer für weitere Einzelheiten.