5 Microsoft-asiantuntijaa jakaa näkemyksiään asiakirjojen hallinnasta Microsoft Teamsissa

Ehkä työskentelet jossakin niistä tuhansista organisaatioista, jotka ovat viime vuosina alkaneet käyttää Microsoft Teamsia kokouksiin, keskusteluihin, videopuheluisiin, osastojen sisäiseen ja osastojen väliseen yhteistyöhön, asiakasprojekteihin ja muihin tarkoituksiin. Tai ehkä yrityksesi harkitsee Teamsin käyttöönottoa vastatakseen etätyöskentelyn tarpeeseen ja jatkaakseen samalla arvon tuottamista asiakkaille.

Joka tapauksessa, sen jälkeen kun olet aluksi innostunut löytämästäsi työkalusta, joka helpottaa huomattavasti viestintää ja yhteistyötä (ja jossa on jopa GIF-kuvia!), olet todennäköisesti alkanut miettiä, miten asiakirjoja hallitaan Microsoft Teamsissa ja miten voit varmistaa, että asiakirjojen luominen, luokittelu ja arkistointi tapahtuvat parhaiden käytäntöjen ja määräysten mukaisesti.

Olemme haastatelleet viittä Microsoftin asiantuntijaa selvittääksemme, millaisia yleisiä haasteita heidän asiakkaillaan on Microsoft Teamsin käytössä asiakirjojen hallintaan, sekä kuullaksemme heidän suosituksiaan Teamsin käyttöönoton onnistumiseksi. Lue, mitä nämä viisi Microsoftin asiantuntijaa – Alan Debijadi, Karoliina Kettukari, Jasper Oosterveld, Bill Tolson ja Sharon Weaver– sanovat asiakirjojen hallinnasta Microsoft Teamsissa.

Mitä työntekijät tarvitsevat

Kun organisaatiossanne käytetään Microsoft Teamsia asiakirjojen hallintaan, on hyvä aloittaa varmistamalla, että työntekijöiden tarpeet ymmärretään ja otetaan huomioon. Haastattelemiemme Microsoftin asiantuntijoiden mukaan yksi tärkeimmistä huomioitavista seikoista on eri tietojen helppokäyttöisyys.

"Kokemukseni mukaan", sanoo Sharon Weaver, Smarter Consultingin toimitusjohtaja, "käyttäjät eivät halua etsiä asioita useista eri paikoista. On ratkaisevan tärkeää, että Teamsin avulla käyttäjät pääsevät helposti käsiksi tietoihin monista eri järjestelmistä."

Karoliina Kettukarin kanssa käymässämme keskustelussa nousi esiin myös seuraava seikka: "Teams on virtuaalinen työpöytä kaikille Office 365 -sovelluksille, mutta tietotyöntekijöillä on paljon muitakin käyttämiään sovelluksia. Nykyään voimme jo integroida Teamsiin paljon muita sovelluksia, ja mielestäni se on oikea askel eteenpäin."

Kyse ei ole vain eri järjestelmiin tallennettujen tietojen käyttämisestä, vaan myös niiden oikea-aikaisesta ja vaivattomasta käytöstä, kuten Alan Debijadi Unitflykorosti: "Nopea pääsy jokapäiväiseen, tärkeään tietoon on aina hyödyllistä, ja tärkeintä on tietojen nopeus ja tarkkuus. Kysymys tässä mielessä kuuluu: Pystyvätkö tiimit täyttämään tämän juuri nyt? Työntekijät valitsevat aina nopeampia ja yksinkertaisempia ratkaisuja, ja jos he eivät voi, he valitsevat sen, mikä on tutumpaa."

Tarpeet vaihtelevat tietenkin organisaatiosta toiseen. Kaikkien yritysten ei tarvitse koota tietoja verkkokansioista, CRM, ERP-järjestelmistä, vanhoista ECM-järjestelmistä ja muista eri osastoilla käytettävistä työkaluista. Eurooppalaisten asiakkaiden kanssa tekemänsä yhteistyön perusteella Jasper Oosterveld korosti tarvetta tarkastella jokaista tilannetta kokonaisvaltaisesti ja painotti samalla riskejä, joita aiheutuu, jos Microsoft Teamsin asiakirjojen hallintaa lähestytään liian kapeasta näkökulmasta.

”Olemme havainneet, että vain harvat asiakkaat hyödyntävät mahdollisuutta vaihtaa asiakirjoja Teamsin ja esimerkiksi CRM välillä. Tämän merkitys riippuu organisaation vaatimuksista ja liiketoimintaprosesseista. Mielestäni suurin riski on se, että Microsoft Teamsissa ei ole integroitua hakutoimintoa, joka toimisi yhdessä ulkoisten tietojärjestelmien kanssa.”

Asiakirjojen hallinta Microsoft Teamsissa

Ei ole juurikaan epäilystäkään siitä, että Microsoft Teams asettaa sekä järjestelmänvalvojille että käyttäjille haasteita asiakirjojen hallinnan suhteen. Haasteet, jotka Weaverin mukaan johtuvat pääasiassa myönteisestä irtautumisesta menneisyydestä.

”Suurin haaste on se, että suunnittelu on tehtävä ryhmän merkityksen perusteella, ei tiedon merkityksen perusteella. Teams järjestää sisällön käyttöoikeuksien avulla ryhmätasolla, joten arkkitehtuurin on tuettava sitä, että kaikilla ryhmän jäsenillä on pääsy kyseiseen sisältöön.” Toisin kuin perinteisessä lähestymistavassa, jossa käyttöoikeudet määritetään kohteille (tai kohderyhmille), Microsoft Teamsin suunnittelun tulisi sen sijaan tapahtua ”sellaisen jäsenryhmän (tai alaryhmän) ympärillä, jonka kaikki jäsenet tarvitsevat pääsyn samaan tietoon, ja ryhmitellä se sitten aiheiden mukaan.”

Tiedon järjestelyt kussakin tiimissä asettavat haasteen järjestelmänvalvojille, jotka kehittävät sopivaa tietorakennetta Microsoft Teamsin käyttöönottoa varten. Se on kuitenkin haaste myös käyttäjille, joiden on vaikea selvittää, missä asiakirjat sijaitsevat tai miten pääsee käsiksi aiempiin keskusteluihin työtovereiden kanssa.

”Kaikki kirjallinen tieto on näkyvissä, mutta sitä on helppo jättää huomaamatta”, sanoi Alan Debijadi. ”Microsoft Teamsin suurin haaste liittyy hakutoimintoihin – toisin sanoen siihen, miten löytää oikea tieto ja miten löytää se nopeasti.”

Jasper Oosterveld selitti hyvin selkeästi, miksi näin tapahtuu ja mitkä ovat ei-toivotut seuraukset: "Tärkeimmät Teamsissa jaetut ja tallennetut tiedot ovat asiakirjoja. Teams on jaettu moniin kanaviin. Kanava luo automaattisesti kansion liitettyyn SharePoint-dokumenttikirjastoon." Tähän päädyt, kun napsautat Teams-työtilan Tiedostot-välilehteä. "Integroidun tiedostojen navigointikokemuksen puuttuminen estää selkeän yleiskuvan saamisen kaikesta tiimiin tallennetusta sisällöstä, mikä johtaa asiakirjojen päällekkäisyyteen ja siihen, että jäsenet jäävät paitsi arvokkaasta tiedosta."

Asiakirjat, kuvat, kokousten nauhoitukset, yksityiset keskustelut - ja niissä jaetut asiakirjat - on tallennettu eri paikkoihin. Keskusarkiston puuttuminen, johon kaikki on tallennettu ja josta voi tehdä hakuja, on ongelma myös tiedonhallintakysymyksissä, kuten arkistoinnissa, tietojen säilyttämisessä ja sähköisessä tiedonhankinnassa.

Bill Tolson, yksi Microsoftin ja vaatimustenmukaisuuden johtavista asiantuntijoista, joka kirjoitti äskettäin Archive360-blogiin artikkelin juuri tästä aiheesta, totesi haastattelussamme seuraavaa: ”Teamsissa ei ole keskitettyä tallennustilaa, johon kaikki Teamsin datakohteet voitaisiin tallentaa. Sen sijaan [nämä] tallennetaan OneDriveen, SharePointiin, yksityisiin piilotettuihin postilaatikoihin ja ryhmien piilotettuihin postilaatikoihin. Tämän vuoksi säilytyskäytäntöjen määrittäminen Teams-sisällössä voi olla monimutkaista, sillä jokaisella tallennustilalla on oltava oma Teams-säilytyskäytäntönsä.”

Tolsonilla oli myös neuvoja jaettavaksi niille, jotka ovat aloittamassa Teamsin käyttöä (tai ovat jo aloittaneet, mutta eivät ole vielä kiinnittäneet huomiota tällaisiin aiheisiin).

"Ensiksi, ole tietoinen siitä, mitä Teamsin sisäänrakennettu arkistointi voi tehdä ja mitä se ei voi tehdä. Ymmärrä sitten, että Teamsin tietojen säilyttäminen on hajautettu useisiin Office 365 -sovelluksiin. Ja lopuksi, jos haluat varmistaa, että Teamsin tiedot arkistoidaan sääntöjenmukaisesti ja oikeudellisesti puolustettavissa olevalla tavalla, voi olla tarkoituksenmukaista käyttää kolmannen osapuolen työkalua, joka on rakennettu erityisesti Teamsin arkistointitarpeita varten."

Viimeinen aihe, joka nousee usein esiin, kun puhutaan asiakirjojen hallinnasta Microsoft Teamsissa, on tietoturva. Kuten Karoliina Kettukari toteaa: ”Kaikki Teamsissa oleva sisältö on näkyvissä ja muokattavissa kaikille tiimin jäsenille ja vieraille, ja se on nykyaikaisen tietotyön perusvaatimus.”

Tässä tilanteessa Microsoft on äskettäin ottanut käyttöön yksityiset kanavat, jotta voidaan torjua riski arkaluontoisten tietojen tahattomasta paljastumisesta, ainakin kanavatasolla. Haastattelemiemme asiantuntijoiden keskuudessa vallitsi vahva yksimielisyys siitä, että yksityiset kanavat voivat olla hyvä keino varmistaa tiettyjen asiakirjojen turvallisuus.

"On olemassa muutamia tapoja hallita yksilöllisiä oikeuksia, mutta ylläpitäjien kannalta helpoin tapa on yksinkertaisesti luoda yksityinen kanava", Weaver sanoo. "Näin luodaan erillinen SharePoint-sivusto tukemaan tiedostoja, joihin vain osan tiimistä on päästävä käsiksi. Kanava näkyy vain yksityisen kanavan jäsenille, eikä se näy niille, joille ei ole annettu käyttöoikeuksia."

Suunnittelu etukäteen

Julkaisimme äskettäin blogiartikkelin nimeltä 7 kysymystä, joihin sinun on vastattava, jotta voit käyttää Microsoft Teamsia tehokkaasti tietohallinnossa. Artikkelissa korostimme, kuinka tärkeää on ottaa Teams käyttöön henkilöstön keskuudessa harkitusti ja suunnitelmallisesti, laatia ohjeistukset sekä investoida aikaa ja resursseja koulutukseen.

Tämä pätee erityisesti Microsoft Teamsin asiakirjojen hallintaan, ja kaikki haastattelemamme asiantuntijat ovat myös korostaneet tarvetta tukea käyttäjien omaksumista asianmukaisella strategialla.

"Suurin haaste loppukäyttäjälle on se, että perustietojen hallintaan ei ole olemassa selkeitä ohjeita", Karoliina Kettukari sanoo. "Milloin perustan uuden tiimin? Milloin kanava riittää? Pitäisikö sen olla julkinen vai yksityinen? Millaisia dokumentteja voin tallentaa Teamsissa? Entä tietojen arkistointi ja arkaluonteiset tiedot?" Nämä ja monet muut kysymykset ovat kysymyksiä, joihin on vastattava jo hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa: "Mieti Teamsin hallintoa, tiimien käyttöönottoa ja elinkaarimallia, mukaan lukien asiakirjojen hallintaohjeet, ja pohdi näitä ennen kuin edes annat lisenssejä loppukäyttäjille. Tee siitä yksinkertaista, luo visuaaliset ohjeet ja panosta ohjeiden viestimiseen."

Jasper Oosterveld suosittelee eri sidosryhmien kanssa järjestettävää alustavaa työpajaa. ”Suosittelen ehdottomasti aloittamaan hallintotapatyöpajalla. Työpajan tuloksena syntyy hallintostrategia, jonka avulla Microsoft Teams otetaan käyttöön organisaatiossa ja varmistetaan sen laadukas toiminta organisaatiossa.”

Kun hallintosuunnitelma on laadittu, Sharon Weaverilla on mielenkiintoisia ja harkittuja vinkkejä siitä, miten siitä tiedotetaan. "Toteuta nauhoitetun ja live-koulutuksen sekoitus sekä seuranta ja omat toimistotunnit kysymyksiä ja vastauksia varten, jotta käyttäjät ymmärtävät, miten yrityksesi käyttää Teamsia.

"Aloita myös muutamalla pilottiryhmällä, joilla on hyvä asenne ja jotka kertovat kaikille menestyksestään. Näyttämällä käyttäjille esimerkkejä tavoista, joilla muut käyttävät Teamsia menestyksekkäästi käyttöönotettujen hallintasuunnitelmien puitteissa, he näkevät, että he voivat nopeasti saada käyttöönsä tarvitsemaansa tietoa ja rajoittaa pääsyä tietoihin, joita he eivät tarvitse."

Lopulliset ajatukset

Kun on kyse siitä, että pidetään työkaverit ajan tasalla, käynnistetään videopuhelu tai sovitaan asiakashankkeen seuraavista vaiheista, Microsoft Teams on varsin intuitiivinen työkalu, joka ei todennäköisesti vaadi laajaa suunnittelua tai koulutusta. Se sopiikin hyvin nykypäivän viestintävälineiden perinteeseen, johon olemme tottuneet yhä enemmän ja jonka pääasiallisena tavoitteena on helpottaa työntekijöiden yhteistyötä ja tiedonvaihtoa ilman perinteisempien järjestelmien aiheuttamia esteitä.

Silti juuri tämä tuttuus ja intuitiivisuus tekee Teamsista todennäköisesti haasteen sekä ylläpitäjille että loppukäyttäjille, kun asiakirjojen ja tietojen hallinnasta huolehditaan sisäisten ja ulkoisten sääntöjen mukaisesti.

Työntekijät eivät aina ymmärrä, että se, mitä he sanovat tai jakavat yksityisessä keskustelussa kollegan kanssa, voi altistaa organisaation erilaisille riskeille. Samaan aikaan, kuten Bill Tolson asian ilmaisee, he toimivat edelleen pääasiassa olettaen, että heidän työtietonsa ovat heidän omiaan, "ja he hallitsevat niitä paikallisesti, mikä tekee niistä lähes näkymättömiä asianajajille ja nostaa perintäkuluja dramaattisesti."

Siksi on tärkeää, että johtajat ja IT-päälliköt ottavat johtoaseman Teamsin (ja muidenkin työkalujen) käyttöönoton huolellisessa suunnittelussa, ottavat sidosryhmät mukaan keskusteluun tarpeista ja välttämättömistä tarpeista jo varhaisessa vaiheessa ja panostavat alku- ja jatkokoulutukseen.

Haastattelemamme viisi Microsoftin asiantuntijaa eivät jättäneet tilaisuutta käyttämättä kertoakseen näkemyksensä tästä aiheesta lukijoillemme, ja olemme heille syvästi kiitollisia ajasta ja oivalluksista. Lopuksi haluaisin siteerata Karoliina Kettukarin loistavaa muistutusta: on tärkeää ymmärtää, että ilman parempaa ymmärrystä ja selkeitä ohjeita ”työntekijät päätyvät työskentelemään vanhoilla tavoilla ja vanhoilla työkaluilla, koska ne ovat heille tuttuja. Tuntematon ja epäselvä on aina pelottavampaa.”

Tietoa Microsoft-asiantuntijoista

Alan Debijadi

Alan Debijadi on toinen perustaja ja COO seuraavassa yrityksessä Unitfly, joka yhdistää oikean teknologian ja liiketoiminnan. Hän on toiminut johtavana ohjelmistoarkkitehtina yhdessä johtavista kroatialaisista IT-yrityksistä ja työskennellyt erilaisten yritysjärjestelmien integroinnin ja automatisoinnin parissa sekä tiloissa ja pilviratkaisuissa.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari on Teams-käyttöönottokonsultti ja Microsoft MVP. Hän opastaa yrityksiä digitaalisen muutoksen prosessissa ja auttaa organisaatioita kehittämään nykyaikaista tiimityöskentelyä sekä tehostamaan sisäistä viestintää Teamsin ja muiden Office 365 -työkalujen avulla.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld työskentelee konsulttina hollantilaisessa InSpark-yrityksessä. Hänen tehtävänään on auttaa asiakkaita Microsoft Teamsin käyttöönotossa, hallinnassa ja hyödyntämisessä. Lisäksi hän on kuusinkertainen Microsoft MVP -palkinnon saaja Office-sovellusten ja -palveluiden kategoriassa.

Bill Tolson

Bill Tolson on Archive360:n globaalista compliance- ja eDiscovery-toiminnasta vastaava varatoimitusjohtaja. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus arkistointi-, tiedonhallinta- ja eDiscovery-alalta. Hän puhuu usein oikeudellisissa ja tiedonhallinta-alan tapahtumissa ja on kirjoittanut neljä e-kirjaa aiheesta.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, Smarter Consultingin toimitusjohtaja, on Microsoftin sertifioima kouluttaja sekä Microsoft Office 365:n, prosessien kehittämisen ja tuottavuuden asiantuntija. Sharon esiintyy ammattimaisena puhujana paikallisissa, kansallisissa ja kansainvälisissä tapahtumissa ja opettaa muun muassa Office 365:tä, liiketoiminta-analyysiä, Six Sigmaa ja johtamista.