Miten automaatio muuttaa hybridityöympäristöjä

Kirjoittanut Antti Nivala 8. heinäkuuta 2022

Vuosikymmenien ajan yritykset olivat pitkälti toimistokeskeisiä, jolloin työntekijöille ei jäänyt juurikaan tilaa valita, miten ja milloin he työskentelevät. Työnantajat sopeutuvat toimiston pandemian jälkeiseen tulevaisuuteen, ja nykypäivän nopeat työnkulut ja asiakkaiden vaatimukset ovat muuttaneet tietotyöntekijöiden tapaa käyttää ja käyttää tietoja. Tietojen ja informaation asianmukainen ja tehokas saatavuus, jotta työntekijät voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, on edelleen merkittävä este.

Johtajien tehtävänä on nyt ylläpitää tuottavuutta hybridiympäristössä ja säilyttää samalla tietojen laatu. Hyödyntämällä digitaalisia innovaatioita ja työnkulkutekniikoita, kuten liiketoimintaprosessien automatisointia, voidaan luoda saumaton digitaalinen kokemus, joka tukee ja voimaannuttaa työntekijöitä hybridiympäristössä.

Huonon tiedonlaadun ja työpaikkavirheiden korkeat kustannukset

Yritykset tuottavat ja keräävät päivittäin uskomattomia määriä tietoa, varsinkin kun elämä siirtyy yhä enemmän verkkoon hybridityön lisääntyessä. Datan sisällä on ratkaisevaa tietoa, jota tarvitaan parempien tuotteiden ja palvelujen tuottamiseen, vahvempien ja kestävämpien asiakassuhteiden rakentamiseen ja toiminnan tehokkuuden lisäämiseen. Ongelma? Laadukkaan datan löytäminen voi usein tuntua mahdottomalta tehtävältä.

Virheet työpaikalla voivat johtua heikkolaatuisista tiedoista ja kyvyttömyydestä erottaa ne korkealaatuisista tiedoista. Näillä virheillä voi puolestaan olla valtava vaikutus organisaation tulokseen. Tietojen huono laatu voi maksaa yritykselle keskimäärin 9,7-14,2 miljoonaa dollaria vuodessa, ja 95 prosenttia organisaatioista sanoo, että jäsentymättömän datan hallinta on merkittävä ongelma. Gartner mukaan.

Miksi siis huono tiedon laatu ja virheet työpaikalla voivat olla niin tuhoisia yritykselle? Otetaan esimerkiksi asiakaslasku - kun työ on tehty, asiakkaan on tarkoitus saada lasku ja maksaa velkansa. Entä jos työntekijä ei lähettänyt laskua tai kirjoitti vahingossa väärän osoitteen, koska hänellä oli liian kiire tietojen läpikäymisessä tai aikaa vievien manuaalisten tehtävien tekemisessä? Yritys ei välttämättä huomaa virhettä useisiin viikkoihin, jolloin se menettää rahat, jotka se on oikeutetusti velkaa.

Tämä saattaa tuntua vähäpätöiseltä, mutta jos nämä pienet virheet työpaikalla jatkuvat, niillä voi olla vakavia seurauksia yritykselle. Siksi yritykset tukeutuvat nyt työnkulkuteknologioihin vähentääkseen virheitä työpaikalla hybridityön aikakaudella.

Liiketoimintaprosessien automatisoinnin edut

Yksinkertaiset virheet työpaikalla voivat kasvaa nopeasti, joten yritykset etsivät liiketoimintaprosessien automatisointiratkaisuja, joiden avulla voidaan automatisoida prosesseja, jotka vähentävät aikaa vieviä, vähäpätöisiä tehtäviä, kuten laskujen lähettämistä. McKinseyn mukaan 60 prosenttia ammateista voisi säästää 30 prosenttia ajastaan automaation avulla. Liiketoimintaprosessien automatisointi auttaa vähentämään inhimillisten virheiden mahdollisuutta ottamalla toistettavan prosessin ja suorittamalla sen tarkasti, johdonmukaisesti ja luotettavasti. Se edustaa myös järjestelmää, joka voi suorittaa tehtäviä ympäri vuorokauden, seitsemänä päivänä viikossa ja 365 päivänä vuodessa - houkutteleva mahdollisuus yrityksille.

Liiketoimintaprosessien automatisoinnin hyödyt ulottuvat organisaation kaikkiin osa-alueisiin, kuten tuottavuuden ja vaatimustenmukaisuuden lisäämiseen luomalla kustannustehokkaampia, virheettömämpiä ja johdonmukaisempia liiketoimintaprosesseja ja antamalla työntekijöille mahdollisuuden keskittyä asioihin, jotka todella tarvitsevat heidän huomionsa. Yritykset, jotka käyttävät liiketoimintaprosessien automatisointia, saavat usein tehokkaan tuoton investoinneilleen, erityisesti asiakirjojen hallinnan osalta. Monet työelämän virheet johtuvat siitä, että asiakirjoja säilytetään eri puolilla hybridiyritystä eri paikoissa, eikä uusinta versiota ole helppo löytää tai hakea, mikä tarkoittaa, että tietotyöntekijät saattavat työskennellä ja tehdä päätöksiä asiakirjan väärän version perusteella. Kun käytössä on asiakirjahallintatyökalu, jossa on sisäänrakennetut liiketoimintaprosessien automatisointiominaisuudet, tietotyöntekijöillä on yksi yhteyspiste, josta he voivat käyttää tietoja ja toimeksiantoja organisoidusti ja turvallisesti, missä tahansa he työskentelevätkin.

Työpaikalla tapahtuvat virheet eivät ole 100-prosenttisesti vältettävissä hybridityön aikakaudella, mutta työnkulkutekniikoiden integrointi voi auttaa vähentämään riskiä. Automatisoimalla tietovirtaa asiakirjapohjaisten prosessien virheiden ja päällekkäisyyksien poistamiseksi yritykset voivat virtaviivaistaa toimintoja tekemällä operatiivisista tehtävistä ja työmenetelmistä toistettavia ja antamalla tietotyöntekijöille mahdollisuuden keskittyä tehtäviin, jotka luovat pitkäaikaisia suhteita asiakkaisiin ja asiakkaisiin.