Tietämyksen hallinnan merkitys informaatioaikakaudella

Nykyaikaiset organisaatiot tulvivat tietoa, ja organisaation henkisen pääoman ja kertyneiden kokemusten hyödyntämisestä liiketoiminnan kannalta käyttökelpoisiksi asioiksi on tullut informaatioajan haaste. On tunnustettu kilpailuetu muuttaa epäjärjestyksessä olevat tietovarastot tehokkaiksi, helposti saatavilla oleviksi ja haettavissa oleviksi tietovarastoiksi. Koska organisaatiot kamppailevat tehokkaiden ja toimivien tapojen kanssa kerätä ja hyödyntää henkistä pääomaansa, tietämyksen työntekijät ovat menettäneet mahdollisuuksia tehdä oikea-aikaisia ja tietoon perustuvia liiketoimintapäätöksiä, jotka olisivat hyötyneet tietämyksenhallinnan tarjoamista asiakas- ja markkinainfoista.

Mitä on tietämyksen hallinta?

Tietämyksenhallinta käsitteenä tarkoittaa yksittäisten työntekijöiden varustamista yrityksen kollektiivisella tietämyksellä niin, että ihmiset voivat hyödyntää aiempaa työtä koko organisaatiossa nykyhetken ja tulevaisuuden työn hyödyksi. Pohjimmiltaan se institutionalisoi yrityksen sisäisen tietämyksen, jotta työntekijät voivat oppia ja hyödyntää jo luotuja ydinresursseja.
Ajan myötä suuri osa organisaation luomasta tietämyksestä perustuu yhteistyöhön, olipa se sitten peräisin kollegoiden yhteisistä ideoista tai asiakkaiden tai toimittajien kanssa käydystä vuorovaikutuksesta saaduista oivalluksista. Näiden jokapäiväisessä vuorovaikutuksessa saatujen kokemusten taltioiminen on avainasemassa, kun halutaan saada tietämys sellaiseksi, että se voidaan kodifioida prosesseiksi ja tarkistuslistoiksi ja hyödyntää koko yrityksen hyödyksi pitkällä aikavälillä.

Organisaatiot, jotka haluavat vakiinnuttaa tietämyksen talteenoton, voivat kääntyä tiedonhallinta-alustojen puoleen, jotka tekevät kerätystä tiedosta helposti uudelleenkäytettävää ja tarjoavat hyödyllisiä hakutyökaluja ja malleja, joiden avulla voidaan paikallistaa, merkitä ja järjestää kaikki yrityksen sisäiset resurssit niin, että niitä voidaan käyttää rakentavasti ja tehokkaasti aina, kun niitä tarvitaan.

Miksi tietämyksen hallinnalla on merkitystä?

Elämme informaatioaikakautta, jolloin tieto itsessään toimii kuin voimakas valuutta, jota organisaatio voi hyödyntää henkisenä pääomana markkinoilla. Organisaatiot, jotka pystyvät tehokkaasti vangitsemaan, hallitsemaan ja hyödyntämään henkistä pääomaansa, voittavat enemmän liiketoimintaa, tuottavat asiakasarvoa tehokkaammin ja menestyvät kilpailijoitaan paremmin.

Todellisuudessa tämä tarkoittaa sitä, että organisaatiot, jotka toteuttavat tietämyksenhallintaa hyvin, ovat vähemmän alttiita menettämään asiantuntemustaan ajan mittaan menetetyn omaisuuden tai henkilöstön vaihtuvuuden vuoksi. Lisäksi työntekijät vapautuvat tehottomien tiedonhakujen rasittavasta työstä, joka tutkimusten mukaan vie jopa 30 prosenttia osaamistyöntekijöiden ajasta. Lopputulos on, että kun työntekijät käyttävät vähemmän aikaa tarvitsemiensa tietojen etsimiseen, heillä on enemmän aikaa tuottaa lisäarvoa tuottavia aloitteita ja keskittyä varsinaiseen työnkuvaansa.

Organisaatioiden aivan liian yleinen ongelma on ollut pitää kirjaa merkityksellisistä olemassa olevista resursseista, jotka voivat voittaa uusia sopimuksia tai auttaa valmisteilla olevissa hankkeissa. Organisaatiot, jotka ovat ottaneet käyttöön tietämyksenhallinnan, voivat merkitä asiakirjat asianmukaisesti metatiedoilla ja ovat hyötyneet tiedon sijoittamisesta kontekstiin, joka helpottaa sen myöhempää uudelleenkäyttöä asianmukaisella tavalla.

Lisäksi keräämällä tietoa tietopankkiin organisaatiot voivat kodifioida vuosien varrella opitut asiat tarkistuslistoiksi ja prosesseiksi, jotka auttavat varmistamaan, että aiemmat virheet eivät toistu. Deloitten vuoden 2020 Global Human Capital Trends -tutkimus paljasti, että 75 prosenttia vastaajista piti "tiedon luomista ja säilyttämistä" tärkeänä strategiana tulevaisuuden ja välittömän liiketoimintansa kannalta, mutta vain 9 prosenttia samoista vastaajista väitti, että heillä on keinot sen toteuttamiseen.

Kun käytössä on alusta, joka pakottaa, ohjaa ja automatisoi tietämyksen tallentamiseen ja uudelleenkäyttöön tarvittavat vaiheet, organisaatiot pystyvät käyttämään tietämyksenhallintaa oikealla tavalla. Ja tavalla, jolla voidaan ratkaista huolenaiheet luottamuksellisten asiakastietojen redusoinnista henkilöiltä, joilla ei ole valtuuksia nähdä tiettyjä asioita, ottamalla käyttöön automatisoituja työnkulkuja, jotka auttavat varmistamaan virheettömän anonymisointiprosessin tarkistuksineen, hyväksyntöineen ja julkaisemisineen. Tietämyksenhallinta voi myös virtaviivaistaa organisaatioita säännöllisillä omaisuuserien tarkistuksilla, jotka auttavat ylläpitämään uusimpia versioita, arkistoimaan kaiken vanhentuneen tai soveltamaan uusia tunnisteita sisäisen terminologian kehittyessä.

Kaikki tämä viittaa siihen, että liiketoimintaympäristön kehittyessä organisaation sisäisen tietämyksen hyödyntäminen on nyt ensisijainen tavoite eikä enää vain "nice-to-have"-luksus. Ne, jotka eivät harkitse tietämyksenhallinnan käyttöönottoa, ovat jo jäljessä.

Miten M-Files voi M-Files tekemään eron?

Tietohallinnan perimmäisenä tavoitteena on varmistaa organisaation tulevaisuus varmistamalla organisaation tietopääoman dokumentointi ja välttämällä aiempien virheiden toistuminen. Perustasolla tietohallinnassa on kyse siitä, että tieto voidaan tallentaa ja hyödyntää uudelleen arvokkaana resurssina. Oikein toteutettuna tietohallinta tarkoittaa sitä, ettei pyörää tarvitse keksiä uudelleen, vaan kaikki työntekijät voivat hyödyntää kertynyttä tietopääomaa, parantaa työnkulkuja ja kehittää osaamistaan riippumatta asiantuntemuksensa tasosta.
Ja kun M-Files kuvioihin kaikkien yritystietojen ainoana totuuden lähteenä, tietohallinnan tehtävä helpottuu huomattavasti. M-Files metatietopohjainen tiedonhallinta-alusta, joka on suunniteltu vastaamaan yleisiin tietohallinnan haasteisiin työkaluilla, jotka automatisoivat prosesseja, jotka liittyvät tiedon keräämiseen, järjestämiseen ja uudelleenkäyttöön, jota voidaan hyödyntää liiketoiminnassa yhä uudelleen.

Metatietopohjainen M-Files ratkaisee tiedonhallinnan yleisiä haasteita ja auttaa keräämään, jäsentämään ja hyödyntämään tietoa uudelleen. Metatietojen, näkymien, yrityshakutoimintojen, mallien ja työnkulkujen avulla M-Files organisaatioille oikeat työkalut, joiden avulla ne pysyvät mukana tietoyhteiskunnan liiketoiminnan uusissa realiteeteissa.