Pseudobenutzer

Anstatt den Berechtigungen eines Objekts nur Benutzer und Benutzergruppen hinzuzufügen, können Sie auch sogenannte Pseudobenutzer oder Benutzer aus Metadaten hinzufügen.

Sie können Pseudobenutzer direkt für ein Objekt festlegen und diese automatischen Pseudobenutzer für automatische Berechtigungen und benannte Zugriffssteuerungslisten verwenden. Über Metadaten festgelegte Pseudobenutzer können zudem in Workflows verwendet werden, wenn Sie Personen für Aufgaben festlegen, eine Benachrichtigung an Benutzer senden oder Berechtigungen für unterschiedliche Status definieren möchten.

Pseudobenutzer können nur über Eigenschaften festgelegt werden, die auf einer Benutzer- oder Benutzergruppen-Werteliste basieren.

Informationen darüber, wie diese Funktion in verschiedenen M-Files Clients unterstützt wird, finden Sie unter M-Files Feature Comparison.

Beispiel

Sie können beispielsweise festlegen, dass der Projektleiter eines bestimmten Projekts immer Zugriff auf ein Objekt hat, wenn dieses Projekt in den Metadaten des Objekts angegeben ist. Dann werden dem Objekt mit dem Projekt automatisch die Projektleiterdaten zur Verfügung gestellt und dem Benutzer auf Basis der automatischen Berechtigungen die Zugriffsrechte eines Projektleiters auf das Objekt gewährt. Wird der Projektleiter ausgetauscht, können die Projektleiterdaten für das Projekt auf einfache Weise geändert werden. Diese Information wird als Hintergrundaufgabe auf die Dokumente oder andere Objekte übertragen (siehe diesen Hinweis), d. h. die gesonderte Aktualisierung ihrer Projektleiterinformation ist nicht erforderlich.

Sie können auch mehrstufige Benutzerdefinitionen über Metadaten vornehmen. Sie können so beispielsweise Projektmanager über die zugehörige Projekteigenschaft definieren (siehe Abbildung unten). Auf diese Art wird die Projektmanager-Information permanent aktuell gehalten, da sie mit dem Projekt und nicht mit jedem einzelnen Dokument verknüpft ist. Sie können die Zugriffsrechte für diese Pseudobenutzer nach Objekt festlegen, oder diese Benutzer bei der Definition automatischer Berechtigungen verwenden.



 Wählen Sie „Benutzer aus Metadaten“ aus, wenn Sie Pseudobenutzer festlegen möchten.

Sie können automatische Berechtigungen festlegen und die Pseudobenutzerdefinitionen beispielsweise in der Klasse „Arbeitsvertrag“ verwenden, die zum Beispiel einem Vorgesetzten des Mitarbeiters automatisch bestimmte Rechte gewährt. In diesem Beispiel wird der Vorgesetzte mithilfe der Mitarbeiterdaten automatisch gefunden, und diesem Vorgesetzten werden die entsprechenden Rechte gewährt. Ändert sich der Vorgesetzte des Mitarbeiters, werden diese Rechte automatisch dem neuen Vorgesetzten gewährt.

Hinweis: Objektberechtigungen werden als asynchrone Hintergrundaufgabe aktualisiert. Objektberechtigungen können beispielsweise dann aktualisiert werden, wenn eine benannte Zugriffssteuerungsliste, ein Benutzer, eine Benutzergruppe oder ein Pseudobenutzer (wie etwa ein Projektleiter) geändert wird. Sie können den Vorgang der Aufgabe in M-Files Admin im Hintergrundaufgaben Bereich überwachen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Überwachung der Hintergrundaufgaben.

Weitere Informationen zu automatischen Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Automatische Berechtigungen für Werteliste-Elemente.