Ansicht erstellen
In M-Files können Dokumente und andere Objekte anhand ihrer Metadaten in verschiedene Ansichten eingeordnet werden. Das Erstellen von Ansichten basiert weitgehend auf dem Festlegen von Metadaten, die zur Suche und Kategorisierung von Dokumenten erforderlich sind.
Die Ansichten ermöglichen Ihnen das Speichern häufig verwendeter Suchvorgänge und das Definieren von Gruppierungsebenen. Weitere Informationen zur Suche nach Dokumenten finden Sie im Abschnitt Suchen.
- In M-Files jene Dokumentenverwaltung öffnen, zu der eine Ansicht hergestellt werden soll.
- Auf die Erstellen Schaltfläche klicken und Ansicht auswählen.
Das Ansicht festlegen Dialogfeld wird geöffnet.
Das Erstellen einer Ansicht besteht aus zwei Phasen:
- Spezifizieren Sie einen Filter, um sicher zu stellen, dass in der Ansicht nur die gewünschten Objekte angezeigt werden. Das Festlegen der Filter erfolgt ähnlich wie das Festlegen der Suchkriterien.
- Bestimmen Sie die Ordnerstruktur der Objekte. Dies ist hilfreich, wenn Sie über eine große Anzahl von Objekten verfügen und diese gemäß den jeweiligen Eigenschaften auf verschiedenen Ebenen anordnen wollen.
Das Ansicht festlegen Fenster.
Die Dokumente im vorangegangenen Beispiel müssen an den Benutzer „Andy Nash“ ausgecheckt werden. Sie dürfen außerdem nicht gelöscht werden und müssen den Typ Abbildung aufweisen. Da der Anzeigehierarchie in diesem Fenster keine Eigenschaften hinzugefügt wurde, werden alle Dokumente, die den Kriterien entsprechen, in einer einzelnen Liste angezeigt.
Name
Weisen Sie der Ansicht zunächst einen Namen zu. Der Name sollte aussagekräftig sein und Rückschlüsse auf den Inhalt der Ansicht zulassen, sodass Benutzer vom Namen auf den Inhalt der Ansicht schließen können.
Benutzerübergreifend
Ansichten werden in der Regel nur für einzelne Benutzer erstellt. Sie können die Ansicht auch so einrichten, dass sie von allen Benutzern der Dokumentenverwaltung verwendet werden kann. Um eine gemeinsame Ansicht zu erstellen, muss Ihr Benutzerkonto über die Berechtigung zum Verwalten gemeinsamer Ansichten oder über die Berechtigungen Vollzugriff auf die Dokumentenverwaltung verfügen.
Wägen Sie sorgfältig ab, welche Ansichten von allen M-Files Benutzern benötigt werden. Die Ansicht Dokumente nach Projekt wird beispielsweise von vielen Benutzern benötigt. Benutzer der Clientsoftware können nicht benötigte Ansichten auf ihrem Computer ausblenden. Außerdem kann die Darstellung von Ansichten vom Administrator anhand entsprechender Berechtigungen gesteuert werden. Ferner können Sie Ansichten in Gruppen zusammenfassen (Metaansichten), um beispielsweise alle Ansichten für den Vertrieb leicht zugänglich zu machen.
Festlegung des Filters
Dokumente und andere Objekte anzeigen
Standardmäßig werden in der Ansicht Dokumente und Objekte entsprechend den Filtereinstellungen und der Ordnerstruktur dargestellt. Diese Option kann deaktiviert werden, wenn z. B. neue Ansichten unter der aktuellen Ansicht erstellt werden. Hinweis: Beim Erstellen neuer Ansichten innerhalb der aktuellen Ansicht bleiben die Bedingungen der oberen Ansicht gültig. Die Ergebnisse der Unteransichten enthalten also nur Objekte, die auch die Bedingungen der oberen Ansichten erfüllen.
In allen Versionen suchen
Wenn das Kontrollkästchen In allen Versionen suchen nicht aktiviert ist, werden in der Ansicht nur die Objekte dargestellt, deren aktuellste Version den angegebenen Kriterien entspricht.
Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, werden alle Versionen eines Dokuments gesucht, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Es wird jeweils nur die aktuellste Version angezeigt, die den Suchkriterien entspricht. Angenommen, TinaS hat die Versionen 1 und 2 eines Dokuments bearbeitet, und AndyN hat das Dokument auf Version 3 aktualisiert. In diesem Fall wird bei einer Suche nach Zuletzt geändert von = TinaS Version 2 des Dokuments zurückgegeben.
Aktuellste Version anzeigen
Wenn das Kontrollkästchen Aktuellste Version anzeigen aktiviert ist, zeigt M-Files die jeweils neueste Version jedes gesendeten Objekts an, anstatt die alte Version anzuzeigen, auf die die Suchbedingungen zutreffen.
Ordnerstruktur
Siehe Gruppierungsebenen.