Asiakirjan hyväksymisestä julkaisukelpoisuuteen: tekoälyn hyödyntäminen laadunvalvonnassa

Olemme varmaan kaikki joskus joutuneet tilanteeseen, jossa olemme löytäneet asiakirjan _FINAL- (tai _FINAL_REAL-)version ja miettineet, onko se todella hyväksytty versio. Valmistajille ja muille organisaatioille, jotka hallinnoivat valvottuja prosesseja, tällä kysymyksellä voi olla merkittäviä seurauksia.

Tuotteen versiointi voi riippua useista siihen liittyvistä asiakirjoista. Laatuprosessi voi edellyttää allekirjoitettua asiakirjaa, ennen kuin työ voi edetä. Toimitetusta asiakirjasta saattaa puuttua vaadittu sivu tai leima. Pinnalta katsoen kaikki voi näyttää valmiilta, mutta yksi huomaamatta jäänyt yksityiskohta voi aiheuttaa merkittävää ylimääräistä työtä, viivästyksiä tai vaatimustenmukaisuusongelmia myöhemmissä vaiheissa.

Jotta voidaan selvittää, onko kaikki tarvittavat edellytykset ja hyväksynnät täyttyneet, organisaatioiden on ymmärrettävä, mitä tietoja on käytettävissä, arvioitava, ovatko tiedot valmiina, ja ryhdyttävä toimenpiteisiin, jos jotain puuttuu.

Juuri tässä vaiheessa M-Files :n laatu- ja julkaisukelpoisuusasiantuntija voi muuttaa prosessia.

”Melkein valmiin” hinta

Laatuprosessit riippuvat tarkkuudesta.

Ennen kuin jokin asia siirtyy yhdestä vaiheesta toiseen, työntekijöiden on ehkä tarkistettava useita seikkoja: Ovatko kaikki vaaditut asiakirjat mukana? Onko niissä vaadittu leima? Puuttuuko jotain?

Näiden suhteellisen yksinkertaisten kysymysten läpikäyminen satojen tai tuhansien asiakirjojen ja prosessien osalta aiheuttaa huomattavan määrän manuaalista työtä. Tilanne vaikeutuu entisestään, kun valmius riippuu asiakirjojen välisistä suhteista.

Tarkastellaan seuraavaa esimerkkiä: Tuoteluetteloon saattaa liittyä kolme pakollista asiakirjaa. Kaikki kolme asiakirjaa ovat olemassa, joten ensi silmäyksellä paketti näyttää olevan täydellinen. Kuitenkin vain kaksi niistä on hyväksytty. Pelkästään asiakirjojen olemassaolon tarkistamiseen perustuva prosessi voisi johtaa siihen, että työ etenee ennenaikaisesti.

Tutustu M-Files :n laatu- ja julkaisukelpoisuusvastaavaan

Laatu- ja julkaisukelpoisuusagentti (räätälöity valmistus M-Files in Custom Agent) voi toimia älykkäänä tarkastelijana asiakirjapohjaisessa prosessissa ja analysoida olennaisia tietoja juuri siinä vaiheessa, kun päätös julkaisukelpoisuudesta on tehtävä.

Agentti voi

• Tarkista, ovatko vaaditut asiakirjat olemassa ja ovatko ne asianmukaisessa hyväksymisvaiheessa.
• Tarkista sisältö sen selvittämiseksi, onko vaadittu allekirjoitus tai leima todellakin paikallaan
• Tarkista, puuttuuko odotettuja sivuja.

Tarkoituksena on vastata kalliiseen kysymykseen: ”Onko tämä valmis etenemään?”. Jos vastaus on kyllä, työnkulku jatkuu. Jos jotakin vaadittua ehtoa ei ole täytetty, prosessi ilmoittaa asiasta ihmiselle, joka tarkastaa asian.

Prosessia voidaan tarkastella kolmessa vaiheessa.

1. Ymmärrä: Ensinnäkin agentti analysoi asiakirjat ja niiden kontekstin. Mitkä asiakirjat liittyvät tähän prosessiin? Mikä on niiden nykytilanne? Esiintyykö sisällössä vaadittu elementti? Onko seuraavaan vaiheeseen tarvittavat tiedot todella olemassa? Nämä erot ovat tärkeitä, sillä asiakirjan lataaminen ei vielä tarkoita, että sen taustalla olevat vaatimukset olisi täytetty.
2. Tuomari: Seuraavaksi agentti soveltaa organisaation ennalta määriteltyjä vaatimuksia. Ehkä kolmen toisiinsa liittyvän asiakirjan on oltava kaikki hyväksyttyjä, ennen kuin tarkistusta voidaan viedä eteenpäin. Ehkä tietty asiakirja vaatii allekirjoitusta. Toisessa prosessissa saatetaan vaatia, että toimitettuun asiakirjaan lisätään leima. Agentti arvioi löydöksensä näiden määriteltyjen ehtojen perusteella. Näiden tarkastusten toistettavuuden varmistaminen nopeuttaa prosesseja ja antaa ihmisille mahdollisuuden keskittyä arvokkaampaan työhön.
3. Toimenpide: Lopuksi työnkulku reagoi päätökseen. Jos kaikki vaatimukset täyttyvät, käsittely etenee. Jos allekirjoitus puuttuu, asiakirja voidaan ohjata takaisin tarkistettavaksi. Jos jokin muu vaatimus ei täyty, asiasta voidaan ilmoittaa asianomaiselle henkilölle.

Tämän räätälöidyn agentin avulla laadunvalvonta sulautuu osaksi työnkulkua sen sijaan, että se olisi sitä ympäröivä manuaalinen tehtävä, ja virheet tuodaan esiin niiden henkilöiden tietoon, joilla on valmiudet ratkaista ne.

Tekoälyn sijoittaminen sinne, missä päätökset tehdään

Agenttityyppisissä laatuprosesseissa on kyettävä ymmärtämään olennaista tietoa, arvioimaan sitä määriteltyjen vaatimusten perusteella ja käyttämään tulosta seuraavien toimien määrittämiseen.

M-Files'Konteksti ensin' -lähestymistapa yhdistää asiakirjat niihin liittyviin ihmisiin, projekteihin ja prosesseihin. Laadukas asiakirja liittyy johonkin prosessiin. Hyväksyntä liittyy julkaisupäätökseen. Tämä konteksti luo tärkeän perustan tekoälyn tuomiseen asiakirjapainotteisiin työnkulkuihin, joissa M-Files Custom Agents -sovelluksen mukautetut agentit siirtävät tekoälyn sivuroolista sinne, missä päätökset pitävät työnkulun liikkeessä – tai pysäyttävät sen, kun se ei ole vielä valmis.