Drei Möglichkeiten zur Verwendung von M-Files' Aino für die Buchhaltung

Wirtschaftsprüfungsunternehmen sehen sich mit neuen Herausforderungen für die Datensicherheit durch Plattformen wie ChatGPT, Google Gemini und Microsoft Copilot konfrontiert. Einige Wissensarbeiter teilen Kundendaten mit öffentlichen GenAI-Plattformen trotz der Anweisungen der Firma. Sie nutzen diese Plattformen für eine Vielzahl von Aufgaben, wie z. B. Buchhaltungsrecherchen, Überprüfung von Arbeitspapieren, Kundenkommunikation und mehr.

Die Unternehmen müssen herausfinden, wie sie KI sicher in ihr technisches System integrieren können. Der beste Weg nach vorn ist, den Mitarbeitern vom Unternehmen zugelassene Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

In diesem Blog werden wir anhand von Beispielen direkt aus dem System untersuchen, wie Buchhalter Aino in ihrer täglichen Arbeit nutzen können.

Zeit gewinnen mit KI-gestützter Buchhaltung

Als jemand, der früher im öffentlichen Rechnungswesen gearbeitet hat, bin ich damit vertraut, innerhalb weniger Monate Hunderte von Dokumenten für mehrere Kunden und Fristen zu bearbeiten. Die Durchsicht dieser Dokumente, um mich mit dem einzigartigen Ansatz des Kunden vertraut zu machen und zu verstehen, ob das überhaupt das ist, was ich verlangt habe, war eine regelmäßige Angelegenheit. Wir waren immer auf der Suche nach einem besseren Weg!

Angetrieben von der generativen Technologie der künstlichen Intelligenz (KI) M-Files , bringt Aino die Wissensarbeit auf die nächste Stufe, indem es die Informationsbasis Ihres Unternehmens auf Knopfdruck zur Verfügung stellt. M-Files Aino organisiert Informationen, versteht den Kontext von Dokumenten und ermöglicht den Nutzern eine einfache Interaktion mit ihren Inhalten. Aino spart den Nutzern Zeit durch die Automatisierung notwendiger Verwaltungsaufgaben wie Inhaltszusammenfassung, Buchhaltungsrecherche, Dateneingabe und mehr!

AinoDas Modell der natürlichen Sprache macht es den Nutzern leicht, mit ihren Inhalten und der Plattform zu interagieren.

Der Vorteil der natürlichen Sprachverarbeitung (NLP)

NLP-Techniken ermöglichen es Computern, die menschliche Sprache zu verstehen. Sie überbrücken die Kluft zwischen dem, was Menschen sprechen und schreiben, und dem, was Computer verarbeiten können. Unter Gartner heißt es: "NLP bietet intuitive Formen der Kommunikation zwischen Menschen und Systemen. NLP umfasst computergestützte linguistische Techniken (symbolisch und subsymbolisch), die darauf abzielen, natürliche Sprachen zu erkennen, zu parsen, zu interpretieren, automatisch zu markieren, zu übersetzen und zu generieren (oder zusammenzufassen).

M-Files Aino ist ein Beispiel dafür, wie menschliche Benutzer mit NLP-Technologie interagieren können. Aino ist in der Lage, Text zu übersetzen und zu generieren, der auf den Angaben von Partnern und Mitarbeitern basiert. Darüber hinaus kann Aino Dokumente mit von Aino generierten Metadaten versehen.

Aino Spart Zeit

Laut dem Jahresbericht des Work Trend Index würden 70 % der Menschen Arbeit an KI delegieren, um ihre Arbeitsbelastung zu verringern. Unternehmensleiter sind doppelt so häufig der Meinung, dass KI einen Mehrwert bietet, indem sie die Produktivität steigert, anstatt den Personalbestand zu reduzieren.

Im nächsten Abschnitt werden wir uns auf die folgenden Arten von Dokumenten konzentrieren, mit denen Buchhalter häufig arbeiten oder die sie von Kunden erhalten:

• Auftragsbriefe/Verträge
• Pachtverträge
• Unterstützung durch den Kunden

Bestätigung der Vollzähligkeit

Bei Verpflichtungserklärungen und Verträgen stellen die Wirtschaftsprüfer zunächst fest, ob sie von den befugten Unterzeichnern vollständig unterzeichnet wurden. Zweitens stellen sie sicher, dass der Zeitraum und die Gebühren für die abgedeckten Dienstleistungen korrekt angegeben sind. Aino kann schnell feststellen, wer Ihr Dokument wann unterzeichnet hat. Auch die Gesamtkosten für den Auftrag lassen sich so ermitteln.

Im folgenden Beispiel wird Aino mit drei Abfragen abgefragt. Die bereitgestellten Antworten ersparen uns das manuelle Überprüfen der einzelnen Seiten.

Frage: Wer ist der Unterzeichner auf diesem Dokument?

Aino: Kyle Gillette

Frage: Wann wurde diese Verpflichtungserklärung unterzeichnet?

Aino: 04/01/24

Frage: Wie hoch sind die Kosten für die Dienstleistungen?

Aino: $50,000

Um dieses Verständnis zu bestätigen, können die Benutzer das Dokument entweder über die Registerkarte "Vorschau" oder durch Öffnen des Dokuments überprüfen. Die Benutzer können überprüfen, ob die Antworten auf Aino mit dem Inhalt des Dokuments übereinstimmen. Sobald sie wissen, wonach sie suchen, können sie dies schnell tun.

Inhalt zusammenfassen

Kunden legen oft Mietverträge vor, die Dutzende von Seiten lang sind. Je nach Standort des geleasten Gegenstands oder Vermögenswerts können sie auch in einer anderen Sprache abgefasst sein. Dies verlängert die Zeit, die der Wirtschaftsprüfer für die Durchsicht des Dokuments aufwenden muss, um die Informationen zu finden, die er für seine Feststellungen benötigt.

Mit M-Files Aino können Sie eine Zusammenfassung des Dokuments in Ihrer Sprache anfordern. Auf diese Weise können die Wirtschaftsprüfer feststellen, ob sie die richtigen Unterlagen haben, die ihrer Anfrage entsprechen. Zweitens können sie unter Aino nach den Mietkosten, Mietpreissteigerungen, dem Vermieter und dem Mieter und vielem mehr fragen. Sobald der Buchhalter versteht, wonach er sucht, kann er das Dokument leicht öffnen und bestätigen, dass Aino die richtigen Informationen geliefert hat.

Im folgenden Beispiel stellen wir Aino mehr als eine Frage auf einmal. Aino antwortet auf jede Frage entsprechend.

Frage: Wer ist der Vermieter und wer der Mieter in diesem Mietvertrag?

Aino: Vermieter: Real Estate Inc. Pächter: Acme

Frage: Wie viel kostet die Miete für Jahr 1?

Aino: Mietkosten für Jahr 1: $60.000,00

Frage: Um wie viel steigt die Miete jährlich zwischen Jahr 1 und Jahr 2?

Aino: Jährliche Mieterhöhung zwischen Jahr 1 und Jahr 2: $10.000,00

Frage: Gibt es in diesem Mietvertrag noch weitere Mietsteigerungen?

Aino: In diesem Mietvertrag gibt es weitere Mietsteigerungen, wobei die Miete jährlich um 10.000,00 $ steigt.

Verwaltung des vom Kunden bereitgestellten Supports

Die Kunden stellen Datensätze in verschiedenen Formaten wie Microsoft Excel und PDF zur Verfügung. Um Buchhaltern die Zeit für die Formatierung dieser Dokumente zu ersparen, können sie Aino spezifische Fragen zu Kundenplänen oder Listen stellen. Im folgenden Beispiel bitten wir Aino , die Gesamtausgaben für mehrere Transaktionen zu berechnen.

Frage: Wie hoch sind die gesamten Werbeausgaben?

Aino: $125,000

Abfrage: Welchen Zeitraum deckt dieser Zeitplan ab?

Aino: Für das Jahr zum 31.12.23.

Nach Durchsicht des Ausgabenplans können wir feststellen, dass 125.000 $ der gesamten Marketingausgaben von 228.000 $ für den am 31.12.23 endenden Zeitraum den Werbeausgaben zugerechnet wurden.

FAQ

F: Unsere Firma verwaltet viele sensible Informationen. Wie gewährleistet M-Files Aino die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten meiner Kunden?

A: Aino folgt den Sicherheits- und Zugriffsrechten, die bereits in Ihrem M-Files Tresor eingerichtet sind. Die Benutzer können nur Dokumente abfragen, auf die sie Zugriff haben. Im Gegensatz zu öffentlichen GenAI-Plattformen bleiben die auf M-Files gespeicherten Informationen und Abfragen innerhalb der Sicherheitsumgebung des Unternehmens, was das Risiko von Sicherheitsverletzungen insgesamt verringert.

F: M-Files Aino nutzt die natürliche Sprachverarbeitung (NLP). Gibt es eine Lernkurve für die effektive Nutzung dieser Technologie?

M-Files Aino kann sofort verwendet werden, da die Plattform M-Files Metadaten und optische Zeichenerkennung (OCR) verwendet, um den Inhalt des Dokuments zu verstehen. Die Datenbank, aus der Aino Informationen zusammenfasst oder bereitstellt, ist bereits in Ihrem Tresor vorhanden. Da M-Files in der Lage ist, eine einzige Wahrheitsquelle zu verwalten und die Dokumente nach ihrem Inhalt und nicht nach ihrem Speicherort zu ordnen, kann Aino seine Benutzer schnell und einfach unterstützen.

*Quelle: https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO:

Courtney Kunzig, CPA Industry Solutions Manager, Buchhaltung M-Files

Courtney Kunzig, eine erfahrene Buchhalterin mit vielfältigen Erfahrungen in verschiedenen Funktionen und Branchen, arbeitet derzeit als Industry Solutions Manager für die Buchhaltung bei M-Files. Ihr Fachwissen liegt in der Nutzung von Technologien zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, der Rationalisierung manueller Prozesse und der Optimierung des Zeitmanagements im Bereich der Buchhaltung.

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Courtney Kunzigs Vordenkerrolle und ihre Beiträge unterstreichen ihr Engagement, den Bereich der Buchhaltung durch technologiegestützte Lösungen voranzubringen. Ihr Fachwissen kommt bei Fachleuten an, die Arbeitsabläufe optimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und die Kundenerfahrung verbessern möchten.