Todellisen maailman tiedonhallinnan käyttötapaus: Nelisilmäinen tarkastelu ja hyväksyntä

Tämä artikkeli on osa neliosaisen sarjaa, jossa esitellään M-Files kaltaisten tiedonhallintaratkaisujen käytännön käyttötapauksia. Tutustu muihin kolmeen osaan täällä:

• Tietojen ja asiakirjojen jakaminen asiakkaiden kanssa
• Asiakirjojen reitittäminen ja allekirjoittaminen sähköisesti
• Sisäisten rikkomusten tunnistaminen

Neljä silmää -periaatteen periaate on pohjimmiltaan yksinkertainen: kahden eri henkilön on hyväksyttävä jokin toimenpide ennen kuin se voidaan toteuttaa. Olet varmasti kuullut vanhan sanonnan "kaksi päätä on parempi kuin yksi". Tämä on yksinkertaisesti sama käsite sovellettuna laajempaan yritysmaailmaan.

Four Eyes -periaatetta sovelletaan monilla eri toimialoilla. Esimerkiksi lakimiesammatissa monissa asiakirjoissa vaaditaan yhden allekirjoituksen sijasta kaksi allekirjoitusta. Vähittäiskaupassa voi olla vaatimuksena, että vähintään kaksi henkilöä purkaa kuorma-autoa tai varastoi hyllyjä samanaikaisesti, jotta loukkaantumis- tai varkausriskiä voitaisiin vähentää. Jopa joissakin tiedonhallintajärjestelmissä vaaditaan, että kahden henkilön on hyväksyttävä asiakirjojen päivitykset, ennen kuin muutokset siirretään tietoihin.

Siitä huolimatta, mitä todella yrität tehdä, on lisätä vastuullisuutta kaikkialla. Toinen henkilö saattaa huomata virheen tai muunlaisen ongelman asiakirjassa, jonka ensimmäinen henkilö ei huomannut.

Joissakin ympäristöissä tämä on tietysti helpommin sanottu kuin tehty - erityisesti silloin, kun tiedot ovat hajaantuneet moniin eri arkistoihin ja johtajilta saattaa puuttua perusnäkyvyys siitä, mitä tallennetaan minne, milloin ja miten. Jos et ole varma, missä asiakirjan viimeisin versio on, on vaikea saada yhtä henkilöä allekirjoittamaan tai tarkistamaan sitä - saati kahta.

Onneksi on olemassa ratkaisu, jonka avulla voit hyödyntää nelisilmäperiaatteen kaikki edut täysimääräisesti. Yksinkertainen työnkulkuprosessi M-Files kaltaisessa tiedonhallintajärjestelmässä ei ainoastaan M-Files tästä helpompaa kuin koskaan, vaan myös yksinkertaista ja tehokasta.

Neljän silmän periaate ja M-Files: täydellinen yhdistelmä

Ajattele neljän silmän periaatetta asiantuntijapalveluyrityksessä, jossa kahden eri henkilön on tarkistettava sama asiakirja ennen kuin se päätyy asiakkaan käsiin. Tässä tapauksessa tämä protokolla tarjoaa laadunvalvontatason kaikille asiakastoimituksille - puhumattakaan tarkistuksista ja tasapainotuksista, joilla varmistetaan, että tärkeät asiat lähtevät ajoissa ulos ovesta.

Jos yritys on esimerkiksi viimeistellyt päivitetyn yhtiöveroilmoituksen asiakkaalle, on selvää, että vähintään kahden henkilön on tarkistettava se - sen laatineen kirjanpitäjän ja asiakkaan tilinhoitajan.

M-Files kaltaisella tiedonhallintaratkaisulla näiden kahden henkilön ei tarvitse olla jatkuvassa yhteydessä toisiinsa, sillä järjestelmä on suunniteltu hoitamaan prosessin jokaisen vaiheen. Heti kun yrityksen veroilmoitus on valmis, tiedot ohjataan automaattisesti työnkulkuun, joka ilmoittaa asiasta välittömästi tarkistajille. Tämä tapahtuu riippumatta siitä, missä tiedot on tallennettu tai missä tietovarastossa ne sijaitsevat. M-Files erilliset tietovarastot ja luo yhden luotettavan tietolähteen koko yritykselle.

Tässä vaiheessa kaikki yhteistyökumppanit voivat laatia asiakirjan yhdessä ja lisätä muistiinpanoja lisämuutoksia varten. Vasta kun kaikki keskeiset sidosryhmät ovat virallisesti hyväksyneet kaiken, asiakirja hyväksytään asiakkaan toimitettavaksi. Näin varmistetaan, että asiakkaalle toimitetaan vain paras mahdollinen versio asiakirjasta, mikä parantaa asiakkaan kokemusta ja estää tarpeettomat viivästykset.

Menemättä liian pitkälle, nelisilmäiset hyväksyntätyönkulut voidaan konfiguroida yrityksen haluamalla tavalla.

Peräkkäinen, peräkkäinen hyväksyntä. Yksi tällainen kokoonpano on peräkkäinen hyväksyntätyönkulku, jossa asiakirja siirtyy ensimmäiselle hyväksyjälle ja sen jälkeen toiselle.

Samanaikainen, rinnakkainen hyväksyntä. Toisessa vaihtoehdossa tarkastelu ja hyväksyntä suoritetaan samanaikaisesti, ja kun molemmat ovat saaneet tarkastelunsa päätökseen, asiakirjaprosessi on valmis.

Konfigurointi on täysin käyttäjän päätettävissä. Joka tapauksessa tämäntyyppinen työnkulun automatisointi on erinomainen tapa luoda neuvoa-antavista tuotoksista kirjausketju, jonka avulla voidaan seurata, kuka teki mitäkin muutoksia, milloin ja miksi. Jos jokin asiakirjaan liittyvä asia tulee tulevaisuudessa kyseenalaiseksi, voit aina nähdä, kuka teki mitäkin tarkistuksia, ja saada selville, mitkä olivat heidän perustelunsa. Tämä ei ole hyödyllistä vain asiakirjojen yleisen tilan seurannassa niiden kulkiessa liiketoimintasi läpi - se on myös ehdottoman tärkeää vaatimustenmukaisuuden ja jopa oikeudellisten syiden vuoksi.

Yleisesti ottaen organisaatioilla, joilla on yleensä vaikeuksia toteuttaa Four Eyes -periaatetta menestyksekkäästi, on vaikeuksia, koska ne eivät alun perin hallitse tietojaan. Niillä ei yleensä ole tapaa seurata käytössä olevien asiakirjojen edistymistä, mikä johtaa tilanteeseen, jossa kaksi eri henkilöä saattaa työskennellä asiakirjan eri versioiden pohjalta - mikä aiheuttaa tarpeettomia virheitä matkan varrella.

Toisaalta oikeanlainen tiedonhallintajärjestelmä, kuten M-Files, on suunniteltu estämään tällaiset tilanteet. M-Files purkamaan tietosilot, jolloin viestintä ja yhteistyö sujuvat helpommin kuin koskaan aiemmin. Tämä puolestaan tuottaa tärkeimmän edun: tilanteen, jossa nelisilmäperiaatetta noudatetaan nopeasti ja saumattomasti.