Joel und Ethan Coen. Elton John und Bernie Taupin. Doritos und Taco Bell. Kollaborationen führen zu bahnbrechenden, kreativen Arbeiten. Aber die nächste bahnbrechende Zusammenarbeit wird zwischen Wissensarbeitern und Robotern stattfinden - insbesondere mit KI-Chatbots.

Die Zukunft der Zusammenarbeit ist eng mit der Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und Informationsmanagement verbunden. Einem Bericht der MIT Sloan Management Review und der Boston Consulting Group zufolge sind Unternehmen, die auf die Zusammenarbeit zwischen KI und menschlichen Mitarbeitern setzen, erfolgreicher. KI kann zur Verbesserung der Teamzusammenarbeit eingesetzt werden, indem sie Prozesse rationalisiert, neue Erkenntnisse liefert und die Produktivität steigert. So können KI-Technologien beispielsweise in Anwendungen für die Unternehmenskommunikation wie Tools für die Zusammenarbeit im Team und Unified Communications integriert werden, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, Zeit zu sparen und den Geschäftsablauf insgesamt zu verbessern.

Eines ist klar: Die Zukunft der effektiven Zusammenarbeit wird mit KI und Informationsmanagementsystemen verknüpft sein. Durch den Einsatz von KI können Unternehmen die Zusammenarbeit im Team verbessern, Prozesse rationalisieren und die Produktivität steigern.

Arbeiten mit AI

Experten aller Berufsgruppen sind fasziniert von den Automatisierungsmöglichkeiten der Wissensarbeit durch KI-Chatbots wie ChatGPT. Angetrieben von großen Sprachmodellen (LLMs) im Backend können diese Tools als leistungsstarke Kooperationspartner fungieren.

Wissensarbeiter können KI-Chatbots bitten, über eine einfache, auf Eingabeaufforderungen basierende Benutzeroberfläche schnell Informationen zu finden, die in der Wissensdatenbank ihres Unternehmens oder in öffentlichen Datensätzen gespeichert sind. Sie können KI-Chatbots auch als echte Partner für die kreative Zusammenarbeit nutzen, die Vorschläge und Feedback zu Ideen anbieten.

Die Zusammenarbeit zwischen Wissensarbeitern und KI ist nicht die einzige Möglichkeit, wie fortschrittliche Technologien die Zukunft der Wissensarbeit beeinflussen. KI-gestützte Informationsautomatisierung und Geschäftsprozessautomatisierung werden die Rollen im Wissensmanagement, wie wir sie kennen, neu gestalten.

Wissensmanagement und künstliche Intelligenz

Als das World Wide Web in den 1990er Jahren aufkam, erwarteten viele, dass es die Zusammenarbeit verändern würde. Obwohl Internet-Innovationen im Laufe der Jahre zu einer verbesserten Zusammenarbeit beigetragen haben, fehlt Wissensarbeitern immer noch ein durchgängiges Toolset, um manuelle Aufgaben zu reduzieren. KI kann zur Verbesserung der Suchfunktionen in Wissensmanagementsystemen eingesetzt werden, so dass Benutzer relevante Informationen schneller finden können, indem sie den Kontext, Synonyme und Benutzerpräferenzen nutzen.

Diese Verbesserungen steigern nicht nur die Produktivität, sondern fördern auch den Wissensaustausch. Darüber hinaus revolutioniert die generative KI (GenAI) das Wissensmanagement, indem sie neue Inhalte wie Texte, Bilder und Videos auf der Grundlage von Informationen erstellt, die aus einem Trainingsdatensatz gelernt wurden. Die KI-Technologie geht auch auf moderne KM-Herausforderungen ein, indem sie Inhalte leicht auffindbar und gemeinsam nutzbar macht. Die Integration von KI und maschinellem Lernen in ein Wissensmanagementsystem ermöglicht eine intelligente Suche, was zu einer höheren Produktivität und einer besseren Nutzung der Inhalte führt.

KI und KM sind die perfekte Kombination: KI kann zur Verbesserung der Suchfunktionen in Wissensmanagementsystemen eingesetzt werden, während GenAI das Wissensmanagement revolutioniert, indem es neue Inhalte auf der Grundlage von Informationen erstellt, die aus einem Trainingsdatensatz gelernt wurden.

Während die digitale Transformation einige Prozesse in die Cloud verlagert hat, verbringen Wissensarbeiter immer noch zu viel Zeit mit der Eingabe, Pflege, Änderung und Suche nach Informationen. Außerdem arbeiten sie in Datensilos: Wissensnutzer verbringen schätzungsweise 12 Stunden pro Woche mit der Suche nach wichtigen Informationen.

Ein Wissensmanagementsystem, gepaart mit KI-Lösungen, beseitigt Silos und automatisiert manuelle, fehleranfällige Prozesse, die die Zeit der Wissensarbeiter verschwenden. Branchenführende Informationsmanagementsysteme beseitigen das Informationschaos, indem sie die Daten automatisch organisieren, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Die Auswirkungen von Dokumentenmanagement und Informationsmanagement

Wissensarbeit muss zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Informationen zugreifen können. Informationen werden im Allgemeinen in Form von Dokumenten gespeichert, und die meisten Unternehmen speichern wichtige Dokumente in einer Vielzahl von Systemen, z. B:

• Repositories
• Anwendungen
• Gemeinsame Dateien
• ECM-Systeme
• CRM Plattformen

Ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem bringt Ordnung ins Chaos. Mithilfe von maschinellem Lernen stellt das System intelligente Verbindungen zwischen Wissensinhalten überall in einem Unternehmen her und versieht Dokumente mit Metadaten. Ein solches System ermöglicht es den Mitarbeitern, Informationen zu finden, indem sie einfach nach dem suchen, was sie suchen, und nicht wissen müssen, wo es gespeichert ist.

Herausforderungen und Lösungen für die Zusammenarbeit bei der Wissensarbeit

Die Zukunft der Arbeit für Wissensarbeiter ist eine üppige Landschaft mit verbesserter Zusammenarbeit und weniger Arbeitsaufwand. Hier sind einige Möglichkeiten, wie KI-Automatisierungssoftware integrierte Informationsumgebungen schaffen wird.

Dokumente erstellen

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter ein neues Dokument erstellen möchte, muss er das Rad neu erfinden - das ist das Gegenteil von Best Practices im Dokumentenmanagement. Software zur Automatisierung von Dokumenten ermöglicht es den Mitarbeitern, auf einfache Weise Vorlagen oder Dokumentenserien zu erstellen und zu verwenden. Mit diesen programmierfreien Tools können selbst technisch nicht versierte Benutzer in wenigen Minuten fortgeschrittene Vorlagen erstellen.

Auffinden von Dokumenten

Ohne ein robustes Dokumentenmanagementsystem ist das Chaos der Inhalte vorprogrammiert. KI für Wissensmanagement organisiert Dokumente und hilft Wissensarbeitern, Informationen im richtigen Geschäftskontext zu finden und zu nutzen.

Arbeitsabläufe dokumentieren

Die Weitergabe von Dateien zwischen den Beteiligten ist in den meisten Unternehmen gängige Praxis. Die manuelle Verwaltung dieses Prozesses ist eine Zeitverschwendung für Wissensarbeiter und kann zu Engpässen führen. KI-gestützte, robotergestützte Prozessautomatisierungstools können die Arbeitsabläufe der Benutzer erfassen, speichern und neu erstellen. Wissensarbeiter können sich auf das Wesentliche konzentrieren und intelligenter arbeiten.

FAQ

Was sind die Vorteile von Informationsmanagementsystemen?

Informationsmanagementsysteme ersparen den Mitarbeitern die Arbeit und verringern die mit manuellen Verfahren verbundenen Fehler, indem sie die Erfassung, den Austausch, die Pflege, die Speicherung und den Abruf von Geschäftsdaten automatisieren. Auf diese Weise können Wissensarbeiter mehr Zeit mit der Anwendung von kreativem und problemlösendem Know-how verbringen.

Was ist Wissens-Workflow-Management?

Software für die Verwaltung von Wissensworkflows erfasst und automatisiert gängige Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit Wissensarbeit und funktioniert am besten, wenn sie mit KI erweitert wird.

Viele Workflows beinhalten die gemeinsame Nutzung, Bearbeitung und Genehmigung von Dokumenten. Wenn ein Benutzer ein Dokument erstellt, scannt AI den Inhalt des Dokuments, um Workflows auszulösen und Berechtigungen festzulegen. Die Software gibt das Dokument dann automatisch für die entsprechenden Personen frei.

Die Software automatisiert Aufgaben in einem End-to-End-Prozess. Immer wenn jemand seine Aufgabe erledigt hat, benachrichtigt die Software die anderen Beteiligten und erinnert sie daran, ihre Aufgaben zu erledigen. Das spart Zeit für alle Beteiligten.

Wie kann man ein Dokument automatisieren?

Software zur Dokumentenautomatisierung ist die schnellste und einfachste Möglichkeit, die Erstellung und Verwaltung von Dokumentenvorlagen zu automatisieren. KI-Tools gehen noch einen Schritt weiter und lernen etwas über das Unternehmen und seine Arbeitsabläufe, während die Benutzer mit der Software arbeiten. Tools zur Dokumentenautomatisierung liefern proaktiv Informationen und bieten Vorschläge für die Sortierung von Dokumenten. Sie verbessern auch die automatische Klassifizierung von Dokumenten und erweitern die Suchfunktionen für Dokumente.