Gestion de projet

Réalisez des projets dans le respect du budget, des délais et de la qualité grâce à l'automatisation du travail de la connaissance. Organisez l'information et améliorez la gestion documentaire en fonction des besoins de vos parties prenantes. Automatisez les processus grâce à des workflows et suivez leur avancement grâce à une visibilité au niveau des documents. Améliorez l'engagement client en veillant à ce que tous les membres de l'équipe aient accès aux données de projet pertinentes.

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50%

amélioration de la facilité de création de documents par les clients M-Files grâce à l'utilisation de modèles.

88%

des violations de données sont causées par une erreur humaine, soulignant l'importance de la sécurité des données.

65%

des travailleurs ont déclaré être moins stressés grâce à l'automatisation des tâches de travail, réduisant ainsi les processus manuels.

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Défis : Les approches traditionnelles de gestion de l'information ne s'adaptent pas à la croissance des projets

Gérer un projet de courte durée avec une petite équipe peut s'avérer simple, même sans outils spécifiques. Mais au fil du temps, les projets prennent de l'ampleur et les collaborateurs vont et viennent. Il devient alors de plus en plus difficile de savoir où les informations ont été enregistrées et quel est l'état d'avancement global d'un projet. Les approches manuelles et hiérarchiques s'avèrent tout simplement inefficaces, surtout lorsque des clients, des partenaires ou des sous-traitants viennent s'ajouter à l'équation. Cela a des répercussions sur les relations avec les clients et la bonne exécution des projets.

Les informations sont difficiles à trouver

Au fur et à mesure que les hiérarchies de dossiers s'étoffent, il devient de plus en plus difficile de savoir où naviguer pour rechercher des informations ou pour enregistrer de nouveaux documents, ce qui fait perdre du temps et entraîne des reprises et des duplications de documents.

Les problèmes liés au contrôle de version entraînent des difficultés en aval

Lorsque les documents sont introuvables ou que les versions sont gérées à l'aide de conventions de nommage, le risque est grand que quelqu'un utilise une ancienne version et prenne des décisions erronées ou fasse de fausses promesses.

L'état d'avancement du projet et des documents n'est pas clair

Les référentiels documentaires traditionnels n'offrent aucun moyen d'indiquer l'état du projet et du document, de sorte que les utilisateurs s'appuient sur des conventions de dénomination et sur l'enregistrement manuel de l'état des documents dans des systèmes de suivi distincts.

La collaboration externe nécessite un travail supplémentaire

Des systèmes de partage de fichiers distincts sont souvent nécessaires pour les collaborateurs externes, ce qui entraîne un surcroît de travail et des problèmes de duplication, de contrôle des versions et de visibilité.

Gestion de projet

Transformer les résultats des projets grâce à l'information connectée

Pour réussir, les organisations ont besoin d'une stratégie de gestion de l'information sur les projets qui stimule la productivité des employés, garantit l'accessibilité de l'information et aligne les flux de travail sur les politiques de l'entreprise. Téléchargez la brochure pour découvrir comment optimiser la réussite des projets grâce à une stratégie de gestion de l'information pour votre organisation.

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Solution : Gestion automatisée des informations relatives au projet et collaboration externe

Classifier et organiser automatiquement les informations pour répondre aux besoins des parties prenantes internes et externes. Définissez des phases de projet, des flux, des tâches, des disciplines ou tout autre critère pertinent et utilisez des méthodes de classification avancées, telles que l'organisation des données basée sur l'IA, pour améliorer les flux de travail du projet. Incorporer l'automatisation des flux de travail et le suivi de l'état des documents pour une compréhension précise de l'avancement. Intégrer la collaboration externe comme un élément naturel du travail quotidien.

Automatiser la classification et l'organisation des informations

L'automatisation de la dénomination, de l'organisation et de la classification des documents facilite l'enregistrement et la recherche, tout en offrant de multiples options de navigation et des hiérarchies pour répondre à différents types de besoins.

Suivi de l'état d'avancement par le biais de vues et de cycles de vie des documents

Le cycle de vie intégré indique à tout moment l'état d'avancement des documents, et les vues permettent d'éviter le suivi manuel de cet état. L'état d'avancement global des projets, même les plus volumineux et les plus complexes, apparaît ainsi clairement.

Étendre les processus quotidiens aux collaborateurs externes

Exploitez les portails de collaboration pour échanger automatiquement des informations avec des parties prenantes externes, sans perdre le contrôle ou les pistes d'audit de vos données.

Automatiser le contrôle des versions, les révisions et la publication

Là où les vues aident à comprendre, le contrôle de version automatisé, les flux de travail et les affectations aident à exécuter. Le nommage des fichiers, les conversions, la signature et la publication peuvent tous être automatisés grâce aux flux de travail.

Des solutions pour votre secteur d'activité

Gestion de l'engagement des clients dans la comptabilité

Les missions de services comptables, fiscaux et d'audit s'inscrivent généralement dans le cadre de relations clients à long terme, s'appuyant sur de nombreuses informations historiques concernant le client et son activité. De plus, tout conseil ou livrable doit être factuellement exact et conforme aux lois et réglementations applicables. Les équipes chargées des missions doivent passer au crible les dossiers des clients pour y trouver de nombreuses informations spécifiques, s'assurer que les documents de travail sont examinés par des experts en la matière et obtenir la validation des livrables par les associés du client. Un système de gestion des documents de travail et des missions efficace, facilitant l'ensemble de ce travail, permet d'économiser beaucoup de temps, d'énergie et de soucis, en particulier pendant les périodes de forte activité autour des clôtures d'exercice.

Gestion des projets d'investissement dans le domaine de l'énergie

La construction d'une nouvelle installation de production d'énergie est un projet d'investissement important avec un long délai de mise en œuvre. Des outils de gestion de projet efficaces garantissent l'alignement et la clarté depuis les premières étapes de la planification jusqu'à la construction et la mise en service de l'installation. La gestion de l'énorme quantité de documents à travers les différentes phases du projet est cruciale, et l'automatisation joue un rôle clé dans la gestion des autorisations et des contrôles de conformité. L'automatisation des flux de travail permet de suivre les approbations et les délais, ce qui garantit une progression transparente des tâches et un partage sécurisé des informations avec les parties prenantes. L'utilisation d'un système informatique de gestion de projet garantit que tous les membres de l'équipe, internes ou externes, sont alignés et que des interactions personnalisées avec les parties prenantes sont maintenues tout au long du cycle de vie du projet.

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Regardez notre présentation interactive du produit. Pas d'attente. Pas de prise de rendez-vous. Commencez à explorer notre système de gestion documentaire basé sur l'IA grâce à une démonstration adaptée à votre cas d'utilisation.

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Cas Clients

Plus de 6 000 entreprises font confiance à M-Files gérer leurs documents au quotidien.

Elomatic

M-Files garantit que le travail de développement est adapté aux besoins d'Elomatic.
M-Files la sécurité en garantissant que seules les personnes autorisées ont accès aux documents appropriés.
La mise en place de M-Files la gestion et la recherche de documents plus rapides et plus efficaces.

Charles River Laboratories

Charles River Laboratories économise 2,4 millions de dollars par an grâce à l'amélioration de l'efficacité de ses processus.
L'automatisation des flux de travail documentaires grâce à M-Files 9 600 heures par an.
Charles River Laboratories a économisé 326 400 dollars grâce à DocuSign .

HEB Construction

HEB Construction économise 80 000 dollars en frais de déplacement pendant la phase de validation du concept.
La numérisation des documents permet de gagner trois mois, soit le temps moyen nécessaire pour rassembler manuellement 90 boîtes de documents à la fin d'un projet.
M-Files HEB Construction une vue d'ensemble complète de tous ses projets, partenaires, fournisseurs et documents.

Avez-vous des questions ?

Qu'est-ce que la gestion de l'information sur les projets ?

La gestion de l'information sur les projets consiste à collecter, organiser et travailler efficacement sur les documents liés aux projets. Elle implique le suivi de l'état du projet et des documents, la facilitation de l'examen et de l'approbation des documents, ainsi que l'organisation de grandes quantités de documents en fonction des besoins des différentes parties prenantes du projet.

Quels sont les avantages de l'automatisation de la gestion des informations relatives aux projets ?

Qu'est-ce que l'automatisation du flux de travail ?

Comment la gestion de l'engagement des clients améliore-t-elle les résultats des projets ?

La gestion de l'engagement client facilite la production de documents précis et conformes, car elle permet aux équipes de trouver les enregistrements clés, de relier les documents de travail clés aux experts en la matière et d'obtenir l'approbation des documents par les partenaires et les clients. Un système de gestion de l'engagement des clients qui fonctionne bien permet de gagner du temps et de réduire la pression sur les équipes, en particulier pendant les périodes de forte activité et de clôture.

Comment la gestion des projets d'investissement peut-elle améliorer l'efficacité des projets à grande échelle ?

Un système de gestion des projets d'investissement garantira l'alignement et la clarté depuis les premières étapes de la planification jusqu'à la construction et la mise en service d'une installation en gérant la grande quantité de documents à travers toutes les phases du projet. Le contenu connecté soutiendra les flux de travail automatisés tout au long du projet et garantira l'alignement des membres de l'équipe interne et externe.

M-Files : une gestion documentaire axée surM-Files

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