5 leçons à retenir sur la préparation à l'IA dans le domaine de la gestion documentaire

Une IA fiable repose sur un contenu métier fiable.

L'IA passe du stade de l'assistance à celui de l'action. Lors du webinaire intitulé « Content Readiness for AI and Agents », des experts d'Forrester, de Microsoft et d'M-Files ont examiné ce que cette évolution implique pour les informations sous-jacentes à l'Copilot et aux agents IA.

Le message principal était clair : pour obtenir des résultats fiables en matière d’IA, il faut disposer d’informations bien gérées. Pour les organisations qui investissent dans l’ Copilot e et l’automatisation via Microsoft 365, la préparation du contenu est désormais une priorité opérationnelle concrète. Voici cinq points à retenir.

1. L'IA de confiance est un problème d'information

Les initiatives en matière d'IA commencent souvent par des modèles, des outils et des cas d'utilisation. Mais la qualité du résultat dépend des informations qui sous-tendent l'expérience. Un contenu obsolète, dupliqué, mal géré en termes d'autorisations ou déconnecté peut entraîner des réponses incomplètes et des actions peu fiables.

C'est pourquoi la préparation à l'IA constitue une priorité en matière de gestion de l'information. Un système moderne de gestion documentaire aide les organisations à garantir la fiabilité des informations, à définir clairement les responsabilités, à mettre en place des droits d'accès adaptés et à contrôler le cycle de vie des documents. L'objectif n'est pas de mettre tous les fichiers à la disposition de l'IA, mais de faire en sorte que les bonnes informations soient fiables pour les utilisateurs et les agents.

2. Tous les contenus ne nécessitent pas le même niveau de gouvernance

Les contenus liés à la collaboration quotidienne peuvent rester dans les outils les mieux adaptés au travail d'équipe et à la productivité. D'autres informations ont une incidence directe sur les opérations, la conformité, les risques et les résultats de l'IA ; elles nécessitent donc des contrôles plus stricts. Ces contenus stratégiques pour l'entreprise comprennent :

• Contrats et documentation client
• Dossiers relatifs à la qualité et à la conformité
• Procédures opérationnelles standard
• Documentation technique et d'ingénierie
• Documents soumis à une réglementation et contenus soumis à autorisation

Les conséquences liées à l'utilisation d'un contrat obsolète, d'une procédure dépassée ou d'un document non autorisé sont plus graves. La gestion documentaire d'entreprise permet aux organisations de mettre en place une gouvernance plus rigoureuse et des contrôles tout au long du cycle de vie là où cela compte le plus, sans créer de complications inutiles pour chaque dossier.

3. Le contexte commercial rend l'information plus utile

Un document ne reflète que rarement toute la réalité. Un contrat s'avère plus utile lorsque l'IA comprend le client, le chef d'entreprise, le statut d'approbation, la date de renouvellement et les obligations associées.

C'est là que la gestion intelligente des documents va au-delà du simple stockage. « M-Files » relie les documents aux clients, aux contrats, aux projets, aux fournisseurs, aux actifs, aux validations et aux processus métier. Ce contexte aide les utilisateurs et l'IA à distinguer une politique approuvée d'un projet, un contrat en vigueur d'un contrat arrivé à expiration, ou une procédure actuelle d'une version obsolète.

Microsoft Work IQ permet de visualiser ce qui s'est passé au cours des réunions, dans les e-mails, les conversations et les documents. Le contexte métier aide à expliquer l'importance de ce travail en reliant les activités aux clients, aux projets et aux résultats auxquels elles contribuent.

4. Microsoft pose les bases d'une IA sécurisée et réglementée

Les entreprises souhaitent bénéficier des avancées de l'IA sans pour autant faire de compromis en matière de sécurité, de conformité, de gouvernance ou de contrôle. Microsoft propose une infrastructure intégrée couvrant la productivité, la collaboration, la gestion des identités, la sécurité et l'IA. Microsoft Purview assure la sécurité des données et la conformité pour les services Microsoft 365 Copilot, tandis que SharePoint et SharePoint Embedded fournissent des services de gestion de contenu basés sur la technologie Microsoft.

M-Files étend ces fonctionnalités Microsoft en y intégrant le contexte métier, les workflows et la gestion du cycle de vie des informations à forte valeur ajoutée. Ensemble, «M-Files » et Microsoft 365 aident les organisations à mettre à disposition du contenu gouverné au cœur des processus de travail.

5. La préparation des agents passe d'abord par la préparation du contenu

Les agents d'IA ne se contentent pas de rechercher et de résumer des informations. Ils peuvent faciliter les flux de travail et les actions basées sur des documents. Les organisations qui se préparent à un avenir marqué par l'IA agentique ont besoin d'informations correctement gérées, reliées aux processus métier et prêtes à soutenir des décisions et des actions automatisées. Avant que les organisations ne déploient ces capacités à grande échelle, les informations qui les guident doivent être à jour, respecter les autorisations d'accès et être reliées au processus concerné.

Les organisations n'ont pas besoin de transformer tous leurs documents. Une bonne façon de commencer consiste à :

1. Identifiez les informations les plus importantes.
2. Évaluer les risques et le niveau de préparation.
3. Mettre en place les contrôles appropriés en matière de gouvernance, de responsabilité et de cycle de vie.
4. Ajoutez le contexte métier dont les agents ont besoin.
5. Mettre à la disposition d'Copilot s et d'agents d'IA des informations fiables et contrôlées.

De la gestion documentaire à la préparation à l'IA

Ce webinaire a mis en évidence le lien évident entre la préparation à l'IA et la gestion documentaire. La gestion documentaire moderne ne se limite pas au stockage et à la recherche de fichiers. Elle consiste à gérer les informations essentielles, à leur apporter un contexte métier et à rendre le contenu exploitable par les personnes, les processus, l'Copilot et les agents d'IA.

Les organisations qui renforcent la gouvernance de l'information et le contexte peuvent réduire les risques, améliorer l'accès à des contenus faisant autorité et favoriser des résultats plus fiables en matière d'IA. La prochaine étape concrète consiste à se concentrer sur les informations ayant le plus grand impact sur l'activité et à les préparer pour les expériences d'IA qui en dépendent.