Todellisen maailman tiedonhallinnan käyttötapaus: Asiakirjojen reitittäminen ja allekirjoittaminen sähköisesti

Tämä artikkeli on osa neliosaisen sarjaa, jossa esitellään M-Files kaltaisten tiedonhallintaratkaisujen käytännön käyttötapauksia. Tutustu muihin kolmeen osaan täällä:

• Tietojen ja asiakirjojen jakaminen asiakkaiden kanssa
• Sisäisten rikkomusten tunnistaminen
• Nelisilmäinen tarkastelu ja hyväksyntä

Saatat yllättyä siitä, että yksi merkityksellisimmistä, pitkäaikaisimmista ja myönteisimmistä muutoksista, joita voit tehdä yrityksellesi, liittyy suoraan johonkin, jota monet meistä pitävät luultavasti itsestäänselvyytenä: sähköisiin allekirjoituksiin.

Erään tuoreen tutkimuksen mukaan 92 prosenttia rahoituslaitoksista on voinut vähentää skannausvirheitä työnkulussaan ottamalla käyttöön sähköiset allekirjoitukset. Toinen 66 prosenttia niistä pystyi vähentämään merkittävästi puuttuvien tiedostojen määrää ja parantamaan näin tietojen laatua.

Eräässä toisessa tuoreessa tutkimuksessa todettiin, että kaikkien toimialojen yritykset säästävät keskimäärin 55-78 prosenttia, kun ne siirtyvät sähköisiin allekirjoituksiin paperin sijaan - kun otetaan huomioon esimerkiksi materiaali-, hallinto- ja tilauskustannukset.

Ehkä kaikkein tärkein tilasto on kuitenkin seuraava: allekirjoitetun asiakirjan saaminen vanhanaikaisella tavalla - eli paperikopiona - kestää keskimäärin noin viisi päivää. Sähköisen allekirjoituksen hankkimiseen kuluu aikaa?

Noin 37 minuuttia. 

Allekirjoitusten hankkiminen on olennainen osa liiketoiminnan harjoittamista - toimialasta riippumatta. Silti monilla ihmisillä on vaikeuksia tässä näennäisen yksinkertaisessa prosessissa, ja he maksavat siitä valtavia kustannuksia.

Oikeanlaisen tiedonhallintajärjestelmän, kuten M-Files, avulla voit kuitenkin hoitaa kaiken helposti, yksinkertaisesti ja tehokkaasti. Voit hyödyntää teknologiaa työnkulkujesi tukemiseen ja tehostamiseen, jolloin voit keskittyä vähemmän hallinnollisiin tehtäviin ja enemmän menestyvän liiketoiminnan rakentamiseen – juuri niin kuin asian kuuluukin olla.

M-Files asiakirjojen sähköiseen reititykseen ja allekirjoittamiseen

Kaiken kaikkiaan M-Files työkalu, joka on suunniteltu poistamaan paperipohjaisiin ja manuaalisiin asiakirjojen hyväksymisprosesseihin liittyvät vaivat, kustannukset ja jopa tietoturvariskit.

Jokaisella yrityksellä, sen koosta riippumatta, on asiakirjoja, jotka vaativat allekirjoituksia, jotta ne voidaan panna täytäntöön. Tällaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi sopimukset, ostotilaukset ja muut asiakirjat. Aivan liian monissa yrityksissä tämä on edelleen manuaalinen prosessi, joka tapahtuu joko sähköpostitse tai - mikä vielä pahempaa - tulostetuilla paperilapuilla, jotka kulkevat henkilöltä toiselle tehottomassa ja uuvuttavassa prosessissa.

Joka kerta, kun asiakirja vaihtaa omistajaa, se voi kadota. Siinä on mahdollisuus tehdä virhe, joka aloittaa prosessin alusta. Eri versiot voivat päätyä maailmalle samaan aikaan, mikä sekoittaa prosessia merkittävästi.

Riippumatta siitä, katoaako kohde, vahingoittuuko se tai onko se ristiriidassa toisen version kanssa, kaksi asiaa pysyy totena: aikaa menee valtavasti hukkaan, ja operatiivinen riski kasvaa paljon suuremmaksi kuin mitä sinun pitäisi kestää.

Oikeanlainen tiedonhallinta-alusta, kuten M-Files, voi kuitenkin ottaa käyttöön näihin asiakirjoihin yksinkertaisen työnkulun ja parantaa tilannetta merkittävästi käyttöönoton jälkeen. M-Files avulla voit hallita koko tarkistus-, hyväksymis- ja sähköisen allekirjoitusprosessin alusta loppuun – kaikki yhden ainoan virallisen version pohjalta.

Kaiken kaikkiaan prosessi menee vähän näin:

1. Luo. Käyttäjät luovat asiakirjan, olipa se sitten sopimus, ostotilaus, toimitussopimus tai jotain muuta.
2. Ilmoita, tarkista ja hyväksy. Sen jälkeen he määrittävät sille työnkulun - ilmoittavat osapuolille ja antavat sen mahdollisten tarkastajien ja hyväksyjien saataville. Nämä voivat olla tilanteesta riippuen muita työntekijöitä, organisaation johtajia tai jopa ulkoisia lähteitä, kuten asiakkaita.
3. Allekirjoitus. Tästä eteenpäin M-Files kaikkien merkittävimpien sähköisen allekirjoituksen ohjelmistotoimittajien ratkaisuihin sähköisten allekirjoitusten toteuttamiseksi.
4. Tallenna. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, se on saatavilla M-Files järjestelmässä yhtenäisenä ja virheettömänä versiona, M-Files työ voi jatkua keskeytyksettä.

Kaiken tämän lisäksi voit poistaa kaikki turhauttavat manuaaliset prosessit ja paperiasiakirjat matkan varrella.

Saman edellä mainitun tutkimuksen mukaan asiakirjan laatiminen ja allekirjoittaminen sähköisesti maksaa kirjaimellisesti 55 prosenttia vähemmän kuin paperilla. Tämä saattaa kuulostaa hyvältä, mutta älä koskaan unohda, että voit tehdä useita virheitä, jotka heikentävät sijoitetun pääoman tuottoa.

Juuri tämä on yksi tärkeimmistä syistä siihen, miksi M-Files kaltainen älykäs tiedonhallinta-alusta M-Files niin tehokas. M-Files ei ainoastaan M-Files sinua luomaan parempia työnkulkuja asiakirjojen kierrätykseen ja allekirjoittamiseen, vaan se myös tuo nämä tehokkuusedut koko organisaatiosi käyttöön sujuvasti. Ne, jotka tarvitsevat pääsyn allekirjoitettuun asiakirjaan työnsä tekemistä varten, saavat sen käyttöönsä hetkessä.

Kaikki tämä palvelee kaikkein tärkeintä tavoitetta: käyttäjillesi annetaan mahdollisuus keskittyä vähemmän aikaa vieviin hallinnollisiin tehtäviin, jotta he voivat keskittyä enemmän liiketoimintaasi, kuten pitääkin.