5 oppituntia tekoälyn käyttöönoton valmistelusta asiakirjojen hallinnassa

Luotettava tekoäly perustuu luotettavaan liiketoimintasisältöön.

Tekoäly on siirtymässä avustavasta roolista toiminnalliseen rooliin. Verkkoseminaarissa ”Content Readiness for AI and Agents” asiantuntijat yrityksistä Forrester, Microsoft ja M-Files pohtivat, mitä tämä muutos merkitsee Copilot -sivuston ja tekoälyagenttien taustalla olevalle tiedolle.

Keskeinen viesti oli selkeä: luotettavat tekoälyn tulokset riippuvat hyvin hallinnoidusta tiedosta. Organisaatioille, jotka panostavat Microsoft 365:n Copilot ja automaatioon, sisällön valmius on nyt käytännönläheinen liiketoiminnallinen prioriteetti. Tässä on viisi keskeistä johtopäätöstä.

1. Luotettava tekoäly on tietoon liittyvä ongelma

Tekoälyhankkeet alkavat usein malleista, työkaluista ja käyttötapauksista. Tulosten laatu riippuu kuitenkin kokemuksen taustalla olevasta tiedosta. Vanhentunut, päällekkäinen, väärin oikeuksin varustettu tai irrallinen sisältö voi johtaa puutteellisiin vastauksiin ja epäluotettaviin toimiin.

Tämän vuoksi tekoälyn käyttöönotto on tietohallinnon painopistealue. Nykyaikainen asiakirjanhallintajärjestelmä auttaa organisaatioita varmistamaan tietojen luotettavuuden, selkeän vastuunjaon, asianmukaiset käyttöoikeudet sekä elinkaaren hallinnan. Tavoitteena ei ole asettaa jokaista tiedostoa tekoälyn saataville, vaan varmistaa, että oikeat tiedot ovat luotettavasti ihmisten ja agenttien käytettävissä.

2. Kaikelle sisällölle ei tarvita samaa hallintotasoa

Päivittäiseen yhteistyöhön liittyvä sisältö voi jäädä niihin työkaluihin, jotka sopivat parhaiten tiimityöhön ja tuottavuuteen. Muu tieto vaikuttaa suoraan toimintaan, säännösten noudattamiseen, riskeihin ja tekoälyn tuloksiin, minkä vuoksi se vaatii tiukempaa valvontaa. Tähän strategiseen liiketoimintasisältöön kuuluvat:

• Sopimukset ja asiakasasiakirjat
• Laatu- ja vaatimustenmukaisuusasiakirjat
• Vakiintuneet toimintamenetelmät
• Suunnittelu ja tekninen dokumentaatio
• Säännellyt tiedot ja hyväksyntäprosessin kautta käsiteltävä sisältö

Vanhentuneen sopimuksen, vanhentuneen menettelyn tai luvattoman asiakirjan käytöstä aiheutuvat seuraukset ovat vakavammat. Yrityksen asiakirjojen hallinnan avulla organisaatiot voivat soveltaa tiukempaa hallintoa ja elinkaaren hallintaa juuri siellä, missä sillä on eniten merkitystä, ilman että jokaiselle tiedostolle aiheutuu tarpeetonta hankaluutta.

3. Liiketoimintaympäristö lisää tiedon hyödyllisyyttä

Yksittäinen asiakirja kertoo harvoin koko tarinan. Sopimus on hyödyllisempi, kun tekoäly ymmärtää asiakkaan, yrityksen omistajan, hyväksymistilanteen, uusimispäivän ja asiaan liittyvät velvoitteet.

Tässä älykäs asiakirjojen hallinta menee tallennusta pidemmälle. M-Files yhdistää asiakirjat asiakkaisiin, sopimuksiin, projekteihin, toimittajiin, omaisuuserään, hyväksyntöihin ja liiketoimintaprosesseihin. Tämän kontekstin avulla ihmiset ja tekoäly pystyvät erottamaan hyväksytyn ohjeen luonnoksesta, voimassa olevan sopimuksen vanhentuneesta tai nykyisen menettelytavan vanhentuneesta versiosta.

Microsoft Work IQ voi näyttää, mitä kokouksissa, sähköposteissa, keskusteluissa ja asiakirjoissa on tapahtunut. Liiketoimintakonteksti auttaa selittämään, miksi kyseinen työ on merkityksellistä, yhdistämällä toiminnan niihin asiakkaisiin, projekteihin ja tuloksiin, joita se tukee.

4. Microsoft tarjoaa perustan turvalliselle ja säännellylle tekoälylle

Organisaatiot haluavat hyödyntää tekoälyn tuomia innovaatioita luopumatta turvallisuudesta, säännösten noudattamisesta, hallinnosta tai valvonnasta. Microsoft tarjoaa integroidun perustan, joka kattaa tuottavuuden, yhteistyön, identiteetin, tietoturvan ja tekoälyn. Microsoft Purview tukee tietoturvaa ja säännösten noudattamista Microsoft 365:ssä Copilot, kun taas SharePoint ja SharePoint Embedded tarjoavat Microsoft-pohjaisia sisältöpalveluita.

M-Files laajentaa näitä Microsoftin ominaisuuksia liiketoimintakontekstilla, työnkulkuilla ja arvokkaan tiedon elinkaaren hallinnalla. Yhdessä M-Files ja Microsoft 365 auttavat organisaatioita tuomaan hallitun sisällön osaksi työnkulkua.

5. Agenttien valmius alkaa sisällön valmiudesta

Tekoälyagentit eivät pelkästään etsi ja tiivistä tietoa. Ne voivat tukea työnkulkuja ja asiakirjoihin perustuvia toimia. Organisaatiot, jotka valmistautuvat agenttipohjaisen tekoälyn tulevaisuuteen, tarvitsevat tietoa, jota hallitaan asianmukaisesti, joka on kytketty liiketoimintaprosesseihin ja joka on valmis tukemaan automatisoituja päätöksiä ja toimia. Ennen kuin organisaatiot laajentavat näitä valmiuksia, niiden toimintaa ohjaavan tiedon tulisi olla ajantasaista, käyttöoikeuksien mukaisesti hallittua ja kytkettyä asiaankuuluvaan prosessiin.

Organisaatioiden ei tarvitse muuttaa jokaista asiakirjaa. Käytännöllinen lähtökohta on:

1. Määritä, mitkä tiedot ovat tärkeimpiä.
2. Arvioi sen riskit ja valmiustaso.
3. Otetaan käyttöön asianmukaiset hallinto-, omistajuus- ja elinkaaren hallintamenetelmät.
4. Lisää agenttien tarvitsema liiketoimintakonteksti.
5. Tarjota luotettavaa ja hallinnoitua tietoa Copilot -palveluille ja tekoälyagenteille.

Asiakirjojen hallinnasta tekoälyvalmiuteen

Verkkoseminaari korosti selkeää yhteyttä tekoälyn käyttövalmiuden ja asiakirjojen hallinnan välillä. Nykyaikaisessa asiakirjojen hallinnassa ei ole kyse pelkästään tiedostojen tallentamisesta ja löytämisestä. Siinä on kyse olennaisen tiedon hallinnasta, liiketoiminnallisen kontekstin lisäämisestä sekä sisällön saattamisesta ihmisten, prosessien, Copilot ja tekoälyagenttien käyttöön.

Organisaatiot, jotka vahvistavat tiedonhallintaa ja kontekstia, voivat vähentää riskejä, parantaa luotettavan sisällön saatavuutta ja tukea luotettavampia tekoälyn tuloksia. Seuraava käytännön askel on keskittyä liiketoiminnalle merkittävimpään tietoon ja valmistella se tekoälyratkaisuja varten, jotka ovat siitä riippuvaisia.