Mitä metadata on? Miksi metadata on hyödyllistä?

Mitä on metatieto? Miksi metatiedot ovat hyödyllisiä? Vastasimme kahteen kysymykseen äskettäin julkaistussa infografiikassa. Kuten kuvassa mainitaan, metatieto on kuvailevaa tietoa, jolla merkitään jokin tieto ja annetaan konteksti ja merkitys sille, mitä tieto on.

Mitä on metatieto? Nopea esimerkki.

Oletetaan, että kiinteistöyhtiöllä on allekirjoitettu vuokrasopimus PDF-muodossa. Arkaaisten tiedostokansiorakenteiden vuoksi välittäjä saattaa tallentaa asiakirjan kansioon nimeltä "Vuokrasopimukset" ja tiedostonimeksi "Vuokrasopimus-125 Main Street.pdf". Aika tyypillistä toimintaa, eikö totta?

Mutta mitä tapahtuu, kun jonkun on löydettävä vuokrasopimus ja muut siihen liittyvät asiakirjat vuokralaiselle, John Hanoverille? Heidän on etsittävä tavarasotkujen läpi löytääkseen toivottavasti tarvitsemansa.

Entä jos kirjanpidon on haettava kaikki heinäkuussa 2019 allekirjoitetut vuokrasopimukset? Miten PDF-tiedosto löydetään? Päivämäärää ei ole tiedoston nimessä tai kansiossa.

Se on hyvin yksinkertainen esimerkki, johon on yksinkertainen ratkaisu metatiedoissa. Optimaalisimmillaan vuokrausagentti voisi soveltaa tiedostoon metatietoja, joilla se luokittelisi esimerkiksi seuraavat asiat:

• Vuokranantaja
• Vuokralainen
• Täytäntöönpanopäivä
• Allekirjoituspäivä
• Vuokrausehdot
• Vuokrasopimuksen alkamispäivä
• Vuokrasopimuksen päättymispäivä
• Kiinteistön nimi
• Kiinteistön osoite
• ...ja kaikki muut tärkeät tiedot.

Tämä tekee asiakirjasta hakukelpoisen, muokattavan ja hallittavissa olevan riippumatta siitä, mikä sen nimi on tai missä se sijaitsee. Voisi väittää, että metatiedot ovat yhtä arvokkaita kuin itse data.

Miksi metatiedot ovat hyödyllisiä?

Metatiedot tarjoavat yrityksille lukuisia hyötyjä tietojen ja asiakirjojen kontekstualisoinnissa. Ensinnäkin voit sanoa hyvästit sekaville kansioille lopullisesti. Verkkokansiot ovat vanhentunut tapa järjestellä ja hallita asiakirjoja – aivan kuten niiden edeltäjät, arkistokaapit ja manillakansiot. Metatietojen ansiosta M-Files tallennuspaikasta riippumaton, mikä tarkoittaa, että tallennuspaikalla ei ole merkitystä, vaan ainoastaan sillä, mitä tiedosto sisältää. Mikä tehokas konsepti.

Voisimme todella jatkaa ja jatkaa metatiedon monista käyttömahdollisuuksista - aina käyttöoikeuksien myöntämisestä tarkistus- ja hyväksyntätyönkulkujen käynnistämiseen ja paljon muuhun. Mutta miten olisi, jos jättäisimme tämän upean infograafin tänne sulateltavaksi.(Lataa se täältä.)