Tekoälypohjainen asiakirjojen tarkistus laskuille ja työtuntilomakkeille

Kuinka paljon aikaa organisaatiosi käyttää sen varmistamiseen, ettei mitään ole vialla? Useimmille organisaatioille vastaus on: paljon aikaa. Kaikki tämä aika voitaisiin käyttää arvokkaampaan työhön.

Työtuntilomake saapuu. Joku tarkistaa työntekijän, projektin, työtunnit, päivämäärät ja allekirjoituksen. Kaikki on kunnossa. Hyväksytty. Sitten toimitetaan seuraava. Sitten vielä yksi. Lasku saapuu. Joku vertaa sitä ostotilaukseen tai sopimukseen, tarkistaa tiedot ja varmistaa, että kaikki on sovittujen ehtojen mukaista.

Molemmissa näissä esimerkeissä useimmiten kaikki on kunnossa. Mutta jonkun on tarkistettava asia.

Aika, joka kuluu rutiiniluonteisten tapahtumien tarkasteluun mahdollisen puuttuvan poikkeuksen etsimiseksi, on yksi asiakirjoja runsaasti sisältävien prosessien jatkuvista tehottomuuksista.

Entä jos prosessi toimisi päinvastoin? Sen sijaan, että ihmisten pitäisi tarkistaa kaikki löytääkseen virheitä, tekoäly suorittaisi ensimmäisen tason tarkistuksen ja nostaisi esiin vain ne tapahtumat, jotka vaativat ihmisen suorittamaa tarkistusta.

Ongelmana on vertailu

Tietojen poimiminen laskusta tai työtuntilomakkeesta on vain osa työtä. Suurin kysymys on, ovatko kyseiset tiedot asiayhteydessään paikkansapitäviä.

Esimerkiksi kun organisaatio vastaanottaa työtuntilomakkeita, sen on selvitettävä, onko henkilöllä oikeus kirjata työtunteja tietylle projektille, ovatko ilmoitetut tunnit kyseisen ostotilauksen rajoissa ja ovatko vaaditut tiedot, kuten päivämäärät ja allekirjoitukset, oikein. Tässä arvioinnissa työtuntilomaketta verrataan tapahtumaa koskeviin tietoihin ja arvioidaan, onko kaikki johdonmukaista.

Sama periaate pätee myös laskuihin. Lasku voi sisältää täysin selkeästi luettavia tietoja ja silti olla ongelmallinen. Tärkeä kysymys on, ovatko veloitukset sopusoinnussa sen kanssa, mitä taustalla olevassa sopimuksessa on sallittu.

Tutustu ohjelmaan ” M-Files ” (laskujen käsittelyagentti) ja ” M-Files ” (työtuntilomakkeiden tarkistusagentti)

M-Files in Custom Agent -sovellus voi analysoida saapuvan asiakirjan ja arvioida sen sisältämiä tietoja ennalta määriteltyjen liiketoimintavaatimusten ja asiaankuuluvien sääntelytietojen perusteella.

Työaikakirjauksen osalta tämä voi tarkoittaa sen tarkistamista, onko henkilö liitetty oikeaan projektiin, ovatko työtunnit määriteltyjen parametrien mukaisia, ovatko päivämäärät yhdenmukaiset ja onko vaaditut tiedot mukana.

Laskun osalta tämä voi tarkoittaa, että toimitetut tiedot verrataan asiaankuuluvaan sopimukseen tai muihin määriteltyihin vaatimuksiin ja että poikkeamat merkitään tarkastettaviksi.

Kummassakin tapauksessa agentti ei pelkästään kerää tietoa, vaan auttaa selvittämään, vaatiiko kyseinen tieto toimenpiteitä.

Selvitys: Asiakaspalvelija analysoi ensin saapuneen asiakirjan ja tunnistaa prosessissa tarvittavat tiedot. Kuka on toimittanut työaikakirjauksen? Mitkä päivämäärät ja kellonajat näkyvät siinä? Ovatko tarvittavat tiedot mukana? Tavoitteena on muuntaa asiakirjassa olevat tiedot – muodosta riippumatta – käyttökelpoiseksi kontekstiksi seuraavaa päätöstä varten.

Tuomari: Seuraavaksi on vuorossa tietojen tarkistaminen. Ovatko työtunnit sallituissa rajoissa? Vastaavatko tiedot asiaa koskevaa tilauslomaketta tai sopimusta? Onko vaadittu allekirjoitus olemassa? Tässä vaiheessa automaatio menee pidemmälle kuin pelkkä tietojen kerääminen. Käsittelijä soveltaa ennalta määriteltyjä liiketoimintavaatimuksia erottaakseen rutiiniluonteisen lähetyksen poikkeustapauksesta.

Toimenpide: Kun päätös on tehty, työnkulku voi reagoida siihen. Määritellyt vaatimukset täyttävä asiakirja etenee normaalin prosessin mukaisesti. Mahdolliset poikkeamat merkitään ja ohjataan lisätarkasteluun. Ihmiset ovat edelleen osa prosessia, mutta heidän huomionsa kohdistuu siihen työhön, joka sitä vaatii.

Siirtyminen poikkeuspohjaiseen työskentelyyn

Monet liiketoimintaprosessit perustuvat tarkasteluun, koska oletuksena on, että tietyssä prosenttiosuudessa asiakirjoista on jokin ongelma. Tekoälyn avulla voimme miettiä tätä toimintamallia uudelleen. Sen sijaan, että ihmiset tarkastaisivat jokaisen asiakirjan poikkeusten varalta, heidän aikansa voidaan käyttää tarkoituksenmukaisemmin tarkastelemalla vain niitä tapauksia, joissa poikkeuksia esiintyy.

Koska ”M-Files ” yhdistää asiakirjat niitä ympäröivään kontekstiin – mukaan lukien ihmiset, projektit ja prosessit – organisaatiot voivat siirtyä pois tilanteesta, jossa kutakin laskua tai työtuntilomaketta käsitellään erillisenä tiedostona. Tämä konteksti on keskeinen osa M-Files:n laajempaa lähestymistapaa, jonka avulla tekoäly voi päättellä tarkemmin ja automatisoida työtä luotettavasti.

Tuloksena on tehokas etenemisprosessi: asiakirjan ymmärtäminen, sen arviointi asiayhteydessä ja lopuksi toimenpiteiden toteuttaminen tuloksen perusteella.

Tämä muutos antaa toistuvien tarkastusten alle hautautuneille talous- ja asiantuntijapalvelutiimeille mahdollisuuden keskittyä työhön, jossa heidän asiantuntemustaan tarvitaan ja jossa he voivat tuottaa arvokasta tulosta.