Miten sisällyttää tekoäly turvallisesti Tech Stackiin?

Kolme tapaa käyttää M-Files Aino

Tilitoimistot kohtaavat uusia tietoturvahaasteita, joita aiheuttavat ChatGPT:n, Google Geminin ja Microsoft Copilot kaltaiset alustat. Jotkut tietotyöläiset jakavat asiakastietoja yleisesti saatavilla olevilla GenAI-alustoilla toimiston ohjeista huolimatta. He käyttävät näitä alustoja monenlaisiin tehtäviin, kuten kirjanpitotutkimuksiin, työpapereiden tarkistamiseen, asiakaskommunikaatioon ja muihin tarkoituksiin.

Yritysten on selvitettävä, miten ne voivat sisällyttää tekoälyn teknologiapakettiinsa turvallisesti ja suojatusti. Paras tapa edetä on tarjota henkilöstölle yrityksen hyväksymiä resursseja.

Tässä blogissa tarkastelemme, miten kirjanpitäjät voivat hyödyntää Aino päivittäisessä Aino , ja esittelemme esimerkkejä suoraan järjestelmästä.

Voita aikaa tekoälyavusteisen kirjanpidon avulla

Koska olen aiemmin työskennellyt julkisessa kirjanpidossa, olen perehtynyt satojen asiakirjojen käsittelyyn useiden eri asiakkaiden ja määräaikojen puitteissa parin kuukauden sisällä. Näiden asiakirjojen tarkistaminen tutustuakseni asiakkaan ainutlaatuiseen lähestymistapaan ja ymmärtääkseni, onko tämä edes sitä, mitä pyysin, oli säännöllistä. Etsimme aina parempaa tapaa!

M-Files kehittämän M-Files tekoälyteknologian avulla Aino tietotyön uudelle tasolle tuomalla yrityksesi tietopohjan ulottuvillesi. M-Files Aino järjestää tiedot, ymmärtää asiakirjojen kontekstin ja mahdollistaa käyttäjille helpon vuorovaikutuksen sisällön kanssa. Aino käyttäjien aikaa automatisoimalla välttämättömiä hallinnollisia tehtäviä, kuten sisällön tiivistämisen, kirjanpitotutkimuksen, tietojen syöttämisen ja paljon muuta!

Aino luonnollisen kielen malli helpottaa käyttäjien vuorovaikutusta sisällön ja alustan kanssa.

Luonnollisen kielen käsittelyn (NLP) etu

NLP-tekniikoiden avulla tietokoneet voivat ymmärtää ihmisten kieltä. Ne kurovat umpeen kuilun ihmisten puhumisen ja kirjoittamisen ja tietokoneiden käsittelykyvyn välillä. Gartner mukaan "NLP tarjoaa intuitiivisia viestintämuotoja ihmisten ja järjestelmien välille. NLP käsittää laskennallisia kielitekniikoita (symbolisia ja alasymbolisia), joiden tarkoituksena on tunnistaa, jäsentää, tulkita, merkitä automaattisesti, kääntää ja tuottaa (tai tiivistää) luonnollisia kieliä."

M-Files Aino esimerkki siitä, miten ihmiskäyttäjät voivat olla vuorovaikutuksessa luonnollisen kielen käsittelytekniikan kanssa. Aino kääntämään ja luomaan tekstiä kumppaneiden lähettämien tietojen perusteella henkilöstölle. Lisäksi Aino merkitä asiakirjoja Aino luomillaan metatiedoilla.

Aino aikaa

Work Trend Index -vuosiraportin mukaan 70 prosenttia ihmisistä siirtäisi työnsä tekoälylle työtaakan keventämiseksi. Yritysjohtajat sanovat kaksi kertaa todennäköisemmin, että tekoäly tuo lisäarvoa lisäämällä tuottavuutta kuin vähentämällä henkilöstöä.

Seuraavassa jaksossa keskitymme seuraaviin asiakirjatyyppeihin, joita kirjanpitäjät usein työstävät tai jotka he saavat asiakkailtaan:

• Toimeksiantokirjeet/sopimukset
• Vuokrasopimukset
• Asiakkaan tarjoama tuki

Täydellisyyden varmistaminen

Toimeksiantosopimusten ja muiden sopimusten osalta tilintarkastajat tarkistavat ensinnäkin, ovatko valtuutetut allekirjoittajat allekirjoittaneet sopimuksen asianmukaisesti. Toiseksi he varmistavat, että palvelujen kesto ja palkkiot on ilmoitettu oikein. Aino nopeasti selvittämään, kuka on allekirjoittanut asiakirjan ja milloin. Se pystyy myös laskemaan toimeksiannon kokonaiskustannukset.

Seuraavassa esimerkissä lähetämme Aino kolme kysely Aino . Saamamme vastaukset säästävät aikaa, sillä meidän ei tarvitse käydä jokaista sivua läpi manuaalisesti.

Kysely: Kuka on tämän asiakirjan allekirjoittaja?

Aino: Kyle Gillette

Kysely: Milloin tämä toimeksiantokirje laadittiin?

Aino: 1.4 .2024

Kysely: Kuinka paljon palvelut maksavat?

Aino: 50 000 dollaria

Varmistaakseen tämän käyttäjät voivat tarkastella asiakirjaa joko ”Esikatselu”-välilehdellä tai avaamalla asiakirjan. Käyttäjät voivat tarkistaa, että Aino vastaavat asiakirjan sisältöä. Kun he tietävät, mitä etsivät, he voivat tehdä tämän nopeasti.

Sisällön tiivistäminen

Asiakkaat toimittavat usein kymmeniä sivuja pitkiä vuokrasopimuksia. Ne voivat olla myös eri kielellä riippuen siitä, missä vuokrakohde tai omaisuuserä sijaitsee. Tämä lisää aikaa, joka kirjanpitäjän on käytettävä asiakirjan tarkasteluun löytääkseen havainnon tueksi tarvitsemansa tiedot.

M-Files Aino M-Files avulla voit pyytää asiakirjasta yhteenvedon omalla kielelläsi. Näin kirjanpitäjät voivat varmistaa, että heillä on käytössään pyynnön mukaiset oikeat asiakirjat. Lisäksi he voivat kysyä Aino , vuokrankorotuksista, vuokranantajasta ja vuokralaisesta sekä muista Aino . Kun kirjanpitäjä on selvittänyt, mitä tietoja hän tarvitsee, hän voi helposti avata asiakirjan ja varmistaa, että Aino oikeat tiedot.

Seuraavassa esimerkissä esitämme Aino kuin yhden kysymyksen kerralla. Aino jokaiseen kysymykseen erikseen.

Kysely: Keitä ovat vuokranantaja ja vuokralainen tässä vuokrasopimuksessa?

Aino: Vuokranantaja: Real Estate Inc. Vuokralainen: Acme

Kysely: Kuinka paljon vuoden 1 vuokra maksaa?

Aino: Ensimmäisen vuoden vuokrakustannukset: 60 000,00 dollaria

Kysely: Kuinka paljon vuokra nousee vuosittain vuoden 1 ja vuoden 2 välillä?

Aino: Vuokrankorotus vuosittain vuoden 1 ja vuoden 2 välillä: 10 000,00 dollaria

Kysely: Onko tässä vuokrasopimuksessa muita vuokrankorotuksia?

Aino: Tässä vuokrasopimuksessa on muitakin vuokrankorotuksia, ja vuokra nousee 10 000,00 dollaria vuodessa.

Asiakkaan tarjoaman tuen hallinnointi

Asiakkaat toimittavat tietokokonaisuuksia eri muodoissa, kuten Microsoft Excel- ja PDF-tiedostoina. Jotta kirjanpitäjät säästäisivät aikaa näiden asiakirjojen muotoilussa, he voivat esittää Aino kysymyksiä asiakkaiden aikatauluista tai luetteloista. Alla olevassa esimerkissä pyydämme Aino useiden tapahtumien kokonaiskulut.

Kysely: Mikä on mainonnan kokonaiskustannusten määrä?

Aino: 125 000 dollaria

Kysely: Minkä ajanjakson tämä aikataulu kattaa?

Aino: Tilikaudelta, joka päättyi 31.12.2023.

Tarkasteltuamme kululuetteloa voimme nähdä, että markkinointikulujen kokonaismäärästä, joka oli 228 000 dollaria, 125 000 dollaria kohdistui mainoskuluihin 31.12.23 päättyneellä kaudella.

FAQ

K: Yrityksemme käsittelee paljon arkaluonteisia tietoja. Miten M-Files Aino asiakkaidemme tietojen turvallisuuden ja luottamuksellisuuden?

V: Aino M-Files jo määritettyjä tietoturva- ja käyttöoikeusasetuksia. Käyttäjät voivat hakea tai pyytää vain niitä asiakirjoja, joihin heillä on käyttöoikeus. Toisin kuin yleisesti saatavilla olevilla tekoälyalustoilla, M-Files tallennetut tiedot ja hakukyselyt M-Files yrityksen tietoturva-ympäristössä, mikä vähentää tietoturvaloukkausten riskiä kokonaisuudessaan.

K: M-Files Aino luonnollisen kielen käsittelyä (NLP). Vaatiiko tämän teknologian tehokas käyttö perehtymistä?

M-Files Aino ottaa käyttöön heti, sillä M-Files hyödyntää metatietoja ja optista merkkientunnistusta (OCR) asiakirjojen sisällön ymmärtämiseen. Tietokanta, josta Aino tai tarjoaa tietoa, on jo olemassa arkistossasi. Koska M-Files pystyy ylläpitämään yhtä ainoaa totuuden lähdettä ja järjestämään asiakirjat niiden sisällön perusteella eikä niiden sijainnin perusteella, Aino helposti ja nopeasti ryhtyä auttamaan käyttäjiään.

*Lähde: https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO:

Courtney Kunzig, tilintarkastaja Toimialaratkaisupäällikkö, kirjanpito M-Files

Courtney Kunzig on kokenut kirjanpitäjä, jolla on monipuolista kokemusta useista eri tehtävistä ja toimialoista. Hän toimii tällä hetkellä M-Files kirjanpidon toimialaratkaisupäällikkönä. Hänen erityisosaamisensa liittyy teknologian hyödyntämiseen työntekijäkokemuksen parantamiseksi, manuaalisten prosessien tehostamiseksi sekä ajanhallinnan optimoimiseksi kirjanpidon alalla.

Ajatusten johtaminen ja esiintymiset

Julkaistut artikkelit:

• "Kysymyksiä ja vastauksia kirjanpidon automatisoinnista"
  • Kunzig tarkastelee tekoälyn ja automaation ratkaisevaa roolia tilitoimistoissa. Artikkelissa syvennytään käytännön sovelluksiin ja strategioihin manuaalisten tehtävien vähentämiseksi ja digitaalisen muutoksen aloittamiseksi.
• "Kirjanpidon osaamisvajeen paikkaaminen säilyttämisen ja automatisoinnin avulla"

• Kunzig keskustelee innovatiivisista strategioista, joilla voidaan puuttua kirjanpitoteollisuuden osaamisvajeisiin. Hän painottaa, miten tärkeää on säilyttää ja automatisoida kykyjä ja ylläpitää kilpailukykyä.

• "Tekoälyn kriittinen rooli tilitoimistojen kyberturvallisuuden parantamisessa"

• Kunzig valottaa tekoälyn keskeistä roolia tilitoimistojen kyberturvallisuuden vahvistamisessa. Hänen artikkelissaan tarkastellaan käytännön sovelluksia ja ennakoivia toimenpiteitä arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi.

Courtney Kunzigin ajatusjohtajuus ja hänen panoksensa korostavat hänen sitoutumistaan kirjanpitoalan edistämiseen teknologiapohjaisten ratkaisujen avulla. Hänen asiantuntemuksensa vastaa ammattilaisille, jotka haluavat optimoida työnkulkuja, varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja parantaa asiakaskokemusta.