Wie Sie KI sicher in Ihren Tech-Stack einbinden

Drei Möglichkeiten zur Verwendung von M-Dateien Aino Für die Buchhaltung

Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sehen sich mit neuen Herausforderungen im Bereich der Datensicherheit durch Plattformen wie ChatGPT, Google Gemini und Microsoft konfrontiert. Copilot Einige Wissensarbeiter teilen trotz Anweisungen ihrer Firmen Kundendaten mit öffentlichen KI-Plattformen. Sie nutzen diese Plattformen für vielfältige Aufgaben wie Buchhaltungsrecherchen, die Überprüfung von Arbeitspapieren, die Kundenkommunikation und vieles mehr.

Die Unternehmen müssen herausfinden, wie sie KI sicher in ihr technisches System integrieren können. Der beste Weg nach vorn ist, den Mitarbeitern vom Unternehmen zugelassene Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

In diesem Blogbeitrag werden wir untersuchen, wie Buchhalter nutzen können. Aino in ihrer täglichen Arbeit mit Beispielen direkt aus dem System.

Zeit gewinnen mit KI-gestützter Buchhaltung

Als jemand, der früher im öffentlichen Rechnungswesen gearbeitet hat, bin ich damit vertraut, innerhalb weniger Monate Hunderte von Dokumenten für mehrere Kunden und Fristen zu bearbeiten. Die Durchsicht dieser Dokumente, um mich mit dem einzigartigen Ansatz des Kunden vertraut zu machen und zu verstehen, ob das überhaupt das ist, was ich verlangt habe, war eine regelmäßige Angelegenheit. Wir waren immer auf der Suche nach einem besseren Weg!

Unterstützt durch die generative künstliche Intelligenz (KI)-Technologie von M-Files, Aino M-Files Aino hebt Wissensarbeit auf ein neues Niveau, indem es Ihnen die Informationsbasis Ihres Unternehmens jederzeit zur Verfügung stellt. Die Software organisiert Informationen, versteht den Kontext von Dokumenten und ermöglicht Nutzern die einfache Interaktion mit deren Inhalten. Aino Spart Nutzern Zeit durch die Automatisierung notwendiger administrativer Aufgaben wie Inhaltszusammenfassung, Buchhaltungsrecherche, Dateneingabe und mehr!

Aino Das natürliche Sprachmodell von [Name der Plattform] ermöglicht es Nutzern, einfach mit den Inhalten und der Plattform zu interagieren.

Der Vorteil der natürlichen Sprachverarbeitung (NLP)

NLP-Techniken ermöglichen es Computern, die menschliche Sprache zu verstehen. Sie überbrücken die Kluft zwischen dem, was Menschen sprechen und schreiben, und dem, was Computer verarbeiten können. Unter Gartner heißt es: "NLP bietet intuitive Formen der Kommunikation zwischen Menschen und Systemen. NLP umfasst computergestützte linguistische Techniken (symbolisch und subsymbolisch), die darauf abzielen, natürliche Sprachen zu erkennen, zu parsen, zu interpretieren, automatisch zu markieren, zu übersetzen und zu generieren (oder zusammenzufassen).

M-Dateien Aino ist ein Beispiel dafür, wie menschliche Benutzer mit NLP-Technologie interagieren können. Aino Es verfügt über die Fähigkeit, Texte von Partnern an Mitarbeiter zu übersetzen und zu generieren. Darüber hinaus Aino kann Dokumente mit Metadaten versehen, die von Aino Die

Aino Spart Zeit

Laut dem Jahresbericht des Work Trend Index würden 70 % der Menschen Arbeit an KI delegieren, um ihre Arbeitsbelastung zu verringern. Unternehmensleiter sind doppelt so häufig der Meinung, dass KI einen Mehrwert bietet, indem sie die Produktivität steigert, anstatt den Personalbestand zu reduzieren.

Im nächsten Abschnitt werden wir uns auf die folgenden Arten von Dokumenten konzentrieren, mit denen Buchhalter häufig arbeiten oder die sie von Kunden erhalten:

• Auftragsbriefe/Verträge
• Pachtverträge
• Unterstützung durch den Kunden

Bestätigung der Vollzähligkeit

Bei Auftragsbestätigungen und Verträgen prüfen Wirtschaftsprüfer zunächst, ob diese von den Zeichnungsberechtigten vollständig unterzeichnet wurden. Anschließend stellen sie sicher, dass der Zeitraum und die Gebühren für die erbrachten Leistungen korrekt angegeben sind. Aino Es kann schnell feststellen, wer Ihr Dokument wann unterzeichnet hat. Außerdem kann es die Gesamtkosten für das Projekt ermitteln.

Im folgenden Beispiel fragen wir ab Aino mit drei Hinweisen. Die bereitgestellten Antworten ersparen uns die Zeit, jede Seite manuell zu überprüfen.

Frage: Wer ist der Unterzeichner auf diesem Dokument?

Aino : Kyle Gillette

Frage: Wann wurde diese Verpflichtungserklärung unterzeichnet?

Aino : 04.01.2024

Frage: Wie hoch sind die Kosten für die Dienstleistungen?

Aino : 50.000 $

Um dieses Verständnis zu bestätigen, können Benutzer das Dokument entweder über die Registerkarte „Vorschau“ oder durch Öffnen des Dokuments überprüfen. Benutzer können überprüfen, ob die Aino Die Antworten entsprechen dem Inhalt des Dokuments. Sobald sie wissen, wonach sie suchen, können sie dies schnell erledigen.

Inhalt zusammenfassen

Kunden legen oft Mietverträge vor, die Dutzende von Seiten lang sind. Je nach Standort des geleasten Gegenstands oder Vermögenswerts können sie auch in einer anderen Sprache abgefasst sein. Dies verlängert die Zeit, die der Wirtschaftsprüfer für die Durchsicht des Dokuments aufwenden muss, um die Informationen zu finden, die er für seine Feststellungen benötigt.

Mit M-Dateien Aino Sie können eine Zusammenfassung des Dokuments in Ihrer Sprache anfordern. Dies ermöglicht es den Buchhaltern festzustellen, ob sie die korrekten Unterlagen besitzen, die ihrer Anfrage entsprechen. Zweitens können sie fragen Aino Es geht um Mietkosten, Mietsteigerungen, Vermieter und Mieter und vieles mehr. Sobald der Buchhalter weiß, wonach er sucht, kann er das Dokument problemlos öffnen und die Informationen bestätigen. Aino Die korrekten Informationen wurden bereitgestellt.

Im folgenden Beispiel fragen wir: Aino mehr als eine Frage gleichzeitig. Aino beantwortet jede Frage entsprechend.

Frage: Wer ist der Vermieter und wer der Mieter in diesem Mietvertrag?

Aino : Vermieter: Real Estate Inc. Mieter: Acme

Frage: Wie viel kostet die Miete für Jahr 1?

Aino : Mietkosten im ersten Jahr: 60.000,00 $

Frage: Um wie viel steigt die Miete jährlich zwischen Jahr 1 und Jahr 2?

Aino : Jährliche Mieterhöhung zwischen Jahr 1 und Jahr 2: 10.000,00 $

Frage: Gibt es in diesem Mietvertrag noch weitere Mietsteigerungen?

Aino: In diesem Mietvertrag gibt es weitere Mietsteigerungen, wobei die Miete jährlich um 10.000,00 $ steigt.

Verwaltung des vom Kunden bereitgestellten Supports

Kunden stellen Datensätze in verschiedenen Formaten wie Microsoft Excel und PDF zur Verfügung. Um den Buchhaltern Zeit bei der Formatierung dieser Dokumente zu ersparen, können sie darum bitten, Aino Spezifische Fragen zu Kundenterminen oder Angeboten. Im folgenden Beispiel fragen wir: Aino um die Gesamtkosten über mehrere Transaktionen hinweg zu berechnen.

Frage: Wie hoch sind die gesamten Werbeausgaben?

Aino : 125.000 $

Abfrage: Welchen Zeitraum deckt dieser Zeitplan ab?

Aino : Für das am 31.12.23 endende Geschäftsjahr.

Nach Durchsicht des Ausgabenplans können wir feststellen, dass 125.000 $ der gesamten Marketingausgaben von 228.000 $ für den am 31.12.23 endenden Zeitraum den Werbeausgaben zugerechnet wurden.

FAQ

F: Unsere Firma verwaltet viele sensible Daten. Wie funktioniert M-Files? Aino Die Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen meines Mandanten gewährleisten?

A: Aino Die Sicherheit und die Zugriffsrechte Ihres M-Files-Tresors bleiben unverändert. Benutzer können nur Dokumente abfragen oder aufrufen, auf die sie Zugriff haben. Im Gegensatz zu öffentlichen GenAI-Plattformen verbleiben die in M-Files gespeicherten Informationen und Abfragen innerhalb der Sicherheitsumgebung Ihres Unternehmens, wodurch das Risiko von Sicherheitsverletzungen insgesamt reduziert wird.

F: M-Dateien Aino nutzt die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP). Gibt es eine Lernkurve für die effektive Nutzung dieser Technologie?

M-Dateien Aino Die M-Files-Plattform kann sofort verwendet werden, da sie Metadaten und optische Zeichenerkennung (OCR) nutzt, um den Inhalt des Dokuments zu verstehen. Die Datenbank, aus der die Daten stammen, … Aino fasst bereits in Ihrem Tresor vorhandene Informationen zusammen oder stellt diese bereit. Dank der Fähigkeit von M-Files, eine zentrale Datenquelle zu gewährleisten und Dokumente nach ihrem Inhalt und nicht nach ihrem Speicherort zu organisieren, Aino kann sich schnell und einfach an die Arbeit machen und seine Nutzer unterstützen.

*Quelle: https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO:

Courtney Kunzig, CPA Industry Solutions Manager, Buchhaltung M-Files

Courtney Kunzig, eine erfahrene Buchhalterin mit vielfältigen Erfahrungen in verschiedenen Funktionen und Branchen, arbeitet derzeit als Industry Solutions Manager für die Buchhaltung bei M-Files. Ihr Fachwissen liegt in der Nutzung von Technologien zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, der Rationalisierung manueller Prozesse und der Optimierung des Zeitmanagements im Bereich der Buchhaltung.

Thought Leadership und Auftritte

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Courtney Kunzigs Vordenkerrolle und ihre Beiträge unterstreichen ihr Engagement, den Bereich der Buchhaltung durch technologiegestützte Lösungen voranzubringen. Ihr Fachwissen kommt bei Fachleuten an, die Arbeitsabläufe optimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und die Kundenerfahrung verbessern möchten.