Kuinka tehostaa sopimuksen laatimisprosessia

Sopimusten laatimisesta vastaavat henkilöt tuntevat turhautumisen, kun aikaa tuhlataan kaikkien tarvittavien tietojen hankkimiseen ennen sopimuksen laatimista. Sekä asianajotoimistoilla että yrityksen sisäisillä lakimiehillä on asiakkaita, jotka tarvitsevat sopimuksia - asianajotoimiston asiakkaita tai yrityksiä, jotka luottavat yrityksen oikeudelliseen yksikköön sopimustarpeissaan.

Tietojen ottaminen asiakkailta

Jos olet tässä veneessä, saatat käyttää Word-asiakirjan lomaketta, jonka lähetät ja toivot, että asiakas antaa sinulle kaiken tarvitsemasi. Sen lisäksi, että kaiken on oltava täytetty, myös kaiken asiakkaan lisäämän on oltava oikein. Jos joudut palaamaan asiakkaan luokse saadaksesi lisää tai oikeita tietoja, kaikki tuhlaavat lisää aikaa (ja rahaa), joka olisi voitu käyttää muuhun oikeudelliseen työhön.
Voidaan sanoa, että tämä lähestymistapa tietojen keräämiseen on tehoton. Vaikka saisitkin asiakkaalta kaikki tarvitsemasi tiedot, kun pyydät niitä, joudut silti kirjoittamaan tietoja kahteen kertaan, sillä saadut tiedot on kirjoitettava uudelleen luotavaan sopimukseen.

Miten M-Files Ment auttaa

Onneksi ”Word-asiakirjoihin” perustuva tiedonkeruumenetelmä on jäämässä historiaan. On olemassa parempi tapa hoitaa asia – tapa, jossa asiakas voi syöttää tietoja sähköiseen lomakkeeseen, ja tiedot siirtyvät sieltä automaattisesti suoraan sopimusluonnokseen. Toisin sanoen voit luoda asiakirjoja suoraan asiakkaan syöttämien tietojen pohjalta ja samalla hallita täysin sitä versiota, joka lopulta lähetetään asiakkaalle M-Files Mentasiakaskäyttöön tarkoitetun Link-toiminnon avulla.

Prosessin virtaviivaistaminen

Kun lähetät linkkejä asiakkaillesi, prosessisi voi näyttää suunnilleen tältä:

1. Asianajaja laatii sopimusta ja tarvitsee asiakkaalta tietoja.
2. Asianajaja avaa M-Files Ment M-Files Ment luo linkin asiakkaalle tarkoitettuun kyselylomakkeeseen – tämä voi olla osa kaikista sopimuksen laatimiseen tarvittavista kysymyksistä, eli vain ne, joihin asiakkaan on vastattava.
3. Asianajaja lähettää linkin asiakkaalle sähköpostitse.
4. Asiakas avaa linkin ja täyttää kysymykset mobiililaitteille optimoidussa sähköisessä lomakkeessa ja lähettää sen takaisin lakimiehelle.
5. Lakimies saa ilmoituksen siitä, että asiakas on täyttänyt vastaukset, ja voi sitten tarkistaa asiakkaan vastaukset sekä lisätä kyselylomakkeeseen muita tarvittavia tietoja.
6. Lakimies lähettää kyselylomakkeen ja laatii sopimuksen ensimmäisen luonnoksen. Yksinkertaista!

Tärkeimmät edut

Link tarjoaa seuraavat edut:

1. Asiakas täyttää pyydetyt tiedot sähköisesti suoraan M-Files Ment , jolloin asianajaja voi tarkistaa vastaukset ja lisätä tarvittavat tiedot sopimuksen laatimista varten helposti ja ilman päällekirjoittamista.
2. Asiakkaalle lähetetyn kyselylomakkeen kentät voidaan rajoittaa vain niihin tietoihin, jotka haluat asiakkaan täyttävän, ja niihin voidaan sisällyttää myös ohjeita – mikä vähentää aikaa, joka kuluu asiakkaiden pyytämiseen tietojen muuttamiseen tai lisäämiseen.
3. Sopimuksen laatimisaika lyhenee – kun asiakas on täyttänyt kyselylomakkeen, asianajajalla pitäisi olla kaikki tarvittava ensimmäisen sopimusluonnoksen laatimiseen, mikä virtaviivaistaa koko prosessia.
4. Tätä viimeistä etua ei voi aliarvioida. Aseta itsesi asiakkaan asemaan: haluavatko he nykypäivänä ladata liitetiedoston, nimetä sen uudelleen, täyttää sen, tallentaa sen ja lähettää sen takaisin? Luultavasti eivät. On paljon yksinkertaisempaa lähettää asiakkaille linkki, jonka avulla he voivat helposti täyttää kyselylomakkeen ja lähettää sen. Se helpottaa heidän elämäänsä, ja he arvostavat sitä.

Tutustu tarkemmin

Katso M-⁠Files Ment .Ota meihin yhteyttäjo tänään, niin kerromme sinulle alustan eri ominaisuuksista ja siitä, miten voit hyötyä niistä.