Työskenteletkö Google G Suiten kanssa? Millainen on asiakirjahallintasi?

Google on viime vuosina pyrkinyt parantamaan G Suite -tarjontaansa, jotta se palvelisi paremmin yrityskäyttäjiä. Jo kolme miljoonaa organisaatiota maksaa G Suite -palvelusta, ja määrä on kasvussa.

Verrattuna 85 miljoonaan Office 365 -käyttäjään tämä on tietysti pieni määrä, mutta Google G Suiten erinomaiset yhteistyöominaisuudet houkuttelevat epäilemättä jatkossakin organisaatioita.

Yhteistyö - Googlen sovellusten paras etu

Yhteistyön sujuvuus on vahvuus, jota G Suite voi tehokkaasti hyödyntää. Pilvipohjainen infrastruktuuri tarjoaa luonnollisen ympäristön tehokkaalle yhteiselle sisällöntuotannolle ja muokkaukselle. Jokin aika sitten minulla oli tilaisuus keskustella aktiivisen Google Suite -käyttäjän kanssa Neste Engineering Solutionsista, joka on siirtymässä Microsoftista Googlen palveluihin. Yhtiön huoltoprojekteissa hankintapäällikkönä työskentelevä Risto Oranne vahvisti: ”Reaaliaikainen yhteistyö ja muokkaus ovat ylivoimaisesti Google-sovellusten suurin etu. Staattisia asiakirjoja tai versioita ei ole , koska yhteinen versio on koko ajan jaettuna pilvessä.”

Suurin hyöty on kuitenkin samalla myös suurin haaste. "Koska versioita ei ole, ei ole helppoa tapaa dokumentoida versiohistoriaa tai sitä, kuka on muokannut mitä", Oranne jatkaa. Tämä voi olla haastavaa, kun kaksikymmentä ihmistä työskentelee saman asiakirjan parissa, mutta jokainen osallistuu tiedoston tiettyyn osaan. Esimerkiksi Google Sheets -dokumentissa suodatuksen muutokset vaikuttavat kaikkiin käyttäjiin, ei vain sitä muokkaavaan henkilöön.

Google G Suiten asiakirjahallinnan määräykset ja turvallisuus

Toinen asia, joka voi aiheuttaa tuskaa, on tietoturva; on hieman vaikeaa valvoa, kuka voi nähdä tietosi Googlessa. Tiimikansioiden sisältö näkyy automaattisesti kaikille tiimin jäsenille - ja käyttöoikeuksia hallitaan manuaalisesti. Linkkejä voidaan lähettää myös tiimin ulkopuolisille henkilöille, jotta sisältöön voi tutustua rajoitetuin käyttöoikeuksin. Tällöin haasteena on pitää tuo linkki tallennettuna niin, että ihmiset löytävät sen, kun he tarvitsevat sitä uudelleen. "Linkkien tallentaminen sähköpostiin on edelleen hyvin yleistä, mutta ei kovin tehokasta sisällönhallinnan kannalta", Oranne vahvistaa.

Toisessa tapauksessa olemme havainneet, että G Suite ei ehkä ole vielä kovin hyvä valmiin aineiston turvallisessa arkistoinnissa tai liiketoimintaprosessien tukemisessa maan tai toimialan standardien mukaisesti. Esimerkiksi Ruotsissa organisaatiot eivät saa käyttää Gmailia arkistointijärjestelmänä. Toinen esimerkki: Venäjän kansalaisten tiedot eivät saa poistua Venäjällä sijaitsevilta palvelimilta. Googlen pilvipalvelussa ei voida mitenkään taata, että näin ei tapahdu.

Nämä asetukset asettavat käyttäjille vaatimuksia. Heidän on esimerkiksi poistettava Gmailin ja Google Driven sisältö ja tallennettava se jonnekin muualle pitkäaikaista arkistointia varten. Jos tämä tehdään manuaalisesti, se vain lisää monimutkaisuutta muuten helppoihin prosesseihin.

Arkistointikysymys on asia, joka Risto Oranne kokee omassa organisaatiossaan helpoksi. Säädösten kanssa ei ole ongelmia, ja rakenteet näyttävät tukevan käyttäjiä hyvin. Mutta vaikka Neste on täysin omaksunut Google-ympäristön, hän myöntää, että haasteita voi olla: "Jos luomme materiaaleja ulkoisille asiakkaille, ei riitä, että annamme linkit Google Driveen. Tarvitsemme myös staattisia versioita, varmuuskopioita ja asiakirjojen hallintaa. Korkean riskin ympäristöissä tarvitsemme enemmän prosesseja."

Arkistointiin ja tietoturvaan liittyvien haasteiden lisäksi käytännön ongelmana voi olla pääsy Gmailin tietoihin. Jos tiedot tallennetaan yksittäisen työntekijän Gmailiin, ne eivät ole muiden niitä mahdollisesti tarvitsevien yrityksen jäsenten saatavilla. Lisäksi siitä puuttuisi konteksti muissa järjestelmissä oleviin asiakirjoihin ja tietoihin, puhumattakaan liiketoimintaprosesseja tukevista automatisoiduista työnkuluista. Työn tehostamiseksi on tärkeää synkronoida kaikki asiaan liittyvä sisältö, olipa kyse sitten Gmailista, asiakirjoista, asiakastiedoista tai näiden välisistä suhteista.

Kyse on käyttäytymisen muutoksesta...

Kun yritykset siirtyvät käyttämään Google-työkaluja, kuten missä tahansa muutoksessa, työntekijöiden käyttäytymisen muutos on avainasemassa onnistumisen kannalta. Työntekijöiden on omaksuttava uusi työkulttuuri, joka perustuu todelliseen yhteistyöhön. Risto Oranne ilmaisee asian näin: "On loogista miettiä siirtymistä Googlen sovelluksiin silloin, kun organisaatio pyrkii yhteistyöhön perustuvaan työympäristöön. Mutta se ei toimi toisinpäin. Pelkkä päätös siirtyä Google-työkaluihin muuttamatta taustalla olevia prosesseja ja työkulttuuria ei automaattisesti tarkoita tehokkaampaa yhteistyötä."

M-Files Google G Suite tulee apuun!

M-Files Google G Suite auttaa asiakkaita hyödyntämään Google-työkaluja entistäkin tehokkaammin. Se tuo metatiedot mukaan kuvioon. Käyttäjät voivat tallentaa sisältöä Google Drivesta ja Gmailista suoraan M-Files yhdellä M-Files G Suite -sovelluksen käyttöliittymässä. He voivat lisätä metatietoja, jotta sisältöä on helpompi hallita. Kaikki sisältöön tehdyt muutokset näkyvät automaattisesti molemmissa järjestelmissä.

Esimerkiksi säännellyssä toimintaympäristössä tallennuspaikan hallintaan liittyvät vaatimukset on paljon helpompi täyttää. M-Files asiakkaille mahdollisuuden tallentaa tietoja joko omissa tiloissa tai suojatussa M-Files . Käyttäjä- ja käyttöoikeuksien turvaaminen hoituu roolipohjaisten käyttäjä- ja käyttöoikeuksien avulla, jotka päivittyvät automaattisesti metatietojen perusteella.

Haluatko löytää uuden, entistäkin tehokkaamman tavan työskennellä? Ota meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja.