Wie Microsoft und M-Files das Content-Management verändern

Wie Microsoft und M-Files gemeinsam das Content-Management revolutionieren

Ian Story von Microsoft und Antti Nivala von M-Files erörtern, wie ihre Zusammenarbeit darauf abzielt, den Nutzern die besten Lösungen für Content-Management zu bieten.

Jahrelang trafen sich Führungskräfte von Microsoft und dem Anbieter der Dokumentenmanagement-Plattform M-Files auf Branchenveranstaltungen – oft als Konkurrenten. Heute hat sich das geändert. Die beiden Unternehmen sind nun Partner und arbeiten gemeinsam an integrierten Lösungen, die Unternehmen helfen, produktiver und sicherer zu arbeiten.

„All die Jahre, in denen wir uns auf verschiedenen Veranstaltungen begegneten, standen wir im Wettbewerb“, erinnert sich Ian Story, leitender Architekt für OneDrive und SharePoint bei Microsoft. „Ich freue mich sehr, jetzt hier als Partner zusammenzusitzen.“

Für Antti Nivala, Gründer und CEO von M-Files, entspricht die Partnerschaft seiner ursprünglichen Vision bei der Gründung von M-Files.

„Von Anfang an war es mein Hauptanliegen, den Endnutzern die bestmögliche Benutzererfahrung zu bieten“, erklärt er. „Die meisten unserer Kunden nutzen Microsoft-Tools als ihren digitalen Arbeitsplatz. Daher war es mir wichtig, sicherzustellen, dass M-Files sich nahtlos in Office-Tools, das Windows-Betriebssystem und heutzutage auch in Microsoft 365 in der Cloud integriert.“

Diese Integration hat ein neues Niveau erreicht, da M-Files es Benutzern ermöglicht , Dokumente gleichzeitig in Microsoft 365-Desktopanwendungen gemeinsam zu verfassen und zu bearbeiten, während die M-Files-Plattform Informationen organisiert, Geschäftsprozesse steuert und Sicherheit und Compliance automatisiert.

"Co-Authoring ist für M-Files Benutzer sehr wichtig", sagt Nivala. "M-Files ist für Kunden am besten geeignet, wenn es nicht nur das System der Aufzeichnungen, sondern auch das System der Arbeit ist. Die Einhaltung der Vorschriften erfolgt automatisch. Sie können einfach Ihre Arbeit machen, während alles andere im Hintergrund passiert."

Story fügt hinzu: „Es bietet 100 Prozent der nativen Funktionen für die gemeinsame Dokumentenerstellung von Microsoft 365 – Kommentare, Erwähnungen, Anwesenheitserkennung, Zusammenarbeit mit Copilot – keine Teilfunktionalität.“

Grundlage dieser Funktionen ist SharePoint Embedded, eine reine API-Lösung, die es App-Entwicklern ermöglicht, die Dateispeicher- und Dokumentenspeicherfunktionen von Microsoft 365 zu nutzen.

"Die Lösung nutzt die zentrale Speichertechnologie sowie die Compliance- und Sicherheitsfunktionen von SharePoint, nicht aber die Benutzeroberfläche", so Story. "Die Benutzer interagieren nur über die Benutzeroberfläche von M-Files. Es ist das Beste aus beiden Welten."

Die Co-Autorenschaft ist der Beginn einer wesentlich intensiveren Zusammenarbeit zwischen Nivala und Story, wobei die Entwicklungsarbeit, die die beiden Unternehmen bereits geleistet haben, neue Wege für Innovationen eröffnet.

„Wir haben jetzt eine enge Integration zwischen M-Files und Microsoft 365, wobei wir im Wesentlichen den Microsoft 365-Speicher für die Inhalte nutzen“, sagt Nivala. „Das eröffnet viele Möglichkeiten. Es gibt unzählige Anwendungsfälle, die ideal für M-Files sind – von der einfachen Synchronisierung und Freigabe bis hin zum High-End-Dokumentenmanagement . Die Partnerschaft ist einfach absolut sinnvoll.“

Für Nivala liegt der eigentliche Wert der neuen Partnerschaft für Microsoft-Kunden in den Kontextinformationen, die M-Files liefern können.

„Wir integrieren uns in Geschäftssysteme wie zum Beispiel …“ SAP „Und Salesforce, und nutzen Sie diese Geschäftsobjekte als Kontext für Dokumente“, sagt er. „Es geht nicht nur um Dokumentenmanagement. Von Kundendaten bis hin zu Anlagen- und Gerätedaten – Sie können alles mit Metadaten in Microsoft 365 zusammenführen. Das ist ein Alleinstellungsmerkmal von M-Files.“

M-Files können nun die Sharepoint-Funktionen über die M-Files nutzen.

KI eröffnet Microsoft und M-Files eine weitere Ebene an Möglichkeiten, die es zu erkunden gilt.
„Haben Copilot „Der native Zugriff auf Inhalte ist eine spannende Perspektive“, sagt Nivala. „Indem wir Geschäftskontexte und Dokumente in M-Files zugänglich machen, …“ Copilot „Zusammen mit Microsoft Graph gelangt man so wirklich zur richtigen Schlussfolgerung für die jeweiligen Bedürfnisse des Nutzers.“
Story sieht auch vor, dass die Unternehmen zusammenarbeiten werden, um spezialisierte KI-Agenten zu entwickeln.

„Ich kann mir zukünftige Agenten für Steuer- und Buchhaltungsdienstleistungen, Ingenieurwesen oder Biowissenschaften vorstellen“, sagt er. „Mit dem Geschäftsobjektkontext aus M-Files und den Kollaborationsdaten aus Microsoft Teams und E-Mails im Microsoft Graph ergibt sich eine wirklich leistungsstarke Kombination.“
Sicherheit und Compliance werden weiterhin ein zentraler Schwerpunkt der Zusammenarbeit bleiben.

"Ein sehr praktisches Beispiel sind Empfindlichkeitskennzeichnungen", sagt Nivala. "Dank der Integration können wir jetzt automatisch Sensibilitätskennzeichnungen mit Metadaten erstellen. Wenn sich ein Dokument auf ein vertrauliches Projekt bezieht, können die Metadaten eine Verschlüsselung auslösen und eine übermäßige Weitergabe verhindern."

Der Artikel hebt die Vorteile der Compliance für Kunden hervor, die mit Microsoft 365 über die M-Files-Plattform arbeiten.

„Es ist ungemein praktisch zu wissen, dass sich alle Inhalte an einem Ort befinden“, sagt er. „Man hat nicht einen Teil in Microsoft 365 und den Rest woanders. Die Inhalte sind durch Microsoft Purview geschützt und verfügen über Zertifizierungen wie FedRAMP, SOC 2 und …“ HIPAA Wenn Kunden fragen, ob sie Zugriff auf Microsoft Defender oder Advanced Threat Protection haben, lautet die Antwort: Ja – es ist wie jeder andere Inhalt in Microsoft 365. Es ist nativ in Word, Excel und sogar Acrobat integriert. Keine Plugins, keine zusätzlichen Tools – es funktioniert einfach.

Sowohl Nivala als auch Story sehen in den aktuellen Integrationen nur den Anfang.

„Die Kombination aus Microsoft 365 und M-Files löst nicht nur aktuelle Probleme, sondern schafft die Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit“, so Story. „Dank integrierter KI, Compliance und nahtloser gemeinsamer Bearbeitung unterstützen wir unsere Kunden auf dem Weg zu einem Arbeitsplatz, an dem Inhalte stets verfügbar, sicher und kontextbezogen sind.“

Nivala stimmt dem zu: "Dies ist der Beginn einer viel größeren Reise. Je mehr Intelligenz und Automatisierung wir in den täglichen Arbeitsablauf bringen, desto näher kommen wir dem Ziel, das Informationsmanagement mühelos zu gestalten. Das ist die Vision - und wir stehen erst am Anfang."