Lopeta rahan tuhlaaminen: Miten hallita tietojen mätänemistä

Compliance, Governance and Oversight Council arvioi, että monet suuret yritykset käyttävät yli 34 miljoonaa dollaria sellaisten tietojen säilyttämiseen ja suojaamiseen, jotka ne voisivat poistaa harmittomasti. Tällaisen hyödyttömän tiedon säilyttäminen ei tietenkään maksa vain rahaa. Se voi myös hidastaa kriittisiä liiketoimintoja ja altistaa yritykset vielä kalliimmille uhkille.

Tällaisille tarpeettomille, vanhentuneille ja triviaaleille tiedoille on nyt jopa asianmukainen lyhenne. Sen nimi on ROT. Useimmat yritykset löytävät ROT:ia jaetuista palvelimista, työntekijöiden laitteista ja jopa pilvipalvelimista. Jos voisit säästää miljoonia tai jopa useita tuhansia dollareita vuodessa siivoamalla tietoja, se on harkitsemisen arvoinen hanke.

Mikä on datamätää ja miksi se on haitallista?

Yritysten on luonnollisesti säilytettävä vanhoja tietoja, joita ne eivät käytä kovin usein. Niitä saatetaan tarvita tarkastusten tai säännösten noudattamisen vuoksi tai siksi, että niillä voi olla myöhemmin liiketoiminnallista arvoa. ROT ei viittaa tämäntyyppisiin tietoihin. Lisäksi hyvä suunnitteluprosessi hyödyttömän tiedon poistamiseksi varmistaa myös, että arvokas tieto pysyy suojattuna. Hyvään suunnitelmaan pitäisi sisältyä erilaisten asiakirjojen priorisointi, jotta varmistetaan, että jokainen asiakirja saa tarvitsemansa suojan. Tällainen suunnitelma poistaa hyödyttömän tavaran ja suojaa arvokasta tietoa entistä paremmin.

Useimmiten ROT ei vain maksa ylimääräistä rahaa varastointiin ja suojaamiseen, vaikka se on varmasti tärkeä näkökohta. Mieti näitä viittä tapaa, joilla hyödyttömien tietojen tallentaminen voi haitata organisaatiotasi:

• Infrastruktuurin ja tuen lisäkustannukset: On selvää, että yrityksesi joutuu maksamaan sellaisten tietojen säilyttämisestä ja suojaamisesta, joita se ei voi käyttää ja jotka saattavat jopa lisätä riskejä.
• Todella arvokasta tietoa koskevien pyyntöjen viiveet, jotka voivat hidastaa tärkeitä vastauksia tai päätöksiä: ROT:n vähentäminen voi karsia tietokantoja ja nopeuttaa käsittelyaikoja.
• Vaikeudet osoittaa vaatimustenmukaisuutta ja vastata luovutuspyyntöihin: Tämäntyyppiset arvottomat tiedot taas vaikeuttavat arvokkaiden tietojen saamista.
• On todennäköisempää, että tietoturvaloukkauksia tai -vaurioita tapahtuu huonomman hallinnan vuoksi: Usein ROT on olemassa, koska kukaan ei ota sitä vastuulleen, joten sen suojaaminen on epätodennäköisempää. Vaikka tiedoista ei olisi hyötyä organisaatiolle, osa niistä voi silti hyödyttää hakkereita.
• Mahdollinen lisääntynyt vastuu: Tallenteet voivat olla organisaation kannalta vanhentuneita ja säilytetty sääntelyn ohi, mutta ne voivat silti olla vahingollisia oikeudenkäyntien yhteydessä.

Data Rot -poistosuunnitelman laatiminen

Yrityksesi ei kerännyt kaikkia näitä huonoja tietoja yhdessä päivässä. Saatat jopa kohdata vastarintaa työntekijöiden taholta, jotka eivät halua käyttää aikaa tai joilla on eriäviä mielipiteitä tietojen mahdollisesta arvosta. Kuten useimmat arvokkaat pyrkimykset, myös tietojen poistaminen voi vaatia jonkin verran vaivannäköä ja yhteistyötä. Voit perustella huolellisen suunnitelmasi poistaa dataromua osoittamalla, miten yrityksesi säästää rahaa, vähentää uhkia ja helpottaa tarvittavien asiakirjojen suojaamista.

Vastarinnan voittaminen ja yhteistyön saaminen

Harkitse näiden ehdotusten sisällyttämistä suunnitelmaasi, jotta vältät arvottomien tietojen säilyttämisen nyt ja tulevaisuudessa:

• Mieti, millaisia tietoja säilytät: Kuten Association for Intelligent Information Management (AIIM) ehdottaa, harkitse tapoja, joilla vältät turhien ja vähäpätöisten tietojen keräämisen ylipäätään. Jos sinulla on liiketaloudellinen syy kerätä vähäarvoista tietoa, voit ehkä pitää sen arkistoituna, jotta varastointi- ja turvallisuuskulut olisivat mahdollisimman pienet.
• Luotetaan keskitettyyn tietovarastoon: Keskitetty tietovarasto vähentää huomattavasti redundanssia. Sen pitäisi myös estää kutakin käyttäjää ylläpitämästä omia tietojaan. Tämä puolestaan vähentää virheiden ja vanhentumisen mahdollisuutta.
• Käytä teknologiaa apuna: Hyvät tiedonhallintajärjestelmät voivat auttaa poistamaan huonot, tarpeettomat tai vanhat tiedot kehittyneiden hakutoimintojen ja automaattisten toimintojen avulla. Oikean tekniikan avulla ROT:n ehkäiseminen ja vähentäminen ei vaadi enää niin paljon manuaalista työtä.
• Aseta oikeat toimintaperiaatteet ja tiedota niistä: Useimmat yritykset eivät voi valvoa jokaista työntekijän toimintaa ohjelmiston avulla. Työntekijöiden on ymmärrettävä tietojen ROT:n vähentämisen hyödyt ja se, miten he noudattavat pyrkimyksiäsi.

Strategiat tietojen mätänemisen vähentämiseksi ja estämiseksi

Kuten useimmat muutkin saastumisen lähteet, ROT puhdistuu harvoin itsestään. Ongelma luonnollisesti vain pahenee, jos et ryhdy toimiin sen minimoimiseksi nyt. Sillä välin huonot, vanhentuneet tai päällekkäiset tietosi voivat maksaa organisaatiollesi miljoonia dollareita ja jättää sen alttiiksi uhkille. Toimintasi tulisi aloittaa yhteistyöllä, tietojen priorisoinnilla, hyötyjen selkeällä määrittelyllä ja tietysti hyötyjen viestinnällä.

Aloita nyt: Data Rot -hankkeen edut

Tietojen mädäntymisen torjuminen voi säästää organisaatiollesi huomattavia summia rahaa, vähentää riskejä ja parantaa yleistä tehokkuutta. Toteuttamalla vankan tiedonhallintastrategian voit varmistaa, että arvokkaat tiedot on suojattu, ja samalla voit poistaa ROT:n aiheuttaman tarpeettoman taakan.

Oletko valmis lopettamaan rahan tuhlaamisen datan mätänemiseen? Varaa ilmainen demo tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään!