Berechtigungen festlegen, Löschen und Zur Archivierung markieren
Sie können definieren, dass neue Berechtigungen angelegt werden und Objekte gelöscht und/oder gespeichert werden, wenn ein Statuswechsel erfolgt. Es können mehrere Optionen der Registerkarte Aktionen gleichzeitig ausgewählt werden.
Automatische Berechtigungen nicht verwenden
Der Statuswechsel hat zur Folge, dass das Objekt die automatischen Berechtigungen überbrückt, die normalerweise auf das Objekt angewendet werden, wobei die effektiven Berechtigungen für die Objektversion über die Funktion Berechtigungen festlegen bestimmt werden.
Berechtigungen der zuletzt eingecheckten Version für diese Version ignorieren
Die Berechtigungen für Objekte sind in M-Files versionenspezifisch. Falls Sie die letzte Objektversion öffnen möchten, müssen Sie zumindest Lesezugriff darauf haben. Um eine beliebige Vorversion öffnen zu können, müssen Sie wenigstens Lesezugriff auf diese spezifische Version und die neuste Version haben. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die Berechtigungen der letzten eingecheckten Version ignoriert und den Benutzern der Zugriff auf die vorherigen Objektversionen gestattet, auf die sie Lesezugriff haben - dies unabhängig davon, welche Einstellungen die Berechtigungen der letzten Objektversion aufweisen.
Diese Funktion soll anhand eines Beispiels erläutert werden: Nehmen wir an, dass wir einen SOP-Workflow haben, der die Status Entwurf, Warten auf Genehmigung und Genehmigt aufweist. Alle drei Status verfügen über unterschiedliche Berechtigungen, sodass ein Entwurf nur dem Benutzer angezeigt wird, der diesen erstellt hat, während ein freigegebenes Dokument für sämtliche Benutzer einsehbar ist.
Dieses Dokument liegt nun in Version 3 und im Status Genehmigt vor (und ist somit für alle Benutzer sichtbar und zugänglich). Da Änderungen eingefügt werden müssen, wird das Dokument erneut in den Status Entwurf versetzt und die Berechtigungen ändern sich entsprechend, da nun nur der Ersteller des Dokuments Zugriff auf dieses hat. Falls das Kontrollkästchen Berechtigungen der letzten eingecheckten Version für diese Version ignorieren markiert war, als die neue Version erstellt wurde, sind sämtliche Benutzer immer noch in der Lage, auf die Version 3 des Dokuments, nicht jedoch auf die neueste Version zuzugreifen. Falls das Kontrollkästchen nicht markiert wurde, kann jedoch nur der Ersteller des Dokuments das Dokument in Version 3 sehen.