Tietohallinto on tekoälyn käyttöönoton perusta

Microsoft 365:n Copilot -ratkaisun onnistunut käyttöönotto edellyttää turvallista ja hallittua tietopohjaa. Organisaatioiden on tunnistettava luotettava tieto, otettava käyttöön asianmukaiset hallintatoimenpiteet ja varmistettava, että tekoäly pääsee käsiksi tarkkaan, olennaiseen ja asianmukaisesti hallittuun sisältöön.

Alan tutkimukset ja asiakaskeskustelut osoittavat, että monien organisaatioiden Microsoft 365:n Copilot käyttöönotto kestää pidempään, kun ne arvioivat käyttöoikeuksia, tiedonhallintaa ja sisällön tietoturvan valmiutta. Huoli siitä, että Copilot reagoi vanhentuneiden tietojen perusteella tai että tietoja jaetaan liikaa, saa organisaatiot arvioimaan uudelleen, miten tietoja suojataan, ylläpidetään ja jaetaan. Microsoftin ohjeissa korostetaan, kuinka tärkeää on puuttua liialliseen tietojen jakamiseen, käyttöoikeuksiin ja tietojen suojaamiseen, kun organisaatiot valmistautuvat ottamaan käyttöön Copilot -palvelun.

Esimerkiksi erään alan tutkimuksen mukaan 66 % yrityksistä oli lykännyt tai harkinnut uudelleen pilvipohjaisten sovellusten ( Copilot ) käyttöönottoa arkaluonteisiin tietoihin pääsyyn liittyvien huolenaiheiden vuoksi.

Huoli on ymmärrettävä, mutta asiaa ymmärretään usein väärin. Microsoft 365:n Copilot toimii Microsoftin luottamusrajojen sisällä ja noudattaa olemassa olevia identiteetti-, käyttöoikeus-, tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusvalvontamenettelyjä. Se perustaa vastauksensa tietoihin, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus. Siksi hallinnon kypsyys, jakamiskäytännöt, sisällön tietoturva ja tietojen valmius ovat onnistuneen käyttöönoton perusta.

Copilot ei ohita Microsoftin tietoturvatoimenpiteitä. Sen avulla voidaan selvittää, missä tietojenhallintakäytännöissä ja käyttöoikeuksien hallinnassa on parannettavaa, ennen kuin organisaatiot laajentavat tekoälyn käyttöä.

Copilot in liiallisen jakamisen takana piilevä todellinen tekoälyn käyttöönoton haaste

Vuosien ajan organisaatiot ovat keränneet sisältöä SharePointiin, Teams-palveluun, OneDriveen, tiedostojakoihin, sähköpostiin ja liiketoimintasovelluksiin. Valtaviin sisältömääriin liittyy usein laajoja jakamisoikeuksia, epäjohdonmukaisia käyttöoikeuksien hallintaa, vanhentuneita asiakirjoja, päällekkäisiä tiedostoja, omistajuuden puuttumista, nimettömiä linkkejä sekä tietoja, joita ei ole luokiteltu asianmukaisesti liiketoiminnan tarpeiden mukaan.

Ennen generatiivisen tekoälyn tuloa monet näistä ongelmista jäivät huomaamatta hajanaisten tietovarastojen ja rajoitettujen hakumahdollisuuksien vuoksi. Luonnollisen kielen avulla tapahtuva pääsy tietoon Copilot :n kautta muuttaa tilanteen. Kun ihmiset voivat esittää kysymyksen osoitteessa Copilot sen sijaan, että selaisivat kansioita, aiemmin vaikeasti löydettävää tietoa voi olla helpompi löytää ja käyttää. Toisinaan tätä tietoa ei kuitenkaan ole tarkoitettu löydettäväksi, koska sitä ei ole alun perin hallinnoitu asianmukaisesti.

Copilot saa organisaatiot ottamaan kantaa vuosien aikana kertyneeseen sisältöön ja epätasaisiin hallintakäytäntöihin. Strateginen kysymys ei koske pelkästään vanhentunutta tietoa tai liiallista tiedon jakamista. Kyse on siitä, ovatko tiedonhallintakäytännöt riittävän kehittyneitä tukemaan tekoälyä laajamittaisesti.

Tekoälyn käyttöönotto alkaa tiedonhallinnasta

Monet organisaatiot lähestyvät tekoälyvalmiutta teknologian käyttöönottoprojektina. Käytännössä menestys riippuu muustakin kuin käyttöoikeuksista. Organisaatiot tarvitsevat selkeän vastuunjaon, tietojen hallintamenetelmät ja prosessit, joilla varmistetaan, että tärkeät tiedot pysyvät paikkansapitävinä, ajantasaisina ja asianmukaisesti hallinnoituina.

Microsoftin ohjeissa määritellään liiallisen tietojen jakamisen korjaaminen, täytäntöönpanokelpoiset suojatoimenpiteet ja sääntelyvaatimukset turvallisen ja hallitun Copilot -perustan keskeisiksi osiksi. Ohjeissa ohjataan organisaatioita myös käyttämään Microsoft Purview -palvelua liiallisen tietojen jakamisen riskien arvioimiseen ja korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseen.

Tavoitteena ei ole hallinnoida jokaista asiakirjaa samalla tavalla. Tärkeintä on tunnistaa arvokas ja riskialtis tieto sekä soveltaa siihen sopivia valvontatoimenpiteitä. Sopimukset, laatutiedot, asiakasasiakirjat, vakiintuneet toimintamenetelmät, tekniset asiakirjat ja säännelty sisältö vaativat usein tiukempaa vastuun määrittelyä, suojausta ja elinkaaren hallintaa kuin yleinen yhteistyösisältö.

”Tekoälyn käyttövalmius on viime kädessä tietojen käyttövalmiutta. Organisaatiot, jotka panostavat asiakirjojen hallinnan parhaiden käytäntöjen noudattamiseen hallinnon, käyttöoikeuksien, sisällön laadun ja ajantasaisuuden hallitsemiseksi, ovat paremmassa asemassa tarjoamaan luotettavia tekoälykokemuksia laajassa mittakaavassa.”

Ian Story, pääarkkitehti, OneDrive & SharePoint, Microsoft

Miksi pelkkä käyttöoikeuksien myöntäminen ei riitä

Käyttöoikeudet määrittävät, mihin käyttäjät pääsevät käsiksi. Liiketoimintakonteksti auttaa organisaatioita määrittämään, mihin tietoihin tulisi luottaa, mitä tietoja tulisi suojata, säilyttää ja tuoda esiin tekoälypohjaista työtä varten, selventämällä tietojen käyttötarkoitusta, omistajuutta ja liiketoiminnallista merkitystä.

Sopimus, laatutiedote, asiakastiedosto, tekninen asiakirja tai viranomaisille toimitettava asiakirja sisältää liiketoiminnallista merkitystä, jota pelkkä kansiopolku ei pysty ilmaisemaan. Sisällön yhdistäminen niihin prosesseihin, velvoitteisiin ja asiakirjoihin, joita se tukee, mahdollistaa tarkemmat luokittelu-, säilytys-, tarkastus- ja käyttöoikeuspäätökset.

Tämä lisäkonteksti auttaa varmistamaan, että tekoäly perustuu merkitykselliseen, luotettavaan ja liiketoimintavaatimusten mukaiseen tietoon.

Miten Microsoft ja M-Files toimivat yhdessä

Microsoft tarjoaa luotettavan perustan yhteistyölle, sisällön tietoturvalle, hallinnolle, vaatimustenmukaisuudelle ja tekoälylle Microsoft 365:n, SharePointin, Microsoft Purviewin, Microsoft Defenderin ja Microsoft 365:n kautta Copilot. Microsoftin hallinto-ohjeissa suositellaan tunnistamaan tiedot, joiden jakaminen saattaa olla liian laajaa, korjaamaan käyttöoikeusongelmia, ottamaan käyttöön suojatoimenpiteitä sekä ylläpitämään sääntelyyn ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä valvontamenetelmiä.

M-Files laajentaa Microsoft 365:n älykkäillä asiakirjojenhallintaominaisuuksilla, jotka auttavat organisaatioita hallinnoimaan tärkeää liiketoimintatietoa metatietojen, työnkulun automatisoinnin, asiakirjojen hallinnan ja tietojen hallintatoimintojen avulla.

Tämä täydentävä lähestymistapa auttaa organisaatioita vahvistamaan tekoälyvalmiuttaan ja hyödyntämään samalla edelleen Microsoftin omia tietoturva-, vaatimustenmukaisuus-, yhteistyö- ja tekoälyominaisuuksia. Microsoft 365 Storagea (SharePoint Embedded) käyttävien asiakkaiden osalta sisältö säilyy asiakkaan Microsoft 365 -ympäristössä, kun taas M-Files tarjoaa metatiedot, työnkulut, käyttöoikeudet ja hallintatoiminnot.

Tekoälyn käyttöönoton edistämiseksi ja agenttien käyttöönottoon valmistautumiseksi M-Files voi tarjota seuraavaa tukea:

• Metatietopohjainen luokittelu strategiselle liiketoimintasisällölle
• Kontekstisidonnaiset käyttöoikeudet ja pääsypäätökset
• Selkeä vastuu liiketoimintatiedoista
• Asiakirjojen työnkulun automatisointi tarkastuksia, hyväksyntöjä ja hallintomenettelyjä varten
• Asiakirjojen hallinta ja elinkaaren hallinta
• Asiakirjojen väliset suhteet sekä niiden tukemat asiakkaat, projektit, sopimukset ja prosessit

Organisaatiot, jotka ottavat jo nyt käyttöön selkeät vastuu- ja tilivelvollisuusjärjestelmät, tietojen hallintamenetelmät sekä sisällön laatustandardit, ovat paremmin valmistautuneita tulevaisuuden tekoälyagentteihin ja -kokemuksiin. Kun tekoälyllä on yhä laajempi pääsy yritystietoihin, menestys riippuu yhä enemmän siitä, ovatko tiedot tarkkoja, ajantasaisia, asianmukaisesti suojattuja ja yhteydessä niihin liiketoimintaprosesseihin, joita ne tukevat.

Agenttien käyttövalmius perustuu tekoälyn käyttövalmiuteen. Ennen kuin organisaatiot voivat turvallisesti ottaa käyttöön tekoälyagentteja, jotka antavat suosituksia, automatisoivat työtä tai osallistuvat liiketoimintaprosesseihin, niiden on saatava luotettavaa, hallinnoitua ja kontekstirikkaata tietoa, jota syötetään näitä agentteja ohjaavalle tekoälylle.

Tekoälyn ja agenttien käyttövalmiuden tarkistuslista

Tavoitteena ei ole vähentää tekoälyn käyttöä, vaan parantaa sen hallintaa.

Kun organisaatiot siirtyvät tekoälyn kokeiluvaiheesta laajamittaiseen käyttöön, menestys riippuu yhä enemmän niiden kokemusten perustana olevan tiedon laadusta, tietoturvasta ja hallinnasta.

Microsoft tarjoaa luotettavan perustan identiteetin hallintaan, tietoturvaan, säännösten noudattamiseen, yhteistyöhön ja tekoälyyn. M-Files laajentaa tätä perustaa auttamalla organisaatioita määrittämään omistajuuden, automatisoimaan tietojen hallintaa ja hallinnoimaan sisältöä sen koko elinkaaren ajan.

Luotettava tekoäly perustuu tietoihin, jotka ovat tarkkoja, hyvin hallinnoituja, asianmukaisesti suojattuja ja suoritettavan työn kannalta merkityksellisiä. Organisaatiot, jotka vahvistavat näitä perustoja jo nyt, ovat paremmassa asemassa nopeuttamaan Microsoft 365:n Copilot käyttöönottoa, tukemaan tekoälyagentteja ja saamaan enemmän arvoa Microsoft-investoinneistaan.