Miten M-Files Ment saadaan paras hyöty irti

Pilottihanke on hanke, jonka avulla organisaatio voi arvioida, vastaako ohjelmisto yrityksen vaatimuksia, ottamalla teknologian käyttöön yhdessä tietyssä käyttötapauksessa ja mittaamalla sen onnistumista. Se on yleensä teknologian laajemman käyttöönoton edeltäjä, ja sen tarkoituksena on arvioida käyttötapausta ennen ajan ja resurssien sijoittamista laajempaan muutosprojektiin.

Tärkeimmät edut

Pilotti antaa yritykselle käsityksen seuraavista asioista:
- Teknologian käyttöönoton edellyttämä prosessi,
- miten käyttäjien koulutus toteutetaan,
- vikojen ratkaisu- ja tukiprosessi,
- miten teknologiaa ylläpidetään,
- mahdolliset ongelmat, jotta niistä voidaan ottaa opiksi tulevia käyttötapauksia varten.

M-Files Ment

M-Files Ment pilottiohjelmia asiakkaille, jotka harkitsevat tilauksen tekemistä, mutta haluavat varmistaa, että ratkaisu täyttää heidän vaatimuksensa ennen tilauksen tekemistä. On melko tavallista, että asiakkaamme ottavat käyttöön 1–2 kuukauden pilottiversion, jotta yritys ja sen käyttäjät pääsevät nopeasti vauhtiin ja voivat samalla hyötyä M-Files Ment ja ohjauksesta asiakkaan ensimmäisten mallien onnistuneessa toimittamisessa. Pilottivaiheen päätyttyä asiakkaan pitäisi olla valmis laajempaan käyttöönottoon.

M-Files Ment osat

Seuraavassa on esitetty joitakin M-Files Ment koskevia keskeisiä huomioita:

Tavoite

Jokaisella asiakkaalla on oma näkemyksensä siitä, mitä he toivovat saavuttavansa ottamalla M-Files Ment käyttöönMent näkemykset jakautuvat pääpiirteissään sen mukaan, minkä tyyppinen organisaatio kyseessä on (olipa kyseessä sitten yrityksen oma osasto tai asianajotoimisto) ja käytetäänkö ratkaisua sisäisen tehokkuuden parantamiseen vai asiakaspalveluprosessien virtaviivaistamiseen.

Joka tapauksessa teemme yhteistyötä asiakkaan kanssa selvittääksemme, mitä hän haluaa saavuttaa ottamalla M-Files Ment käyttöön, ja sovimme yhdessä menestysmittareista, joiden avulla asiakas voi helposti arvioida pilottihankkeen onnistumista.

Seuraavassa on joitakin esimerkkejä aiemmin toteuttamistamme piloteista:
- Työsopimusten käyttöönotto asianajotoimistossa, jotta toimisto voisi laatia ne nopeammin ja tarjota parempaa palvelua asiakkailleen;
- Widgettien (linkit automatisoituihin malleihin) käyttöönotto, jotta asiakas voisi tarjota tilauksia maksumuurin kautta verkkosivuillaan;
- NDA- ja SCC-sopimusten automatisointi yrityksen sisällä, jotta muut kuin lakimiehet voisivat laatia ne itse, ja lakimiesryhmän tuki olisi rajallista.

Aikataulu

Tämä riippuu todennäköisesti ensisijaisesti tavoitteesta, mutta myös asiakkaan organisaatiossa työskentelevien henkilöiden kapasiteetista ja sitoutumisesta. Pyrimme saamaan pilottihankkeen päätökseen neljän viikon kuluessa, mikä mahdollistaa laajemman ponnahduslaudan tulevien käyttötapausten automatisointiin ja viime kädessä mahdollisimman nopean arvon tuottamiseen.

Päätavoitteenamme on tuoda asiakkaan organisaation eri toimijat yhteen, jotta M-Files Ment-ratkaisun käyttöönotto sujuu vaivattomasti ja käyttäjät voivat luoda ajantasaisia asiakirjoja mahdollisimman nopeasti. On sanomattakin selvää, että jotta tämä voidaan toteuttaa jopa neljässä viikossa, asiakkaan puolelta vaaditaan mahdollisimman vähän viivästyksiä prosessin kaikissa vaiheissa – esimerkiksi oikeudellisten ennakkotapausten viimeistelyssä, hyväksyntöjen hankkimisessa jne.

Toimitettavat tuotteet

Pilottivaiheen päätyttyä asiakkaan tulisi:
• Olla automatisoinut enintään kolme mallia, jotka ovat käyttövalmiita (mikä takaa sijoitetun pääoman tuoton heti pilottivaiheen päätyttyä);
• Olla antanut asianomaisille käyttäjille pääsyn automatisoituihin malleihin;
• Ymmärtää, miten mallit automatisoidaan itse – jolloin asiakas voi laajentaa asiakirjojen automatisointia itse vain vähäisellä tuella;
• Olla valmis ottamaan M-Files Ment organisaation muissaMent ;
• Ymmärtää, mitä M-Files Ment on saatavilla ja miten sitä voidaan hyödyntää.

Joukkue

Pilottihanke on M-Files Ment projekti, johon osallistuu asiakkaan keskeisiä sidosryhmiä. Siihen tulisi kuulua kaikki ne sidosryhmät, joihin käyttöönotto vaikuttaa kyseisen käyttötapauksen osalta. Voi myös olla hyödyllistä ottaa mukaan muita organisaation jäseniä, joihin M-Files Ment todennäköisesti vaikuttaa tulevaisuudessa, jotta hekin voivat hyötyä pilottihankkeen kokemuksista.
Kaikissa teknologiapiloteissa tai -toteutuksissa on tärkeää, että osallistujat ovat sitoutuneita ja valmiita toteuttamaan muutosta organisaatiossa. Sitoutumisen puute tarkoittaa todennäköisesti sitä, että pilotin käyttöönotto onnistuu vain rajoitetusti. Koska M-Files Ment ovat kuitenkin niin lyhyitä, vain neljä viikkoa, emme ennakoi tämän olevan ongelma.

Kustannukset

Pilottihankkeeseen liittyy kustannuksia, mutta se on todennäköisesti edullisempi kuin mikään muu vastaavan tuotteen pilottihanke. Kustannukset ovat sen arvoisia – ne tuottavat sijoitetulle pääomalle tuottoa mahdollisimman nopeasti ja antavat vauhtia M-Files Ment -ratkaisun käyttöönotolle asiakkaanMent , jota voidaan hyödyntää myös muissa käyttötapauksissa.

Jos pilottihankkeen tavoitteena on käynnistää tilattava asiakirjojen tuottamispalvelu, pilottihankkeen kustannukset voidaan todennäköisesti korvata tilauksista saatavilla tuloilla.

Tutustu tarkemmin

Katso M-⁠Files Ment .Ota meihin yhteyttäjo tänään, niin kerromme sinulle alustan eri ominaisuuksista ja siitä, miten voit hyötyä niistä.