Miksi metatieto on yhtä tärkeää kuin itse tieto?

Keskivertoyrityksen päivittäin tuottaman tiedon määrä on huikea. Itse asiassa on arvioitu, että pelkästään kahden viime vuoden aikana on luotu enemmän tietoa kuin koko ihmiskunnan historian aikana siihen asti. Tieto sisältää tietoa, jota virkamiehet tarvitsevat voidakseen tehdä parempia ja tietoon perustuvia päätöksiä siitä, mihin heidän yrityksensä on menossa - mutta tähän voi olla vaikea päästä, kun kaiken tiedon läpikäyminen on ylivoimaisen vaikeaa.

Tämä on myös yksi tärkeimmistä syistä, miksi metatiedot ovat niin tärkeitä. Metatieto tarkoittaa pohjimmiltaan tietoa, joka kuvaa ja antaa tietoa muista tiedoista. Toisin sanoen se on se lyhyt kuvaus, jonka kirjoitat, tai ne avainsanat, joiden avulla voit nopeasti määrittää, mitä asiakirjassa on, ennen kuin avaat sen. Metatieto on erittäin hyödyllistä, jos sitä käytetään oikein - mutta siitäkin tulee haaste, kun yrityksen laajuus ja mittakaava kasvavat.

Tässä infografiikassa kerrotaan lyhyesti, mitä metatiedot ovat ja mitä ne tekevät. Miksi organisoida metatietojen avulla:

On selvää, että yritysten luoma tieto on viime kädessä vain niin hyödyllistä kuin siihen liitetyt metatiedot, joita käytetään luokittelussa. Ilman oikeaa metatietorakennetta kriittisiä oivalluksia ja muuta tietoa on vaikea löytää parhaina päivinä. Sen lisäksi tämä aiheuttaa lisäongelmia, kuten väärin luokiteltua tietoa, tietoa, jolla ei ole selkeää suhdetta vastaaviin tärkeisiin tietoihin, järjestelmää, jota ei ole perustettu tukemaan prosessilähtöisiä työnkulkuja, ja paljon muuta.

Tästä näkökulmasta katsottuna metatiedot ovat aivan yhtä tärkeitä kuin itse tiedot. Tämä on totta monista syistä, joita kaikkia kannattaa tutkia.

Miksi metatiedot ovat tärkeitä

Ehkä suurin syy siihen, miksi metatiedot ovat niin tärkeitä, on niiden ensisijainen tehtävä. Luokittelet tärkeitä tietoja, jotta voit ymmärtää, mitä sisältö oikeastaan on, etkä vain sitä, mikä sen nimi on tai missä se sijaitsee. Itse asiassa metatietojen ohittaminen on kuin jättäisi rahaa pöydälle.

Ajattele asiaa suosituissa musiikkipalveluissa, kuten Pandorassa, Spotifyssa tai iTunesissa, oleviin biiseihin liitettyjen metatietojen yhteydessä. Täällä saat haun yhteydessä muutakin kuin vain tiedoston nimen. Saat myös artistin nimen. Saat tiedon siitä, mihin musiikkityyppiin kappale kuuluu. Saat albumin nimen, julkaisuvuoden, samojen tai samankaltaisten artistien kappaleet ja paljon muuta.

Ilman kaikkia näitä metatietoja sinulla olisi vain miljoonien kappaleiden valtava likakaivo, josta et löytäisi haluamiasi kappaleita. Jos etsit sitä loistavaa kappaletta, jota olet aina rakastanut kuunnella radiosta, mutta tunnet sen vain (väärällä) nimellä Teenage Wasteland, sinun olisi todella vaikea löytää etsimäsi kappale. Mutta jos tiedät siitä jotain muuta - kuten sen, että sen on levyttänyt The Who ja se ilmestyi Who's Next-albumilla, olisi sekuntien kysymys, ennen kuin löytäisit aarteesi Baba O'Rileyn, joka on albumin ensimmäinen kappale ja yksi bändin kaikkien aikojen suurimmista hiteistä.

Metatiedot toimivat liiketoimintasi yhteydessä pitkälti samalla tavalla. Jos tiedät edes vähän siitä, mitä tarvitset tai miten se liittyy johonkin muuhun, löydät aina etsimäsi. Ilman metatietorakennetta et kuitenkaan löydä vain lukemattomia tiedostoja, jotka sijaitsevat jossakin kiintolevyllä ja joista et tiedä, miten niistä saadaan arvoa. Kun tiedot on "paikannettu" metatietojen avulla, siitä on lisäetuna se, että tiedot on entistäkin helpompi löytää myöhemmin.

Toinen tärkeä syy metatietojen merkitykseen on se, että niiden avulla voit helposti yhdistää tietyn tiedoston muihin olennaisiin tietoihin. Kun toimintojesi ytimessä on oikeanlainen tiedonhallinta-alusta, löydät metatietojen avulla kaiken tarvitsemasi projektista tai toisesta tiedostosta, vaikka tiedot olisivatkin tallennettuina eri tietolähteisiin. Oletetaan, että projektiin liittyy kymmenen tärkeää tiedostoa, jotka ovat hajallaan verkkolevyillä, Salesforcessa, SharePointissa, OneDrivessa ja vastaavissa palveluissa. Sinun on joko tiedettävä tarkalleen, mikä on tallennettu minnekin, ja etsittävä se joka kerta. M-Files kaltaisella asiakirjanhallintaratkaisulla voit käyttää metatietoja päästäksesi käsiksi tarvitsemiisi tietoihin välittömästi.

Metatietojen merkitys organisaatiollesi

Metatiedon suurin hyöty on kuitenkin se, miten se vaikuttaa siihen, miten sinä ja työntekijäsi pystytte suorittamaan tärkeitä päivittäisiä tehtäviä.

Jos metatiedot kootaan yhteen koko yrityksessä kattavan tiedonhallintajärjestelmän avulla, se mahdollistaa muut tärkeät ominaisuudet, kuten työnkulut liiketoimintaprosessien automatisoimiseksi ja dynaamiset mukautetut käyttöoikeudet tietoturvaa varten. Sen lisäksi, että sinun tarvitsee käyttää vähemmän aikaa (ja rahaa) tietoturvaan ja huolehtia siitä, että kriittiset tiedot joutuvat vääriin käsiin, manuaaliset, toistuvat liiketoimintaprosessit voidaan automatisoida. Tämä säästää valtavasti aikaa keskivertotyöntekijöiltäsi, sillä jokainen minuutti, jota he eivät käytä tärkeän tiedoston etsimiseen, on minuutti, jonka he voivat käyttää sen sisältämien tärkeiden tietojen hyödyntämiseen. Tämä puolestaan tuo mukanaan kaikkein tärkeimmän hyödyn: koko työvoiman tuottavuuspotentiaalin vapauttaminen, ja samalla he voivat työskennellä älykkäämmin, eivät kovemmin.