Miten Enterprise Content Management tukee liiketoiminnan tavoitteita

Box on myös tärkeä osa useita muita organisaation järjestelmiä, kuten IRC:n avustusten seurantajärjestelmää, jota kutsutaan nimellä Opportunity Tracking and Implementation System (OTIS). Kun kerrallaan käsitellään jopa 700 avustushakemusta, seuranta voi olla ylivoimaista. Kun kaikki avustuksiin liittyvät tiedot on järjestetty yhteen paikkaan, työntekijät voivat käyttää ja jakaa niitä helposti.

Toinen Boxin tehtävä on koulutuksen ja muutoksenhallinnan tukeminen. Kun IRC lisäsi Salesforcen ja Office 365:n kaltaisia alustoja, käyttäjien oli saatava luottamusta ja asiantuntemusta käyttöönoton varmistamiseksi. Tämän vuoksi julkaistiin erilaisia videoita ja artikkeleita, jotka auttoivat tässä prosessissa, ja toisinaan tarjottiin yksittäistä etäkoulutusta teknologioiden edistämiseksi johtavassa asemassa oleville henkilöille. Fackler kiittää Boxia siitä, että sen avulla ihmiset voivat viestiä paljon turvallisemmin ja tehokkaammin, mistä on tullut heille "elämäntapa".

Metatietomerkinnät voittavat kansiopohjaiset tiedostot

Vaikka ECM-järjestelmät ovatkin yleisiä, monet ihmiset luottavat edelleen henkilökohtaisiin, kansiopohjaisiin arkistointijärjestelmiin. Tämä vaikeuttaa yhteistyötä, koska muut eivät pääse käsiksi tällaiseen tietoon. M-Files ajatukselle, että asiakirjoja ei tulisi hallita kansiojärjestelmien avulla, vaan merkitsemällä ne monipuolisilla metatiedoilla ja esittämällä sitten käyttäjän roolin mukaisia, olennaisia näkymiä tiedoista. ”Kansioiden hallinta voi nopeasti muuttua hankalaksi, etenkin suurissa organisaatioissa”, sanoo M-Files toimialaratkaisujen johtaja Ville Somppi. ”Kun asiakirjoihin liitetään kattavat metatiedot, käyttäjät huomaavat, että tarvitsemansa tiedot ovat helposti saatavilla, ja he suhtautuvat myönteisemmin keskitetyn yritysjärjestelmän käyttöön.”

Lisäksi kun asiakirjat on kuvattu ja tunnistettu tarkasti metatietojen avulla, on mahdollista soveltaa liiketoimintasääntöjä, jotka ohjaavat asiakirjan työnkulun läpi. Esimerkiksi myyjä, joka haluaa lähettää tarjouksen, voi luoda asiakirjan mallipohjan avulla ja siirtää sen seuraavalle tarkastajalle. ”Järjestelmä voi valvoa sääntöjen noudattamista”, Somppi selitti, ”ja luoda siten jäsenneltyä yhteistyötä.” Esimerkiksi sopimuksen tapauksessa saatetaan tarvita hyväksyntöjä useilla tasoilla.M-Files jokaisen tiedoston ja sen, mitä sille on tehtävä”, hän lisäsi, ”joten se lähettää asiakirjan oikeaan allekirjoitusjärjestykseen.”

Metatiedot mahdollistavat vankan tietoturvan, sillä ne tunnistavat asiakirjan sisällön ja kunkin käyttäjän roolin. ”Henkilöstöosastolla voi olla vain rajallinen määrä henkilöitä, joilla on pääsy työnhakijoiden tietoihin valintaprosessin aikana”, Somppi totesi. ”Seuraavassa vaiheessa useat rekrytointipäälliköt voivat saada näkyviin hakijan tiedot. Mahdollisuus tarkastella hakemusta määräytyy kyseisen vaiheen liiketoimintasääntöjen perusteella.” Säännellyillä toimialoilla tietojen seuranta voi olla erittäin tärkeää.M-Files , kuka näkee asiakirjan, kuka muuttaa sitä ja mikä on lopputulos”, Somppi selitti. ”Järjestelmä luo automaattisen kirjausketjun, jonka avulla organisaatio voi palata taaksepäin ja tarkistaa asiakirjan kulun työnkulussa.”

Jotkut asiakkaat epäröivät ECM-järjestelmän käyttöönottoa, koska he pelkäävät, että kaikkien tietojen siirtäminen yritysjärjestelmään voisi olla ylitsepääsemätön este tai heikentää tuottavuutta. ”Meillä on joitakin strategioita näiden ongelmien lieventämiseksi”, kommentoi Somppi. ”Ensinnäkin käyttäjät voivat jatkaa SharePointin tai minkä tahansa aiemmin käyttöönotetun tuotteen käyttöä”, hän sanoi.M-Files lukemaan SharePointia, kun käyttäjät totuttelevat M-Files . Kutsumme tätä lempeäksi siirtymiseksi.”

Yhteistyö sekä kumppaneiden että asiakkaiden kanssa on yhä tärkeämpää. ”Organisaatioiden väliset rajat hämärtyvät”, Somppi totesi. ”Projektissa voi olla mukana ulkopuolisia konsulttiyrityksiä tai toimittajia, joiden on tiedettävä tehtävän tilanne.” M-Filesostama Hubshare sellaisten portaalien luomisen, joihin ulkoiset käyttäjät pääsevät, mutta jotka yhdessä M-Filesmetatietojen ja liiketoimintasääntöjen kanssa sallivat käyttäjien nähdä vain ne tiedot, joihin heillä on oikeus. ”Halusimme uudistaa yhteistyökokemuksen niin, että se on helppokäyttöinen mutta säilyttää silti hallinnan”, Somppi totesi lopuksi.