Tämä artikkeli on yksi neliosaisesta sarjasta, jossa esitellään reaalimaailman käyttötapauksia tiedonhallintaratkaisuista, kuten M-Files. Tutustu kolmeen muuhun osaan täällä:

• Tietojen ja asiakirjojen jakaminen asiakkaiden kanssa
• Sisäisten rikkomusten tunnistaminen
• Nelisilmäinen tarkastelu ja hyväksyntä

Saatat yllättyä siitä, että yksi merkityksellisimmistä, pitkäaikaisimmista ja myönteisimmistä muutoksista, joita voit tehdä yrityksellesi, liittyy suoraan johonkin, jota monet meistä pitävät luultavasti itsestäänselvyytenä: sähköisiin allekirjoituksiin.

Erään tuoreen tutkimuksen mukaan 92 prosenttia rahoituslaitoksista on voinut vähentää skannausvirheitä työnkulussaan ottamalla käyttöön sähköiset allekirjoitukset. Toinen 66 prosenttia niistä pystyi vähentämään merkittävästi puuttuvien tiedostojen määrää ja parantamaan näin tietojen laatua.

Eräässä toisessa tuoreessa tutkimuksessa todettiin, että kaikkien toimialojen yritykset säästävät keskimäärin 55-78 prosenttia, kun ne siirtyvät sähköisiin allekirjoituksiin paperin sijaan - kun otetaan huomioon esimerkiksi materiaali-, hallinto- ja tilauskustannukset.

Ehkä kaikkein tärkein tilasto on kuitenkin seuraava: allekirjoitetun asiakirjan saaminen vanhanaikaisella tavalla - eli paperikopiona - kestää keskimäärin noin viisi päivää. Sähköisen allekirjoituksen hankkimiseen kuluu aikaa?

Noin 37 minuuttia. 

Allekirjoitusten hankkiminen on olennainen osa liiketoiminnan harjoittamista - toimialasta riippumatta. Silti monilla ihmisillä on vaikeuksia tässä näennäisen yksinkertaisessa prosessissa, ja he maksavat siitä valtavia kustannuksia.

Oikean tiedonhallintajärjestelmän, kuten M-Files, avulla voit kuitenkin tehdä kaikesta helppoa, yksinkertaista ja tehokasta. Pystyt käyttämään teknologiaa työnkulkujesi tukemiseen ja tehostamiseen, jolloin voit keskittyä vähemmän hallinnolliseen puoleen ja enemmän menestyvän liiketoiminnan rakentamiseen, juuri niin kuin sen kuuluukin olla.

M-Files Lähestymistapa asiakirjojen sähköiseen reitittämiseen ja allekirjoittamiseen

Kaiken kaikkiaan M-Files on työkalu, joka on suunniteltu poistamaan paperipohjaisiin ja manuaalisiin asiakirjojen hyväksymisprosesseihin liittyvät hankaluudet, kustannukset ja jopa turvallisuusriskit.

Jokaisella yrityksellä, sen koosta riippumatta, on asiakirjoja, jotka vaativat allekirjoituksia, jotta ne voidaan panna täytäntöön. Tällaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi sopimukset, ostotilaukset ja muut asiakirjat. Aivan liian monissa yrityksissä tämä on edelleen manuaalinen prosessi, joka tapahtuu joko sähköpostitse tai - mikä vielä pahempaa - tulostetuilla paperilapuilla, jotka kulkevat henkilöltä toiselle tehottomassa ja uuvuttavassa prosessissa.

Joka kerta, kun asiakirja vaihtaa omistajaa, se voi kadota. Siinä on mahdollisuus tehdä virhe, joka aloittaa prosessin alusta. Eri versiot voivat päätyä maailmalle samaan aikaan, mikä sekoittaa prosessia merkittävästi.

Riippumatta siitä, katoaako kohde, vahingoittuuko se tai onko se ristiriidassa toisen version kanssa, kaksi asiaa pysyy totena: aikaa menee valtavasti hukkaan, ja operatiivinen riski kasvaa paljon suuremmaksi kuin mitä sinun pitäisi kestää.

Oikea tiedonhallintajärjestelmä, kuten M-Files, voi kuitenkin soveltaa yksinkertaista työnkulkua näihin asiakirjoihin ja parantaa tilannetta huomattavasti käyttöönoton jälkeen. Käyttämällä M-Files voit hallita koko tarkastus-, hyväksymis- ja sähköisen allekirjoituksen prosessia alusta loppuun - kaikki yhdellä ainoalla arvovaltaisella versiolla.

Kaiken kaikkiaan prosessi menee vähän näin:

1. Luo. Käyttäjät luovat asiakirjan, olipa se sitten sopimus, ostotilaus, toimitussopimus tai jotain muuta.
2. Ilmoita, tarkista ja hyväksy. Sen jälkeen he määrittävät sille työnkulun - ilmoittavat osapuolille ja antavat sen mahdollisten tarkastajien ja hyväksyjien saataville. Nämä voivat olla tilanteesta riippuen muita työntekijöitä, organisaation johtajia tai jopa ulkoisia lähteitä, kuten asiakkaita.
3. Allekirjoitus. Sieltä käsin M-Files integroituu kaikkien tärkeimpien sähköisen allekirjoituksen ohjelmistotoimittajien kanssa sähköisten allekirjoitusten toteuttamiseksi.
4. Kauppa. Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, se on saatavilla osoitteessa M-Files , ja työ voi jatkua keskeytyksettä.

Kaiken tämän lisäksi voit poistaa kaikki turhauttavat manuaaliset prosessit ja paperiasiakirjat matkan varrella.

Saman edellä mainitun tutkimuksen mukaan asiakirjan laatiminen ja allekirjoittaminen sähköisesti maksaa kirjaimellisesti 55 prosenttia vähemmän kuin paperilla. Tämä saattaa kuulostaa hyvältä, mutta älä koskaan unohda, että voit tehdä useita virheitä, jotka heikentävät sijoitetun pääoman tuottoa.

Tämä on suuri osa siitä, miksi M-Files kaltainen älykäs tiedonhallinta-alusta on ylipäätään niin tehokas. Sen lisäksi, että M-Files voi auttaa sinua rakentamaan parempia työnkulkuja asiakirjojen reitityksen ja allekirjoittamisen ympärille, se myös tuo nämä tehokkuudet saataville tavalla, joka kulkee vapaasti koko yrityksessäsi. Henkilöt, jotka tarvitsevat allekirjoitetun asiakirjan käyttöönsä tehdäkseen työtään, saavat sen hetkessä.

Kaikki tämä palvelee kaikkein tärkeintä tavoitetta: käyttäjillesi annetaan mahdollisuus keskittyä vähemmän aikaa vieviin hallinnollisiin tehtäviin, jotta he voivat keskittyä enemmän liiketoimintaasi, kuten pitääkin.