Wie ein Beobachter feststellte, waren selbst große Katastrophen wie die von Tschernobyl nicht vollständig auf einen Mangel an Dokumentation zurückzuführen. Diese Krise verursachte so viel Schaden, weil die Menschen die geplanten und dokumentierten Prozesse nicht rechtzeitig befolgten. Es ist zwar wichtig, Prozesse zu dokumentieren, aber keine Flussdiagramme oder Anweisungen werden Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten oder unerwartete, ungewöhnliche Hindernisse zu überwinden, wenn sich niemand daran hält.

Ordnungsgemäße Unternehmensführung bedeutet also mehr als nur die Planung und Dokumentation von Geschäftsprozessen. Es umfasst auch die Durchsetzung, Messung und Verbesserung dieser Prozesse. Werfen Sie einen Blick auf einige Statistiken zum Geschäftsprozessmanagement, um zu erfahren, warum es so wichtig ist, wie gut die Unternehmen dabei vorankommen und vor allem, welche Werkzeuge ein effektives Geschäftsprozessmanagement relativ einfach und nahtlos machen können.

Wie Business Process Management Unternehmen schützt

Um Fehler im Prozessmanagement auf eine noch einfachere und häufigere Art und Weise zu veranschaulichen, können Sie einen Prozessfehler mit der Verursachung eines Autounfalls durch Überfahren eines Stoppschilds vergleichen. Fahrer mit Führerschein sollten wissen, wie man eine Kreuzung sicher überquert. Sie wissen sogar, dass sie einen Strafzettel bekommen oder ihr Fahrzeug beschädigen können, wenn sie gegen die Regeln verstoßen. Dennoch kommt es bei manuellen Verfahren immer wieder zu Fehlern, und zwar jeden Tag und überall. Dabei spielt es keine Rolle, wer den Zusammenstoß verursacht hat; alle Beteiligten verlieren Zeit und Geld und erleiden vielleicht sogar Verletzungen.

In Zukunft wird die Technik vielleicht einen Weg finden, Autos an der Kreuzung anzuhalten, bis die Straße frei ist, wie es bei selbstfahrenden Autos der Fall ist. Unternehmen können sich zwar nicht selbst fahren, aber sie haben die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse auf bemerkenswerte und automatisierte Weise zu testen und durchzusetzen, wenn die richtigen Systeme vorhanden sind.

Die Statistiken zum Geschäftsprozessmanagement aus einer Umfrage von BPTrends zeichnen ein düsteres Bild vom Zustand der Dokumentation von Geschäftsprozessen:

Insgesamt gaben 96 % der Unternehmen an, zumindest einige Geschäftsprozesse dokumentiert zu haben, was natürlich ein guter erster Schritt ist.

Nur 11 % der Befragten gaben an, dass sie nie Prozesse dokumentieren, aber nur 23 % gaben an, dies häufig zu tun.

Nur 2 % der befragten Unternehmen gaben an, dass sie ihre Geschäftsprozesse immer dokumentieren.

Bei einigen spezifischen Beispielen gab nur 1 % der Unternehmen an, Standardprozesse immer zu dokumentieren, also die Dinge, die sie am häufigsten tun. Ein etwas höherer, aber immer noch einstelliger Prozentsatz der Unternehmen dokumentierte immer die Prozessverbesserung, die Art und Weise der Datennutzung, die Schulung der Manager oder sogar wichtige Prozesse. Auf jeden Fall hat diese Umfrage ergeben, dass die Unternehmen nicht einmal ihre Prozesse konsequent dokumentieren, geschweige denn sie verfolgen oder durchsetzen. Sie können sich vorstellen, wie viele Autofahrer mehr Stoppschilder überfahren würden, wenn sie das rote Sechseck nur für einen Vorschlag und nicht für eine Regel hielten.

Warum Unternehmen in Geschäftsprozessmanagement investieren

Red Hat unterstützte eine Umfrage über die Gründe, warum Unternehmen in die Verbesserung ihres eigenen Prozessmanagements investieren. Dabei wurden diese wichtigen Ergebnisse hervorgehoben:

Der Wunsch, die Kundenzufriedenheit zu verbessern: 42%

Der Wunsch nach mehr Effizienz und Beweglichkeit: 65%

Unternehmen mit laufenden Projekten zur Prozessänderung: 37%

Die meisten Umfrageteilnehmer gaben an, dass sich ihr Unternehmen auf schrittweise Prozessverbesserungen konzentrierte und nicht auf eine unternehmensweite Veränderung der Kultur. Darüber hinaus gaben sie an, dass das größte Hindernis darin bestand, den leitenden Angestellten die Idee der Dokumentation, Verfolgung und Verbesserung von Prozessen zu verkaufen. Einige erwähnten, dass sie glaubten, dass ihre Führungskräfte verwirrt waren, weil viele Abteilungen ihre eigenen Projekte vorgestellt hatten, was es schwierig machte, Aufmerksamkeit zu erlangen. Dieser Gedanke ist ein hervorragender Hinweis darauf, dass die Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements mit einer Führung von oben nach unten und als Teil einer unternehmensweiten Anstrengung mehr Zugkraft erlangen könnte.

Wie M-Files das Geschäftsprozessmanagement zu einem nahtlosen Bestandteil eines effizienten Workflows macht

Die intelligente Informationsmanagement-Plattform M-Files dient nicht nur der Organisation, Verwaltung und Nachverfolgung Ihrer Dokumente. Sie automatisiert auch den Arbeitsablauf und trägt zur Verbesserung der Qualitätskontrolle in jedem Prozessschritt bei. Sie müssen sich nicht mehr damit herumschlagen, dass Dokumente im SPAM-Ordner der E-Mail des nächsten Verantwortlichen verloren gehen. Stattdessen erhält diese Person eine Benachrichtigung, dass sie sich um das Dokument kümmern muss, und eine einfache Schnittstelle, über die sie ihre Aufgabe erledigen kann. Solche Funktionen wie automatische Genehmigungsbenachrichtigungen sind bereits im System enthalten.

Nachdem dieser Mitarbeiter seine Arbeit beendet hat, wird der Prozess von der nächsten Person in der Kette fortgesetzt. Währenddessen werden Ihre wertvollen Informationen und Geschäftsprozesse durch zertifizierte Sicherheit, Versionskontrolle, Wiederherstellungsfunktionen und ein automatisiertes System geschützt. Sie können M-Files auch in andere Unternehmenssoftware wie CRM integrieren, um den Übergang nahtlos zu gestalten. M-Files macht es auch einfach, Ihren Arbeitsplatz in ein papierloses Büro zu verwandeln und den Mitarbeitern Fernzugriff zu ermöglichen, damit sie dort arbeiten können, wo sie es brauchen.

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