Microsoft Copilot M-Files: vastauksia kysymyksiisi

Kun organisaatiot ottavat tekoälyn tuotantokäyttöön, monet törmäävät samaan esteeseen: hajanaisen, asiakirjoihin perustuvan työn aiheuttamiin toiminnallisiin ongelmiin.

Asiakirjat ovat liiketoiminnan kriittisten prosessien perusta – mutta ilman asiayhteyttä, hallintoa ja rakennetta ne aiheuttavat riskejä sen sijaan, että tuottaisivat arvoa. Tekoäly ei pysty tuottamaan tuloksia, joihin ihmiset luottavat, jos tiedot ovat epäjohdonmukaisia, vanhentuneita tai puutteellisia.

M-Files kontekstikeskeinen asiakirjanhallinta-alusta, joka muuttaa asiakirjat hallituksi, tekoälyvalmiiksi yhtenäiseksi tietolähteeksi. Yhdistämällä asiakirjat niiden liiketoimintakontekstiin – metatietojen, suhteiden, työnkulkujen ja käyttöoikeuksien avulla –M-Files , että sekä ihmiset että tekoäly pystyvät löytämään ja hyödyntämään oikeaa tietoa.

Juuri tästä syystä M-Files Microsoft 365 Copilot yhteen luontevasti.

M-Files älykkään alustan, joka mahdollistaa yrityskäyttöön tarkoitetun tekoälyn toiminnan ja varmistaa, että Copilot luotettavan, asiayhteyteen sijoittuvan ja hallitun tiedon pohjalta, ei irrallisten tiedostojen.

Webinaarissamme”Tehosta Microsoft 365 Copilot , kontekstirikkaalla tiedolla: esittelyssä natiivi pääsy M-Files” asiakkaat, kumppanit ja IT-johtajat esittivät käytännönläheisiä kysymyksiä hallinnosta, lisenssoinnista, Microsoft 365 Storage -palvelusta, pilvipalveluiden ja paikallisten ratkaisujen vertailusta sekä käyttöönotosta. Olemme koonneet tärkeimmät kysymykset ja vastaukset alla.

Miksi tämä on tärkeää liiketoiminnan ja IT-johtajille

Useimmilla organisaatioilla on jo käytössään tehokkaita työkaluja, kuten Microsoft 365 ja Copilot, mutta ne kohtaavat silti tuttuja haasteita, kuten asiakirjojen etsimiseen kuluvaa aikaa, vanhentuneista versioista johtuvaa päällekkäistä työtä, epäjohdonmukaisia prosesseja, sääntelyriskit sekä tekoälyn tuottamia tuloksia, joihin ei voi täysin luottaa. Syynä tähän on toiminnallinen kitka: hajanaiset asiakirjat, puuttuva asiayhteys ja epäjohdonmukainen hallinto.

M-Files tämän luomalla yhden luotettavan tietolähteen asiakirjapohjaiseen työhön, jossa kaikki asiakirjat ovat yhteydessä toisiinsa, hallinnoituja ja rikastettuja kontekstilla. Tuloksena on nopeammat päätökset, parempi sääntöjen noudattaminen sekä tekoäly, joka tuottaa luotettavia ja selitettävissä olevia tuloksia.

Kontekstikeskeisen asiakirjanhallinnan tuominen Microsoft 365:een

Verkkoseminaarissa esittelimme, kuinka M-Files kontekstikeskeisen asiakirjanhallinnan osaksi Microsoft 365:tä, jolloin tiimit voivat jatkaa työskentelyä tutuilla työkaluilla ja samalla saada käyttöönsä tekoälylle tarvittavan kontekstin ja hallintakäytännöt. Copilot sitten hyödyntää yhdistettyjä, kontekstuaalisia asiakirjoja, mikä parantaa tarkkuutta, osuvuutta ja luotettavuutta.

Mitä tämä mahdollistaa:

• Nopeampia ja varmempia päätöksiä tekoälyn avulla, joka perustuu luotettaviin, asiayhteyteen sopiviin asiakirjoihin
• Uudelleentyöstön ja virheiden vähentäminen varmistamalla, että tiimit ja tekoäly käyttävät oikeaa tietoversioa
• Tiukempi sääntöjen noudattaminen ja hallinto, jotka on integroitu jokaiseen vuorovaikutustilanteeseen
• Luotettavampia tekoälyn tuloksia, jotka heijastavat todellista liiketoimintaympäristöä, eivätkä irrallisia tietoja
• Saumattomat käyttökokemukset Microsoft 365:ssä ilman, että tiimien nykyiset työskentelytavat häiriintyvät

Uutta: Suora pääsy M-Files tiedostoihin Microsoft 365 Copilot, Agent Builderissa ja Microsoft Searchissa

M-Files tuo M-Files hallitut, kontekstirikkaat asiakirjat suoraan Microsoft 365:een, jotta Copilot, Agent Builder ja Microsoft Search voivat hyödyntää luotettavaa tietoa työnkulussa.

Tuloksena on tarkempi, selitettävissä oleva tekoäly, joka perustuu luotettaviin asiakirjoihin ja liiketoimintaympäristöön.

Miksi M-Files Copil Copilotille

Copilottehokkuus riippuu siitä, millaista tietoa se pystyy hyödyntämään. Ilman asiayhteyttä ja hallinnointia tekoäly voi tuoda esiin vanhentuneita, puutteellisia tai sopimattomia asiakirjoja.

M-Files tämän toimimalla yritystietojen tiedustelukerroksena ja tarjoamalla:

• Konteksti metatietojen ja suhteiden avulla, jotta tekoäly ymmärtää asiakirjoja ja niiden yhteyksiä liiketoimintaan
• Automatisoidut työnkulut ja elinkaaren hallinta, jotka varmistavat, että käytössä on vain oikeat asiakirjat
• Sisäänrakennetut hallintatoiminnot ja käyttöoikeudet varmistavat, että luottamus on rakenteellisesti taattu – ei manuaalisesti

Tuloksena on luotettavia, hallinnoituja asiakirjoja, jotka parantavat Copilot tarkkuutta ja tehostavat tiimien toimintaa.

Microsoft 365 -tallennustila: molempien maailmojen parhaat puolet

M-Files suoraan Microsoft 365:ssä ja käyttää Microsoft 365 Storagea asiakirjojen tallennusalustana.

Asiakirjat säilytetään turvallisesti Microsoft 365 -vuokraajassasi, kun taas M-Files niille kontekstia, hallintaa ja automaatiota.

Aktivointiohje: SPE-aktivointi on välttämätöntä.

Saat:

• Microsoftin omat yhteistyötyökalut (Teams, OneDrive, yhteinen muokkaus)
• Microsoft Purviewin luokitusmerkinnät ja vaatimustenmukaisuusohjeet toteutetaan suoraan järjestelmän sisällä
• Microsoft 365 Copilot luotettavilla ja hallinnoiduilla M-Files

M-Files tekoälylle tarvittavan kontekstikerroksen ja muuttaa asiakirjat toisiinsa kytketyksi työjärjestelmäksi.

Pilvipalvelu on portti Copilot natiiviin Copilot

Microsoft 365 Copilot natiivi Copilot on saatavilla yksinomaan M-Files -palvelussa.

Copilot täysimääräinen Copilot edellyttää pilvipohjaista, kontekstirikkaita ominaisuuksia sisältävää arkkitehtuuria, joka integroituu suoraan Microsoft 365:een.

Paikallisia asennuksia ei voida integroida suoraan Copilotiin Microsoftin alustavaatimusten Copilot .

Aino Copilot: toisiaan täydentäviä, eivät kilpailevia

Usein kysyttiin: ”Jos meillä on Copilot, miksi tarvitsemme Aino?”

Vastaus on, että kummallakin on erilainen rooli luotettavassa tekoälyssä:

Aino on M-Files tekoälypohjainen alusta, joka jäsentää ja rikastuttaa asiakirjoja, tunnistaa niiden välisiä yhteyksiä ja automatisoi asiakirjapohjaisia prosesseja. Sen avulla yritystiedot muuttuvat käyttökelpoisiksi, luotettaviksi ja tekoälyvalmiiksi.

Copilot käyttäjätasolla ja auttaa ihmisiä hyödyntämään tietoa tiivistämisen, päättelyn ja luonnollisen kielen kyselyjen avulla. Yhdessä ne muodostavat kattavan tekoälyekosysteemin. Aino , että tieto on jäsenneltyä, hallinnoitua ja tekoälyvalmista, kun taas Copilot käyttäjille Copilot hyödyntää tietoa ja toimia sen perusteella.

Te kysyitte. Asiantuntijamme vastasivat.

Kutsuimme joukon M‑Filesin ja Microsoftin asiantuntijoita vastaamaan asiakkaiden esittämiin yleisimpiin kysymyksiin. Alla on vastauksia tärkeisiin aiheisiin, kuten tekoälyn käyttöönottoon, hallintoon ja siihen, miten M‑Files toimii yhdessä Microsoft Copilot kanssa.

Käyttöönotto ja koulutus

K: Miten käyttöönotto ja koulutus sujuvat tilitoimistossa?
Käyttöönotto on yleensä nopeaa ja vaivatonta. Määritämme keskeiset metatiedot (asiakkaat, toimeksiannot, asiakirjatyypit), käyttöoikeudet ja työnkulut, jotta asiakirjoihin liitetään oikeat taustatiedot ja hallintakäytännöt heti alusta alkaen. Koulutus on roolipohjaista, ja se koostuu lyhyistä koulutustilaisuuksista järjestelmänvalvojille ja loppukäyttäjille, jotta tiimit pääsevät nopeasti vauhtiin ja päivittäiset toimintakäytännöt sujuvat entistä jouhevammin.

Asiakirjojen luominen ja automatisointi

K: M-Files asiakirjojen luontityökalun, jossa on tietojen yhdistämistoiminto?
Kyllä. M-Files luoda asiakirjoja malleista käyttämällä M-Files ja integroitujen järjestelmien tietoja. Tuloksena on nopeampi käsittelyaika ja vähemmän virheitä, koska asiakirjat tuotetaan yhdenmukaisesti, oikean asiakkaan ja toimeksiannon kontekstissa sekä sisäänrakennetun hallintakäytännön mukaisesti.

K: Sisältääkö ”asiakirjojen hyödyntäminen” myös OCR-tekniikan?
Kyllä. M-Files älykästä asiakirjojen käsittelyä OCR-tekniikan (mukaan lukien alueellinen OCR) ja metatietojen poiminnan avulla. Muuntamalla skannatut ja jäsentelemättömät asiakirjat hakukelpoisiksi asiakirjoiksi ja kontekstiksi parannat tiedon löydettävyyttä ja automaatiota, jolloin Copilot tuottamaan tarkempia ja luotettavampia tuloksia vähemmällä manuaalisella työllä.

Copilot , tietoturva ja hallinto

K: Pystyykö Copilot käyttämään asiakirjojen metatietoja Copilot ?
Kyllä. Copilot hyödyntää M-Files asiakirjojen kontekstin lisäämiseksi ja osuvuuden parantamiseksi noudattaen samalla käyttäjän käyttöoikeuksia ja hallintakäytäntöjä. Tuloksena on tarkempia yhteenvetoja ja vastauksia sekä vähemmän työhön liittyviä ongelmia, jotka johtuvat hakemisesta, työn uusimisesta tai väärän version käytöstä.

K: Miten ”natiivipääsy” auttaa Copilot luomisessa (Agent Builder)?
Se tuo hallitut M-Files ja kontekstin suoraan agenttien käyttöliittymään, jolloin agentit voivat vastata kysymyksiin ja ryhtyä toimenpiteisiin luotettavan tiedon pohjalta. Pääsy pysyy käyttöoikeuksien hallinnassa, ja voit määrittää, mitä agentit voivat käyttää metatietojen, työnkulkujen ja Copilot avulla. Tämä auttaa parantamaan tarkkuutta ja käyttäjien luottamusta sekä vähentämään toistuvien, asiakirjoja vaativien tehtävien operatiivista kitkaa.

K: Voiko rajoittaa, mihin asiakirjoihin Copilot pääsy?
Kyllä. Copilot käsiksi vain niihin asiakirjoihin, joiden katseluun käyttäjällä on jo oikeus M-Files ja hallintamääritysten perusteella. Voit myös lisätä nimenomaisenCopilot(Kyllä/Ei) tiettyjen asiakirjojen sisällyttämiseksi tai poissulkemiseksi, mikä auttaa Copilot hyväksyttyjen asiakirjojen ja kontekstin rajoissa ja tuottamaan luotettavampia tuloksia.

K: Miten tämä estää Copilot luonnoksiin tai vanhentuneisiin asiakirjoihin?
M-Files metatietoja (tila, versio ja hyväksymistila) sekä käyttöoikeuksia varmistaakseen, että Copilot oikeisiin asiakirjoihin. Käytännössä voit rajoittaa Copilot hyväksyttyihin, lopullisiin tai julkaistuihin Copilot työnkulkujen, metatietosääntöjen ja Copilot avulla, mikä vähentää uusintatyötä ja lisää luottamusta tekoälyn tuottamiin vastauksiin.

K: M-Files Microsoft Purviewin luottamuksellisuusluokituksia?
Kyllä. Koska M-Files perustuu Microsoft 365:n tietoturvaratkaisuihin, Microsoft Purviewin luottamuksellisuusluokituksia ja käytäntöjä sovelletaan yhdessä M-Files . Tämä parantaa säännösten noudattamista ja vähentää riskejä, jolloin käyttäjät ja Copilot suojattuja asiakirjoja oikeassa yhteydessä.

Avoimuus ja luottamus

K: Voiko Copilot , mistä sen vastaukset ovat peräisin, kun se Copilot M Files -sisältöä?
Kyllä. Kun Copilot M Files -sisältöä, se voi viitata hallinnoituihin lähdedokumentteihin, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus. Koska M Files jäsentää dokumentit metatietojen avulla ja ylläpitää versio- ja hyväksymistietoja, käyttäjät voivat helpommin ymmärtää, miksi tulos on annettu, ja luottaa siihen, että se perustuu hyväksyttyyn, asiayhteyteen sopivaan tietoon – ei arvailuihin tai yleisiin tietoihin.

Copilot ja tarkkuus

K: Miten M Files parantaa Copilot laatua verrattuna Copilot käyttöön?
Copilot vain niin hyvä kuin tiedot, joiden perusteella se voi tehdä johtopäätöksiä. M Files parantaa Copilottarkkuutta lisäämällä asiakirjoihin rakennetta, liiketoimintakontekstia ja hallintakäytäntöjä ennen Copilot pääsee niihin Copilot . Metatiedot, suhteet, käyttöoikeudet ja hyväksymistila auttavat Copilot vastauksensa oikeisiin asiakirjoihin, jolloin vastaukset ovat osuvampia, johdonmukaisempia ja luotettavampia, ja vanhentuneiden tai virheellisten tietojen aiheuttamaa ylimääräistä työtä syntyy vähemmän.

Microsoft 365 -tallennustila ja Microsoft 365

K: Mikä on M-Files SharePointin välinen suhde?
M-Files käyttää Microsoft 365 Storagea natiivina tallennuskerroksenaan, joten asiakirjat sijaitsevat Microsoft 365 -vuokraajasi ja sen tietoturvarajojen sisällä. Saat käyttöösi natiivin yhteistyötoiminnon ja Copilot , kun taas M-Files asiakirjoihin kontekstia, työnkulkuja, käyttöoikeuksia ja hallintatoimintoja, jotta käyttäjät ja tekoäly voivat löytää oikeat asiakirjat nopeammin ja toimia luottavaisin mielin.

K: Voiko M-Files näkyä Microsoft Searchissa (Microsoft 365:ssä)?
Kyllä. Natiivin integroinnin ansiosta asiaankuuluvat M-Files ja niiden konteksti voivat näkyä Microsoft 365:n hakutuloksissa, jolloin käyttäjät voivat löytää hallinnoitua tietoa vaihtamatta työkalua. Hakutulokset noudattavat edelleen käyttöoikeuksia, ja metatiedot parantavat hakutulosten osuvuutta, mikä lyhentää hakuun kuluvaa aikaa ja lisää luottamusta löydettyihin tuloksiin.

K: Onko SharePoint Embedded tarkoitettu vain M-Files -asiakkaille?
Kyllä. Microsoft 365 Storage -tallennustilaa käytetään yhdessä M-Files kanssa, eikä sitä ole saatavilla paikallisiin asennuksiin. SPE:n aktivointi vaaditaan myös kertaluonteisena asennuksena, jotta Microsoft 365 Storage ja natiivit käyttökokemukset voidaan ottaa käyttöön.

K: Mitä tarvitaan Microsoft 365 Storage -palvelun ja natiivien ominaisuuksien käyttöönottoon?
SPE-aktivointi on pakollista. Kyseessä on kertaluonteinen asetus, jonka Microsoft 365- tai IT-järjestelmänvalvoja yleensä suorittaa Microsoft 365 Storage -palvelun liittämiseksi. Tämän jälkeen voit ottaa käyttöön siihen liittyvät natiivitoiminnot.

K: Missä asiakirjojen metatiedot tallennetaan?
M-Files metatietoja ja suhteita (kontekstia) M-Files , kun taas itse asiakirjat tallennetaan Microsoft 365 Storage -palveluun asiakkaan Microsoft 365 -vuokra-alueelle. Tämä erottelu pitää asiakirjat vuokra-alueen sisällä ja samalla vahvistaa hallintoa sekä mahdollistaa tarkemman tiedonhaun ja tekoälypohjaiset tulokset.

Pilvipalvelu vs. paikallinen ratkaisu

K: Onko Copilot natiivi Copilot käytettävissä M-Files ?
Ei. Microsoft Copilot natiivi Copilot edellyttää M-Files . Paikalliset ympäristöt eivät voi integroitua natiivisti Copilot kanssa Microsoftin alustan arkkitehtuurivaatimusten Copilot , joten Copilot perustamaan vastauksiaan luotettavasti hallinnoituihin M-Files .

K: Miten paikallisesti asennetun ratkaisun asiakkaat voivat hyödyntää Copilot ?
Paikalliset asiakkaat voivat käyttää M-Files Aino kuten metatietojen poiminnassa, luokittelussa ja parannetussa haussa arkistossa, mikä auttaa lisäämään kontekstia ja vähentämään toiminnallisia kitkoja asiakirjoja sisältävässä työssä. Jotta saat täyden, natiivin Copilot koko Microsoft 365:ssä (mukaan lukien parempi pohja hallituissa asiakirjoissa), suositeltava tapa on siirtyä M-Files .

Lisensointi, tallennus ja kustannukset

K: Millainen on M-Files hinnoittelumalli?
M-Files tilauspohjainen palvelu, jossa on Essentials- ja Enterprise-tasot. Hinnat vaihtelevat käyttöönoton ja laajuuden mukaan; tilaukset on suunniteltu auttamaan sinua hallinnon standardoinnissa ja vähentämään asiakirjapohjaisen työn operatiivisia ongelmia, ja lisätallennustilaa on saatavilla tarpeen mukaan.

K: Millainen Microsoft-lisenssi tarvitaan Copilot käyttämiseen M-Files Copilot ?
Käyttäjillä on oltava kelpoinen Microsoft 365 -lisenssi (yleensä E3 tai E5) sekä Microsoft Copilot . M-Files on erillinen ja kattaa hallintatoiminnot sekä asiakirjojen ja kontekstin hallinnan (metatiedot, työnkulut ja käyttöoikeudet), jotka parantavat tarkkuutta ja luotettavuutta.

K: Maksavatko asiakkaat tallennustilasta kahdesti?
Ei. M-Files -palvelussa asiakirjat tallennetaan asiakkaan Microsoft 365 -vuokra-alueelle Microsoft 365 Storage -palvelun kautta. M-Files katetaan hallinto, työnkulut ja asiakirjojen konteksti, joten tiimit käyttävät vähemmän aikaa vanhentuneiden asiakirjojen etsimiseen, muokkaamiseen tai virheiden korjaamiseen.

Tietojen eristäminen, testaus ja tekoälyvalmius

K: Voidaanko M-Files eristää muista SharePoint Embedded -tiedoista Copilot varten
Kyllä. M-Files ja niiden kontekstia hallitaan metatietojen, käyttöoikeuksien ja Copilot avulla, joten agenttien toiminta voidaan rajoittaa vain hyväksyttyihin asiakirjoihin. Tämä vähentää sovellusten välisen tietovuodon riskiä ja auttaa pitämään agenttien tuottaman sisällön tarkkana ja luotettavana.

K: Voivatko asiakkaat testata järjestelmää ennen laajamittaista käyttöönottoa?
Kyllä. Useimmat organisaatiot aloittavat pilottiryhmällä, jonka avulla varmistetaan käyttöoikeudet, soveltuvuus ja hallinto ennen laajempaa käyttöönottoa. Se on käytännöllinen tapa varmistaa järjestelmän tarkkuus ja tehokkuus jo varhaisessa vaiheessa sekä vähentää riskejä ja toiminnallisia ongelmia.

K: Voiko tekoäly auttaa metatietomallien määrittelyssä tai tarkentamisessa?
Kyllä – ja tämä kehittyy nopeasti. Monet toimittajat tarjoavat toimialakohtaisia ja käyttötapauskohtaisia valmiita metatietomalleja, ja tekoäly voi suositella tarkennuksia todellisten käyttötottumusten perusteella. Tuloksena on nopeampi hyötyjen saavuttaminen ja vähemmän toiminnallisia ongelmia, samalla kun asiakirjojen hallinta pysyy johdonmukaisena ja ne säilyttävät merkityksensä asiayhteydessään.

Tekoälyn tietojen käyttö ja mallien luotettavuus

K: Käytetäänkö asiakkaan sisältöä tekoälymallien kouluttamiseen?
Ei. M Files -palveluun tallennetut asiakkaan asiakirjat pysyvät asiakkaan Microsoft 365 -vuokra-alueella ja tietoturvarajojen sisällä. Sisältöä käytetään ainoastaan vastausten antamiseen ja automaatioon kyseiselle asiakkaalle Microsoftin yritystietoturva- ja tietosuojasitoumusten mukaisesti. Asiakastietoja ei käytetä julkisten tai ulkoisten tekoälymallien kouluttamiseen, mikä auttaa organisaatioita ottamaan tekoälyn käyttöön luottavaisin mielin ja hallitusti.

Katso, miten se toimii

Yritykset ovat siirtymässä tekoälyn kokeiluvaiheesta konkreettisiin tuloksiin: nopeampiin päätöksiin, parempaan sääntöjen noudattamiseen ja tehokkaampaan toimintaan.

Tämän saavuttamiseksi Copilot luotettavia, asiayhteyteen sopivia ja hallinnoituja asiakirjoja, ei lisää työkaluja. M-Files tämän perustan, mikä vähentää monimutkaisuutta ja antaa tekoälylle mahdollisuuden hyödyntää koko potentiaaliaan.

M-Files Microsoft osallistuvat 29. huhtikuuta 2026 Lontoossa Microsoftin Paddingtonin toimistossa järjestettävään UK Connected Content Summit -tapahtumaan. Tämä koko päivän kestävä tapahtuma käsittelee nykyaikaista yhteistyötä, hallintoa ja sisältökäytäntöjä Microsoft 365:n ympärillä sekä tarjoaa käytännön neuvoja asiakirjoihin painottuvien työnkulkujen sujuvuuden parantamiseen ja tekoälypohjaiseen työhön valmistautumiseen.