Valloita tietosiilot: yhdistetyn haun teho yrityksille

Mikä on yhdistetyn haun käsite? Yhdistetty haku kuvaa hakutekniikkaa, jolla voidaan etsiä tietoa useista lähteistä samanaikaisesti. Toiminto kokoaa ja yhdistelee tuloksia ennen niiden palauttamista käyttäjälle. Tämä hyödyttää hakijoita, koska he voivat löytää tietoa esimerkiksi ajantasaisuuden tai merkityksellisyyden perusteella riippumatta tallennuksen sijainnista tai muodosta. Halusimme käyttää hetken auttaaksemme lukijoitamme ymmärtämään, miten tämä globaali hakuominaisuus toimii ja voi hyödyttää organisaatiota.

Tietosiilojen kalleus

Vertailu on helppo: yritysten yhdistetty haku muistuttaa sitä, miten suuret hakukoneet palauttavat tuloksia. Esimerkiksi haku hakusanalla "Lamborghini" Googlessa palauttaa yrityksen sivuston, ehkä joitakin foorumikeskusteluja, kuvia autoista, uutisia ja videoita Lamborghinista. Tällainen laaja haku saattaa tuoda esiin myös ehdotuksia, joilla hakua voi rajata, kuten tämä: Haluat ehkä tarkentaa kyselyäsi kysymällä Lamborghinin hintaa tai eri malleja.

Sovella nyt samaa käsitettä omaan yritykseesi. Kuvittele, millaisia hyötyjä saat yhdistetystä hausta kaikissa järjestelmissäsi ja tietovarastoissasi. Useimmat suuret organisaatiot käyttävät useita järjestelmiä, joissa on toisiinsa liittyviä tietoja. Voit esimerkiksi haluta löytää CRM, asiakirjahallintajärjestelmästäsi ja laskutusjärjestelmästäsi olennaisimmat tiedot tietystä asiakkaasta tai tuoteryhmästä. Nykyisin sinun on ehkä tehtävä yksittäisiä kyselyjä kuhunkin järjestelmään ja yhdistettävä tulokset manuaalisesti.

CMSWire julkaisi tilastoja siitä, kuinka monta lähdettä tyypilliset yritykset tarvitsevat tiedonhakuun:

• Noin 90 prosenttia yritystiedosta oli jäsentymätöntä, ja se löytyi erilaisista asiakirjatyypeistä ja sovelluksista.
• Yli 60 prosentilla tietotyöläisistä oli pääsy vähintään neljään järjestelmään.
• Ainakin 15 prosentilla oli tarvetta tehdä kyselyjä jopa 11 eri järjestelmästä.

Federoidun haun edut yrityksille

Yrityskäytössä yhdistetty haku on keino hallita useiden tietovarastojen aiheuttamaa sekasortoa. Yhdistetyt hakutoiminnot ovat oletusarvoisesti integroituina M-Files . M-Files merkitystä, missä asiakirjat sijaitsevat. Hakuja voidaan suorittaa kaikissa yrityksen tietosiloissa tulosten saamiseksi riippumatta siitä, missä tiedostot sijaitsevat. Tässä piilee sisällön sijaintiin nähden etusijalle asettamisen voima.

Vaivaton haku kaikissa järjestelmissä

Yritysten yhdistetyn haun ilmeisiä etuja ovat muun muassa seuraavat:

• Sinun ei enää tarvitse siirtyä manuaalisesti edestakaisin eri järjestelmien välillä, vaan voit yksinkertaisesti pyytää yleiskyselyllä koottuja tuloksia.
• Ennen kaikkea sinun ei tarvitse investoida kalliiseen ja aikaa vievään tiedonsiirtoon yksittäiseen järjestelmään tai tietovarastoon, jotta voit tehdä tällaisia yleishakuja.
• Jos käytät edelleen vanhoja järjestelmiä, voit silti käyttää tietoja yhdeltä alustalta ilman päivitystä.

Ei tarvetta kalliisiin tiedonsiirtoihin

Mikä loistava ajatus! Ei ole väliä, jos eri osastot haluavat käyttää omia järjestelmiään. Jos myyntiosasto haluaa tallentaa tietoja omaan CRM, se sopii mainiosti. Jos kirjanpito haluaa käyttää omaa ERP-järjestelmäänsä, sekin onnistuu. M-Files tarvitse korvata näitä investointeja. Se auttaa yksinkertaisesti maksimoimaan näihin työkaluihin tehdyt investoinnit.

Miten yhdistetty haku toimii: Kulissien takana

Useiden hakujen suorittaminen eri järjestelmissä, jotka eivät ole yhteydessä toisiinsa, ja mikä vielä pahempaa, jos et vieläkään löydä tarvitsemaasi tietoa, aiheuttaa todellisia kustannuksia. CMS Wiren julkaisemassa tutkimuksessa todettiin, että tietotyöläiset käyttivät noin kolmanneksen työpäivästään relevantin tiedon etsimiseen. Vielä pahempaa oli se, että he eivät löytäneet tarvitsemaansa tietoa noin 44 prosentissa tapauksista. Tämä tarkoittaa laskennallisesti lähes 6 000 dollarin vuotuisia menetyksiä hukkaan heitetyissä ponnisteluissa jokaiselle näistä työntekijöistä. Jopa keskikokoinen yritys, jossa on 100 tietotyöntekijää, kärsisi noin 600 000 dollarin vuotuisista tappioista pelkästään hukkaan heitetyn ajan vuoksi.

Hukkaan heitettyjen ponnistelujen lisäksi aineettomia kustannuksia, joita aiheutuu siitä, ettei tarvittavia tietoja löydy, on vaikea laskea. Ne vaihtelevat sen mukaan, kuinka kriittisiä tiedot ovat tietyn sovelluksen ja liiketoimintavaatimuksen kannalta. Tämä ei tarkoita sitä, ettei yrityksellä olisi oikeaa tietoa. Se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että se on saatettu tallentaa arkistoon, jota ei haeta käytettävissä olevissa tietojärjestelmissä.

On myös todennäköistä, että tietoja, joita on vaikea löytää, ei myöskään ole suojattu asianmukaisesti eikä niiden laatua ole valvottu kunnolla, joten voit laskea näiden tietojen keräämisen ja tallentamisen alkuperäiset kustannukset toiseksi tappioksi. Tällaiset kadonneet tiedot altistavat organisaatiot myös tietomurtoriskeille ja sääntelyyn liittyville ongelmille. Vaikka tiedonhallintastrategia ei välttämättä sisältäisikään kaikkien erilaisten tietolähteiden yhdistämistä, siihen pitäisi sisältyä yksinkertainen näkyvyys siitä, missä tiedot sijaitsevat ja onko niitä valvottu asianmukaisesti.

Miten yritysten yhdistetty haku toimii

Useimmissa asiakirjahallintajärjestelmissä yhdistetty haku toteutetaan kahdella pääarkkitehtuurilla, joita käytetään tämän ominaisuuden tarjoamiseen. Vaikka näiden kahden eri lähestymistavan yksityiskohdat saattavat olla hieman pedanttisia, ne on syytä mainita:

• Kyselyaika: Hakujärjestelmä yksinkertaisesti tekee kyselyjä eri järjestelmiin. Kyselyhetkellä se odottaa tietyn ajan vastauksia, kokoaa olennaisimmat tulokset ja palauttaa ne sitten käyttäjälle. Voit tarkastella tuloksia eri muodoissa. Merkityksellisyys perustuu tietysti kunkin kysytyn järjestelmän määrittelyyn.
• Indeksiaika: Tämä hakujärjestelmä perustuu ennalta rakennettuun eri tietolähteiden päähakemistoon. Indeksin pitäisi auttaa kyselyn suorituskykyä. Eräs muunnelma indeksiajasta käyttää kunkin järjestelmän indeksiä eikä pääindeksiä yhdistetyssä haussa, joten kyseessä on eräänlainen indeksiajan ja kyselyajan hybridi.

Kuinka toteuttaa yhdistetty haku yrityksessäsi

Voit hyötyä siitä, että löydät yrityksesi tarvitsemat tiedot entistä tehokkaammin. Valitse M-Files kaltainen ratkaisu M-Files kattava hakutoiminto mahdollistaa tietojen löytämisen riippumatta siitä, mihin ne on tallennettu.

Oletko valmis murtamaan tietosilot ja antamaan henkilöstöllesi uusia mahdollisuuksia? Varaa ilmainen esittely tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään ja koe, miten M-Files yhdistetty haku voi mullistaa toimintatapasi.