La gouvernance de l'information est le fondement de la préparation à l'IA

La réussite de la mise en œuvre de Microsoft 365 Copilot repose sur une infrastructure d'informations sécurisée et bien gérée. Les entreprises doivent identifier les informations fiables, mettre en place les contrôles appropriés et s'assurer que l'IA puisse accéder à un contenu précis, pertinent et correctement géré.

Les études sectorielles et les échanges avec les clients montrent que le déploiement de Microsoft 365 Copilot prend davantage de temps dans de nombreuses entreprises, celles-ci devant évaluer leurs capacités en matière d’autorisations, de gouvernance de l’information et de sécurité du contenu. Les craintes liées au fait que les Copilot s puissent répondre sur la base d’informations obsolètes ou à un partage excessif incitent les entreprises à réexaminer la manière dont les informations sont sécurisées, gérées et partagées. Les recommandations de Microsoft soulignent l’importance de traiter les questions de partage excessif, d’autorisations et de protection des informations alors que les entreprises se préparent à adopter Copilot .

Par exemple, une étude sectorielle a révélé que 66 % des entreprises avaient reporté ou remis en question le déploiement de solutions « Copilot » en raison de préoccupations liées à l'accès aux informations sensibles.

Cette préoccupation est compréhensible, mais la question est souvent mal comprise. Microsoft 365 Copilot fonctionne au sein de la zone de confiance Microsoft et respecte les contrôles existants en matière d’identité, d’accès, de sécurité et de conformité. Il fonde ses réponses sur les informations auxquelles l’utilisateur est autorisé à accéder. C’est pourquoi la maturité de la gouvernance, les pratiques de partage, la sécurité du contenu et la préparation des informations constituent les fondements d’une adoption réussie.

Copilot ne contourne pas les contrôles de sécurité de Microsoft. Elle permet d'identifier les domaines dans lesquels les pratiques de gestion de l'information et les contrôles d'accès doivent être améliorés avant que les organisations ne déploient l'IA à grande échelle.

Le véritable défi en matière de préparation à l'IA qui se cache derrière le « oversharing » d'Copilot

Depuis des années, les entreprises accumulent du contenu sur SharePoint, Teams, OneDrive, des partages de fichiers, dans leurs e-mails et dans leurs applications métier. Ces volumes considérables de contenu s’accompagnent souvent d’autorisations de partage trop larges, de contrôles d’accès incohérents, de documents obsolètes, de doublons, d’une absence de propriété clairement définie, de liens anonymes et d’informations stockées sans classification métier appropriée.

Avant l’avènement de l’IA générative, bon nombre de ces problèmes étaient masqués par des référentiels fragmentés et des fonctionnalités de recherche limitées. L’accès en langage naturel grâce à Copilot change la donne. Lorsque les utilisateurs peuvent poser une question à Copilot au lieu de parcourir des dossiers, des informations auparavant difficiles à trouver peuvent devenir plus faciles à découvrir et à exploiter ; cependant, il arrive parfois que ces informations n’aient pas été destinées à être découvertes, car elles n’avaient pas été correctement gérées dès le départ.

Copilot pousse les organisations à faire face à des années d'accumulation de contenus et à des pratiques de gouvernance inégales. L'enjeu stratégique ne se limite pas à des informations obsolètes ou à un partage excessif. Il s'agit de savoir si les pratiques de gestion de l'information sont suffisamment abouties pour prendre en charge l'IA à grande échelle.

La préparation à l'IA commence par la gouvernance de l'information

De nombreuses organisations abordent la préparation à l'IA comme un projet de déploiement technologique. Dans la pratique, la réussite ne dépend pas uniquement des autorisations. Les organisations ont besoin d'une responsabilité clairement définie, de contrôles de l'information et de processus permettant de garantir que les informations importantes restent exactes, à jour et correctement gérées.

Les recommandations de Microsoft considèrent la correction des cas de partage excessif, la mise en place de mesures de protection contraignantes et le respect des exigences réglementaires comme des éléments essentiels d’une infrastructure « Copilot » sécurisée et gouvernée. Elles orientent également les organisations vers Microsoft Purview afin d’évaluer les risques liés au partage excessif et de prendre des mesures correctives.

L'objectif n'est pas de traiter tous les documents de la même manière. La priorité est d'identifier les informations à forte valeur ajoutée et à haut risque, puis d'appliquer les contrôles appropriés. Les contrats, les dossiers qualité, la documentation client, les procédures opérationnelles standard, les documents techniques et les contenus réglementés nécessitent souvent une gestion de la responsabilité, une protection et une gestion du cycle de vie plus rigoureuses que les contenus de collaboration généraux.

« La préparation à l’IA, c’est avant tout la préparation en matière d’information. Les organisations qui investissent dans les meilleures pratiques de gestion documentaire pour assurer la gouvernance, la gestion des autorisations, la qualité et l’actualité du contenu sont mieux placées pour offrir des expériences d’IA fiables à grande échelle. »

Ian Story, architecte principal, OneDrive et SharePoint, Microsoft

Pourquoi les autorisations seules ne suffisent pas

Les autorisations déterminent ce à quoi les utilisateurs ont accès. Le contexte métier aide les organisations à déterminer quelles informations doivent être considérées comme fiables, protégées, conservées et mises en avant dans le cadre de travaux basés sur l'IA, en clarifiant leur finalité, leur propriété et leur pertinence métier.

Un contrat, un dossier qualité, un dossier client, un document technique ou un dossier réglementaire revêt une importance commerciale que le chemin d'accès au dossier ne suffit pas à lui seul à exprimer. Le fait de relier le contenu aux processus, aux obligations et aux dossiers qu'il soutient permet de prendre des décisions plus précises en matière de classification, de conservation, de révision et d'accès.

Ce contexte supplémentaire permet de s'assurer que l'IA s'appuie sur des informations pertinentes, fiables et adaptées aux besoins de l'entreprise.

Comment Microsoft et l'M-Files collaborent

Microsoft offre une base fiable pour la collaboration, la sécurité des contenus, la gouvernance, la conformité et l'IA grâce à Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Purview, Microsoft Defender et Microsoft 365 Copilot. Les recommandations de Microsoft en matière de gouvernance préconisent d'identifier les données susceptibles d'être partagées de manière excessive, de remédier aux problèmes d'accès, de mettre en place des mesures de protection et de maintenir des contrôles réglementaires et de conformité.

M-Files Il enrichit Microsoft 365 de fonctionnalités intelligentes de gestion des documents, aidant ainsi les organisations à gérer leurs informations métier critiques grâce aux métadonnées, à l'automatisation des flux de travail, à la gestion des archives et aux contrôles de l'information.

Cette approche complémentaire aide les organisations à renforcer leur préparation à l'IA tout en continuant à tirer parti des fonctionnalités natives de Microsoft en matière de sécurité, de conformité, de collaboration et d'IA. Pour les clients utilisant Microsoft 365 Storage (SharePoint Embedded), le contenu reste au sein de l'environnement Microsoft 365 du client, tandis qu'M-Files fournit les métadonnées, les workflows, les autorisations et les contrôles de gouvernance.

Afin de renforcer la préparation à l'IA et de se préparer à l'arrivée des agents, le programme « M-Files » peut apporter son soutien dans les domaines suivants :

• Classification basée sur les métadonnées pour les contenus stratégiques de l'entreprise
• Autorisations et décisions d'accès tenant compte du contexte
• Une responsabilité clairement définie en matière d'informations commerciales
• Automatisation du flux de travail documentaire pour les révisions, les validations et les contrôles de gouvernance
• Gestion des documents et contrôle de leur cycle de vie
• Les relations entre les documents et les clients, les projets, les contrats et les processus qu'ils soutiennent

Les organisations qui mettent en place dès aujourd'hui des mécanismes clairs de responsabilité, de contrôle de l'information et de normes de qualité des contenus seront mieux préparées à faire face aux agents et aux expériences basés sur l'IA de demain. À mesure que l'IA accède à un volume croissant d'informations d'entreprise, la réussite dépendra de plus en plus de l'exactitude, de l'actualité, de la sécurité adéquate et de l'intégration de ces informations aux processus métier qu'elles soutiennent.

La préparation des agents repose sur la préparation à l'IA. Avant que les organisations puissent déployer en toute sécurité des agents IA capables de recommander des actions, d'automatiser des tâches ou de participer à des processus métier, elles doivent disposer d'informations fiables, régies par des règles et riches en contexte, qui seront fournies à l'IA qui alimente ces agents.

Liste de contrôle relative à l'IA et à la préparation des agents

L'objectif n'est pas de réduire le recours à l'IA, mais de mieux la réguler.

À mesure que les entreprises passent de l'expérimentation de l'IA à sa mise en œuvre à grande échelle, leur réussite dépend de plus en plus de la qualité, de la sécurité et de la gouvernance des informations qui sous-tendent ces expériences.

Microsoft offre une base fiable en matière d'identité, de sécurité, de conformité, de collaboration et d'intelligence artificielle. M-Files vient compléter cette base en aidant les organisations à définir la propriété des données, à automatiser les contrôles d'information et à gérer le contenu tout au long de son cycle de vie.

Pour être fiable, l’IA doit s’appuyer sur des informations précises, bien gérées, correctement sécurisées et pertinentes par rapport à la tâche à accomplir. Les organisations qui renforcent dès aujourd’hui ces fondements seront mieux à même d’accélérer l’adoption de l’ Copilot de Microsoft 365, de prendre en charge les agents IA et de tirer davantage de valeur de leurs investissements Microsoft.