Miksi teknisten asiakirjojen hallinta ei toimi ja miten se voidaan korjata

Tuotantotilassa oleva piirros ei ole sama kuin hyväksytty piirros.

Se alkaa joka kerta samalla tavalla.

Muutospyyntö lähetetään. Toimittaja toimittaa paketin. Valvontaviranomainen aikatauluttaa tarkastuksen. Yhtäkkiä jonkun on osoitettava, mikä versio oli virallinen, kuka sen hyväksyi ja ovatko oikeat henkilöt koskaan nähneet sitä.

Insinöörit käyvät läpi sähköpostiketjuja etsiessään piirustuksen uusinta versiota. Asiakirjojen hallinnoijat rekonstruoivat lähetysluetteloita muistinsa ja saapuneet-kansion hakujen avulla. Projektipäälliköt yrittävät muistaa, mikä toimittaja on vahvistanut vastaanottaneensa minkäkin lähetyksen ja mikä toimittaja ei ole vastannut lainkaan. Sääntöjen noudattamisesta vastaavat henkilöt pyytävät PSM/MOC-tarkastusketjua, joka sijaitsee kolmessa eri järjestelmässä, joista yksikään ei ole yhdenmukainen toisten kanssa.

Kaikki tekevät ahkerasti töitä. Kukaan ei työskentele saman version pohjalta.

Tällaiselta näyttää nykyään asiakirjojen hallinta monissa valmistusyrityksissä – ei siksi, että tiimit olisivat huolimattomia, vaan siksi, että järjestelmät, joihin ne luottavat, ei ole koskaan suunniteltu hallinnoimaan teknisten asiakirjojen hallintaa yhtenäisenä, toisiinsa kytkeytyvänä prosessina.

Todellinen ongelma ei ole PLM-järjestelmä. Ongelmana on se, että kaikki toimivat sen ulkopuolella.

Useimmat valmistajat käyttävät jo PLM-järjestelmää, ja suunnittelun kannalta se toimii hyvin. Se hallinnoi suunnitteludokumentaatiota, tuoteluetteloa ja työnkulkua.

PLM on kuitenkin kehitetty insinööreille. Se ulottuu harvoin niihin henkilöihin, jotka käsittelevät asiakirjaa sen jälkeen, kun se on lähtenyt suunnitteluosastolta: asiakirjojen hallinnoijaan, joka laatii lähetysluettelon; toimittajaan, joka vahvistaa vastaanoton; laadunvalvontatiimiin, joka kerää todistusaineistoa auditointia varten; tai tuotantolaitoksen insinööriin, joka varmistaa, että tuotanto tapahtuu nykyisen version mukaisesti.

Nämä henkilöt työskentelevät PLM-järjestelmän ulkopuolella ja käyttävät sähköpostia, taulukoita ja jaettuja levyasemia todellisen valmistuksen asiakirjanhallintajärjestelmän sijaan. Näin ollen vaikka suunnitteludokumentaatiota hallitaan, sen ympärillä tapahtuvaa tiedonvaihtoa ja muutosten hyväksymisprosessia ei hallita.

Tämä aiheuttaa kuilun PLM-järjestelmän tietojen ja kentällä todellisuudessa tapahtuvien asioiden välille, ja juuri tässä kuilussa piilee riski.

Miltä toiminnalliset kitkat todellisuudessa näyttävät

Tämä kitka ei ole pelkkä haitta. Se näkyy todellisina, mitattavissa olevina kustannuksina:

• Vanhentuneisiin piirustuksiin liittyvät tapaukset: käyttäjä tai toimittaja valmistaa tuotteen asiakirjan perusteella, joka ei ole koskaan ollut voimassa oleva versio, mikä johtaa hävikkiin, uusintatyöhön tai välitavoitteen saavuttamatta jäämiseen
• Lähetysriidat: järjestelmässä ei ole tietoja siitä, mikä versio lähetettiin toimittajalle tai urakoitsijalle, eikä siitä, onko se ylipäätään vastaanotettu
• Tarkastukseen valmistautuminen: PSM/MOC- ja ISO-todisteet kootaan sähköpostitallenteista vasta muutama päivä ennen tarkastusta sen sijaan, että ne olisivat jatkuvasti saatavilla
• Samanaikaiset muutosristiriidat: kaksi insinööriä hyväksyy muutoksia samaan piirustukseen ilman yhteistä tarkastusta
• SLA:n heikot kohdat: Projektipäälliköt seuraavat manuaalisesti, mitkä lähetysilmoitukset ovat vielä käsittelemättä ja kuinka kauan ne ovat olleet käsittelemättä

Yksittäinen korjaustyö, joka johtuu väärästä versiosta, tai yksi kiistanalainen lähetys käynnissä olevassa projektissa nousee yleensä kuusinumeroisiin summiin, usein jopa yli sen asiakirjanhallintaohjelmiston hinnan, jolla tämä olisi voitu estää.

Miksi yksittäisten ongelmakohtien korjaukset eivät ratkaise ongelmaa

Monet valmistajat ovat yrittäneet korjata tätä ongelmaa käyttämällä jaettua levyrakennetta, tiukempaa nimeämiskäytäntöä tai laajempaa PLM-muutosmääräysmoduulia. Kukin näistä auttaa jonkin verran, mutta mikään niistä ei ratkaise ongelman perimmäistä syytä.

Perinteiset yrityksen sisällönhallinta- ja vanhat asiakirjanhallintaohjelmistot on kehitetty tiedostojen tallentamiseen, ei sen hallintaan, kuka saa muuttaa asiakirjaa, milloin ja minkä hyväksynnän perusteella. Asiakirjan tallentaminen ei ole sama asia kuin sen hallinta. Puuttuvaa ei ole uusi tallennuspaikka, vaan asiakirjojen työnkulun automatisointi itse muutos- ja vaihto-prosessia varten, jotta menettelytapa ei riipu siitä, muistavatko ihmiset noudattaa sitä joka kerta, jokaisessa projektissa, jokaisella toimipaikalla ja jokaisen toimittajan kohdalla.

Puuttuva palanen: hallinnoitu sisältö

Jaetussa kansiossa oleva piirros ei tiedä, mikä versio on hyväksytty, mihin projektiin se kuuluu, mille toimittajalle se on lähetetty tai onko kyseinen toimittaja koskaan vahvistanut sen vastaanottaneensa.

Tämä tieto on tallennettuna ihmisten pääissä, sähköpostilaatikoissa ja taulukoissa, mikä tarkoittaa, että se katoaa heti, kun joku on sairas, vaihtaa työtehtävää tai yksinkertaisesti unohtaa päivittää seurantataulukkoa.

Valmistajat tarvitsevat sen sijaan älykkään asiakirjojen hallintamallin: jokainen asiakirja on lukittava hyväksyttyyn versioonsa, jokainen muutos ja jokainen vaihto on ohjattava jäsennellyn, tarkistettavan prosessin kautta, ja tarkastusketju on tallennettava automaattisesti työn edetessä, eikä sitä pidä jälleenrakentaa jälkikäteen.

Esittelyssä uudenlainen lähestymistapa: ” M-Files ” -menetelmä valmistusteollisuudelle

M-Files for Manufacturing on valmistusteollisuudelle tarkoitettu asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka tuo juuri tämän järjestelmällisyyden teknisiin muutoksiin ja niiden vaihtoon. Teknisten muutosten hallinta kattaa muutoksen koko elinkaaren aloittamisesta monialaisen tarkastelun, hyväksynnän, versionmuutoksen ja julkaisun kautta, jolloin muutoksen kohteena oleva asiakirja lukitaan tarkalleen tarkasteltavana olevaan versioon. Lähetysten hallinta korvaa sähköpostiketjut ja jaetut asemat tarkoituksenmukaisesti koodatulla, SLA-seurannalla varustetulla paketilla, joka toimitetaan toimittajille ja alihankkijoille säännellyn ulkoisen kanavan kautta.

Tuloksena ei ole pelkästään parempi järjestys. Se on hallinnoitu kirjanpito siitä, kuka mitäkin muutti, kuka sen hyväksyi ja kenelle se toimitettiin – tieto, joka on saatavilla pyydettäessä eikä sitä tarvitse koota kiireessä.

Todisteiden rekonstruoinnista niiden jo olemassaoloon

Kun muutokset ja vaihdot hallitaan alusta alkaen, auditointivalmistelut eivät enää ole erillinen tapahtuma. Insinöörit hyväksyvät asiakirjat oikean version perusteella, koska se on ainoa saatavilla oleva versio. Asiakirjojen hallinnoijat saavat esiin täydellisen lähetyshistorian muutamassa minuutissa, ei päivissä. Ja kun seuraava auditointi tai tilanne, jossa käytössä on vanhentunut piirustus, on vähällä tapahtua, järjestelmä – ei ihmisen muisti – havaitsee sen ensimmäisenä.

Yhteenvetona

Valmistajat eivät tarvitse uutta PLM-moduulia tai uutta yhteisen aseman käytäntöä. He tarvitsevat tuotannon asiakirjojen hallintaohjelmiston, joka hallinnoi jokaista suunnittelumuutosta ja jokaista tiedonvaihtoa ja toimii saumattomasti yhdessä heidän jo olemassa olevien PLM- ja ERP-järjestelmiensä kanssa.

Sillä kun muutokset ja vaihto perustuvat kontekstiin, kaikki sen jälkeiset vaiheet sujuvat nopeammin: riitoja on vähemmän, poikkeustilanteita on vähemmän ja seuraavan tilintarkastuksen tai tarkastuksen yhteydessä ei tarvitse enää juosta hädässä ympäriinsä.

Katso, kuinka M-Files for Manufacturing kuroo umpeen kuilun PLM-järjestelmän tietojen ja tuotantotiloissa sekä kentällä todellisuudessa tapahtuvien asioiden välillä.