Johdatus tietotyön automaatioon

Generatiiviset tekoälyt, kuten ChatGPT, hallitsevat uutisvirtaa, ja tietotyöntekijät – eli ammattilaiset, jotka hyödyntävät tietoa, luovuutta ja kriittistä ajattelua – seuraavat kehityskulkua tarkasti.

Tietotyöksi luokitellaan luovat ammatit (kirjailijat ja taiteilijat), akateemiset ammatit (professorit ja taloustieteilijät) sekä asiantuntijatehtävät (arkkitehdit ja tietokoneinsinöörit). Kuka tahansa generatiivisesta tekoälystä kiinnostunut voi pyrkiä ennustamaan uuden teknologian vaikutuksia. Tekoälyllä ja automaatiolla onkin valta muovata työelämän tulevaisuutta tietotyön automaation kautta.

Johdatus tietotyön automaatioon

Generatiiviset tekoälyt, kuten ChatGPT, hallitsevat uutisvirtaa, ja tietotyöntekijät – eli ammattilaiset, jotka hyödyntävät tietoa, luovuutta ja kriittistä ajattelua – seuraavat kehityskulkua tarkasti.

Tietotyöksi luokitellaan luovat ammatit (kirjailijat ja taiteilijat), akateemiset ammatit (professorit ja taloustieteilijät) sekä asiantuntijatehtävät (arkkitehdit ja tietokoneinsinöörit). Kuka tahansa generatiivisesta tekoälystä kiinnostunut voi pyrkiä ennustamaan uuden teknologian vaikutuksia. Tekoälyllä ja automaatiolla onkin valta muovata työelämän tulevaisuutta tietotyön automaation kautta.

Tekoäly ja automaatio

Tietotyön automaatiossa käytetään erilaisia teknologioita tietotyötä tekevien osaamisen vahvistamisessa ja hyödyntämisessä. Tietotyön automaatio nopeuttaa tehtäviä, kuten dokumenttien-, sisällön- ja työnkulkujen hallintaa sekä tietoturvasta huolehtimista ja vaatimustenmukaisuuden noudattamista. Se luo uusia toimivia käytäntöjä ja automaatioita, joiden avulla tietotyöntekijä voi kokea suurempaa merkityksellisyyden tunnetta työssään sekä tuottaa myös enemmän arvoa työnantajalleen.

Tietotyötä tekevä käyttää keskimääräisesti neljäkymmentä prosenttia päivästään tehtäviin, jotka eivät vaadi hänen ydinosaamistaan. Maailmanlaajuisesti yli miljardi ihmistä käyttää päivittäin siis jopa lähes neljä tuntia sähköpostien kirjoittamiseen, erilaisten dokumenttien järjestelemiseen ja vaatimustenmukaisuuden tarkistamiseen. Nämä tehtävät eivät ole järkevintä tietotyöntekijän ajankäyttöä. Rutiinitehtävien hoitaminen kannattaa automatisoida, jotta tietotyöntekijät voivat keskittyä tärkeämpiin ja vaativampiin tehtäviin.

Mitä tietotyön automaatio tekee?

Ihmisillä on usein vääriä uskomuksia tekoälyn ja automaation käytöstä tietotyössä. Ensinnäkin, erilaiset rakenteelliset tehtävät voidaan automatisoida ilman tekoälyä. Toiseksi, tekoäly voi olla avuksi vähemmän rakenteellisissa ja luovuutta vaativissa tehtävissä, kuten taiteen luomisessa, koodin kirjoittamisessa ja rakennusten suunnittelussa tiiviissä yhteistyössä ihmisen kanssa. Kolmanneksi, tekoälyn ja automaation yhdistelmä auttaa vähentämään ihmistä vaativien työtehtävien määrää.

Tietotyön automaatio voi poistaa esimerkiksi nämä neljä työtehtävää ammattilaisten harteilta:

  • Dokumenttienhallinta:
    Sähköisten dokumenttien, kuten PDF- ja tekstinkäsittelytiedostojen, kaavioiden ja lakiasiakirjojen tallentaminen, seuranta ja varastointi. Nämä työkalut ovat nopeampia ja tehokkaampia kuin manuaalinen datan syöttö. Dokumenttienhallintaohjelmat voivat seurata metatietoa, hoitaa tiedon siirron ja validoinnin, järjestää varastoinnin ja paljon muuta ilman, että tietotyöntekijän täytyy syöttää tietoja käsin.
  • Sisällönhallinta:
    Tiedon kerääminen, hakeminen, toimittaminen ja hallinta missä tahansa muodossa. Sisällönhallinta käsittelee jokaisen dokumentin elinkaaren vaiheen aina luomisesta varastointiin ja poistamiseen. Sen sijaan dokumenttienhallinta keskittyy dokumenttien varastointiin ja jakamiseen organisaation sisällä.
  • Työnkulkujen hallinta:
    Tietyn tehtäväkokonaisuuden tunnistaminen, järjestäminen ja koordinointi tulosten aikaansaamiseksi. Työnkulkujen hallinta optimoi yrityksen parhaat käytännöt ja toimintaprosessit tehokkuuden lisäämiseksi, toistuvien tehtävien poistamiseksi ja virheiden eliminoimiseksi. Uudet projektit edellyttävät tietotyöntekijöitä kehittämään omia parhaita käytäntöjään ja työnkulkujaan. Tämän työn tekeminen yrityksen ja erehdyksen kautta on tehotonta ja epämotivoivaa.
  • Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus:
    Kaikki yritykset kohtaavat turvallisuusriskejä ja niiden on noudatettava useita sääntely- ja vaatimustenmukaisuusstandardeja. Sääntelyn noudattaminen ja datan tietoturvan ylläpito voi olla yhden koulutetun asiantuntijan kokopäivätyötä. Tietotyöntekijät ovat usein alikoulutettuja vaatimustenmukaisuus- ja turvallisuustehtäviin. Tällaiset tehtävät vievät työntekijältä aikaa, jotka hän voisi käyttää muunlaisen tietotyön tekemiseen.

Tietotyön tulevaisuus

Tietotyön automaatio hyödyntää tekoälyä, koneoppimista ja suuria kielimalleja automatisoiden kaiken, mikä ei ole varsinaista tietotyötä. Tekoäly poistaa informaatiokaaosta, tallentaa yritystietoa ja analysoi olemassa olevaa dokumentaatiota, luoden ja viimeistellen dokumentteja, sähköposteja, standardoituja lomakkeita ja paljon muuta.

Tietotyön automaatio antaa tietotyöntekijälle yhteenvedon dokumenteista millä tahansa kielellä ja luo uutta sisältöä mallien perusteella. Automaatio tekee parhaista käytännöistä automaattisia. Alan johtava tietotyön automaatioalusta luo työntekijäkokemuksen, joka houkuttelee ja innostaa ammattilaisia, ja karsii lähes neljä tuntia ei-innostavaa ja arvoltaan vähäistä työtä päivässä.

Usein kysyttyä: Mitä sinun tulisi tietää automaatiosta?

Mikä on ero toimistoautomaation ja tietotyön automaation välillä?

Kuten nimikin jo kertoo, auttaa toimistoautomaatio pyörittämään toimistoa tehokkaammin. Se tukee data-ammattilaisia ja projektinjohtajia sekä mahdollistaa videoneuvottelut. Sen sijaan tietotyön automaatio mahdollistaa tietoa käyttäville tehokkaamman työskentelyn ja organisaation tietotaidon hyödyntämisen. Se myös täyttää tietovajeita, ohjaa työnkulkuja ja varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet saavat tarvitsemansa tiedon.

Miksi meidän pitäisi käyttää tietotyön automaatiota?

Tietotyön automaatio on työn ja automaation tulevaisuutta. Automaatiotyökalut auttavat ajattelutyötä tekeviä suoriutumaan paremmin ja edesauttavat tuottavuutta automatisoimalla työnkulkuja. Pitkällä tähtäimellä tietotyön automaatio lisää tehokkuutta missä tahansa työympäristössä. Jo nyt tietotyön automaatio vähentää inhimillisiä virheitä ja säästää aikaa kaikissa liiketoiminnan prosesseissa.

Miksi tietotyön automaatio on niin mullistavaa?

Minkä tahansa työn automaatio on mullistavaa, eikä tietotyö ole siitä poikkeus. Tietotyön automaatio hyödyntää tietotekniikan ja informaatioteknologian edistysaskeleita luodakseen ja toteuttaakseen suuria muutoksia ajattelua vaativaan työhön. Tietotyötä tekevä käyttää automaatioalustoja hoitamaan ei-välttämättömiä työtehtäviä ja vähentämään näin kustannuksia minkä tahansa tuotteen tai palvelun tekemisen osalta.

Varaa esittely jo tänään!

Tietotyöntekijät voivat automatisoida prosessejaan monin tavoin, aina dokumenttien luomisesta niiden hallintaan, työnkulkujen automatisointiin, ulkoisen yhteistyön mahdollistamiseen, yritystiedon etsimiseen, turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen sekä auditointipolkujen ylläpitoon.