Tutustu Brian Remmingtoniin: M-Files – pääohjelmistoarkkitehdin kysymys- ja vastausosio

Toukokuussa Brian Remmington aloitti työt M-Files -yrityksessä pääohjelmistoarkkitehtina. Hän tuo mukanaan yli 20 vuoden kokemuksen sisällönhallinnasta ja johtaa M-Files -tuotevalikoiman yleistä arkkitehtuuria ja ohjelmistosuunnittelua. Brianin taustassa yhdistyvät vuosikymmenten kokemus asiakirjojen hallinnasta ja yrityskäyttöön tarkoitetun tekoälyn uusi aalto.

Keskustelimme hänen havainnoistaan tekoälyn alalla, CIO:iden suurimmista haasteista, siitä, miksi kontekstipohjainen asiakirjojen hallinta on välttämätöntä, sekä hänen näkemyksistään tulevaisuuden kehityksestä.

Mitkä ovat suurimpia muutoksia, joita olet havainnut asiakirjojen hallinnan alalla?

Tekoäly on aiheuttanut perustavanlaatuisen muutoksen siinä, miten organisaatiot suhtautuvat rakenteettomiin tietovarantoihinsa. Aiemmin organisaatiot tallensivat asiakirjoja lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, ja asiakirjoja pidettiin liiketoiminnan kustannuksena. Nyt ne ovat alkaneet ymmärtää, että näillä asiakirjoilla on valtava liiketoiminnallinen arvo.

Useimmilla organisaatioilla on nykyään useita asiakirjojen hallintajärjestelmiä, joiden ominaisuudet ja laatu vaihtelevat, ja vaikka monet osaavat kuvata, miltä hyvä asiakirjojen hallinta näyttää, vain harvat ovat onnistuneet toteuttamaan sitä koko tietojärjestelmässään. Hallinnan ja laadunvarmistuksen puute eri tietosiloihin tallennettujen asiakirjojen osalta estää tällä hetkellä tekoälyn tehokasta käyttöä.

Liityin M-Files -palveluun, koska huomasin, ettei se ole tavanomainen sisällönhallintajärjestelmän toimittaja. Alusta ei pelkästään tallenna asiakirjoja, vaan se hallinnoi myös liiketoimintaobjekteja ja niiden välisiä suhteita, joiden avulla mallinnetaan ihmisiä, tuotteita, organisaatioita, prosesseja ja tietoa. Yhdessä nämä objektit ja niiden väliset suhteet muodostavat sen huolellisesti kootun liiketoimintakontekstin, jota tarvitaan, jotta tekoälymallit ovat luotettavia.

Mikä on mielestäsi tällä hetkellä CIO:iden suurin haaste?

Olen jo pitkään auttanut tietohallintojohtajia (CIO), digitaalijohtajia (CDO) ja tietohallinnon johtajia ratkaisemaan tietohallintaongelmiaan, ja useimmin kuulen huolta siitä, että kontekstin heikko laatu johtaa epäluotettaviin tekoälyn tuloksiin.

Kaikki haluavat hyödyntää tekoälyä toimiakseen nopeammin ja tehokkaammin, mutta jos tiedon laatu ja hallinta puuttuvat, hanke epäonnistuu. Useimmissa asiakirjanhallintajärjestelmissä on usein sekoitus laadukasta ja vanhentunutta tietoa, ja organisaatiot yrittävät järjestellä tietoa jälkikäteen, mikä on kallista ja aikaa vievää.

Mitä suosituksia antaisitte organisaatioille, jotka haluavat valmistautua tekoälyn käyttöönottoon?

Kaikissa projekteissa on ensin keskityttävä ongelmaan, jota yritetään ratkaista. Jos haluat automatisoida tai nopeuttaa tärkeän päätöksen tekemistä, selvitä ensin, mitä tietoja ihminen tarvitsisi kyseisen päätöksen tekemiseen, ja koosta sitten oikeat tiedot, joita voidaan käyttää tekoälyn ohjaamiseen. Aloita ratkaisemalla yksi käyttötapaus kerrallaan ja arvioi tuloksia, kunnes suorituskyky on jatkuvasti korkealla tasolla. Sen jälkeen voit hyödyntää oppimiasi asioita laajentaaksesi parannusohjelmaasi.

Mitä muita haasteita olet kuullut kollegoiltasi?

Ihmiset suhtautuvat yhä myönteisemmin tekoälyyn, mutta luottamuksen puute on edelleen erittäin merkittävä. Tämä johtuu usein mallin syöttötietojen laadusta: jos konteksti ei ole tarkka, hallittu ja huolellisesti valikoitu, tuloksiin ei voi luottaa.

Kuulemme paljon ”human-in-the-loop” -käsitteestä, koska ihmiset eivät luota tekoälyn tuottamiin tuloksiin ja päätöksiin. Tämä osoittaa, että tekoäly toimii edelleen pikemminkin neuvonantajana kuin luotettavana päätöksentekokumppanina. Ihmisen sijoittaminen tekoälyn jälkeiseen vaiheeseen ratkaisee oireen; kontekstin laadun parantaminen tekoälyn edeltävässä vaiheessa ratkaisee syyn.

Mitä muutoksia odotat tapahtuvan lähitulevaisuudessa?

Kontekstirikkaan asiakirjanhallinnan elpyminen jatkuu, mutta ihmisten on arvioitava tietojensa muotoa ja päätettävä, mitkä muodot sopivat parhaiten tekoälylle ymmärtämiseen, vuorovaikutukseen ja toimintaan. Jo vuosien ajan asiakirjojen hallinnan palveluntarjoajat ovat korostaneet, että kyse on siitä, että ”oikea tieto toimitetaan oikealle henkilölle oikeaan aikaan”. Tekoälyä hyödyntävässä tulevaisuudessa meidän on otettava huomioon, miksi tietoa tarvitaan ja mihin sitä aiotaan käyttää, jotta voimme tarjota sen muodossa, jota tekoäly voi hyödyntää tehokkaasti parempien ja luotettavampien päätösten tekemiseksi.