Miksi automaation antaminen asiakkaille on hyvä asia?

Kun on kyse asiakirjojen automatisoinnista ilman koodia, herää aina kysymys: Kuinka paljon asiakkaat voivat käyttää mallin mukaisia kyselylomakkeita, erityisesti kun kyse on oikeudellisista asiakkaista? Tämä voi olla asianajotoimistojen osalta ulkoisia asiakkaita, jotka maksavat asianajotoimistolle oikeudellisista palveluista, tai sisäisiä asiakkaita, jotka pyytävät palveluja oikeudelliselta osastolta.
Saatat ihmetellä, miksi he tarvitsevat ylipäätään pääsyn mallikyselylomakkeeseen! Tarkastellaan kahta skenaariota: lakiasiaintoimistoon ja yrityksen sisäiseen toimintaan keskittyviä skenaarioita.

Asianajotoimistot

Tämän käyttötapauksen lähtökohtana on, että asianajotoimiston työsuhderyhmällä on asiakas, joka ottaa säännöllisesti uusia työntekijöitä yritykseensä, mutta antaa asianajotoimiston tehtäväksi laatia vain kaikkein monimutkaisimmat työ- tai konsulttisopimukset.

Päivittäiset, vähemmän monimutkaiset sopimukset hoidetaan yrityksen sisällä, ja niiden ei katsota olevan sen arvoisia, että niitä ei kannata antaa toimiston tehtäväksi, koska se olisi liian kallista. Sisäinen tiimi valmistelee sopimukset kuitenkin manuaalisesti (eli ilman automaatiota).

Lakiasiaintoimistolla on tässä kaupallinen mahdollisuus saada kiinteämpi suhde asiakkaaseen. Asianajotoimisto tietää, että sille ei anneta toimeksiantoja tällaisissa vähemmän monimutkaisissa asioissa. Asianajotoimisto voisi kuitenkin tarjota asiakkaalle automatisoidun version vähemmän monimutkaisista sopimuksista. Asianajajat voisivat näin luoda nämä vähemmän monimutkaiset sopimukset nopeammin ja helpommin sisäisesti, ja yritys voisi tarjota tätä tilauspalveluna asiakkaalle.

Tämä on yksi M-Files Ment ainutlaatuisista eduistaMent muihin markkinoilla oleviin asiakirjojen automatisointityökaluihin. Tässä tilanteessa se mahdollistaa asianajotoimistolle työsopimuksen automatisoinnin ja pääsyn myöntämisen asiakkailleen. Asianajotoimistolla on jopa mahdollisuus asettaa pääsylle aikaraja tai keskeyttää pääsy, jos tilaus päättyy. Jos käytetään yleisempää mallipohjaa, sitä voidaan myös helposti soveltaa useille asiakkaille.

Edut asianajotoimistolle

- Säännöllinen lisätulovirta
- Tiiviimpi suhde asiakkaaseen
- Kyky tarjota parempaa palvelua asiakkaalle
- Helppokäyttöisyys, jos käytetään yleisempää mallia, joka kattaa kaikki tilaajat.

Edut asianajotoimiston asiakkaalle

- Sisäinen laatiminen voidaan suorittaa nopeammin
- Tyytyväisyys lakiasiaintoimistoon, koska se ymmärtää heidän tarpeensa ja voi auttaa heitä.
- Sisäisellä lakitiimillä on enemmän kapasiteettia

Sisäinen käyttötapaus

Yrityksen sisäisessä käyttötapauksessa lähtökohtana on se, että oikeudellinen osasto saa runsaasti pyyntöjä NDA- tai DPA-sopimuksista sisäisiltä asiakkailta, kuten myynniltä tai hankinnoilta. Lakiasiaintoimisto ei halua antaa näille sisäisille asiakkaille sopimusmalleja, koska se ei täysin luota siihen, että ne tekevät sopimuksia ulkoisten osapuolten kanssa. Mallin antaminen antaisi heille liikaa joustavuutta laatimiseen, jolloin he mahdollisesti lisäisivät yritykselle tarpeettomia velvoitteita tai jättäisivät lausekkeita pois "asioiden läpiviemiseksi".

Ihanteellisinta on, että sisäinen asiakas pystyy laatimaan sopimukset niin, että niihin on sisällytetty oikeudellisia rajoituksia - esimerkiksi luottamuksellisuutta koskevia rajoituksia. Sisäinen asiakas voi sitten laatia kyselylomakkeen avulla sopimuksen, joka sisältää aina nämä rajoitukset - tuloksena on sopimusluonnos, joka sisältää aina hyväksytyn sanamuodon.

M-Files Ment tällaisen toiminnallisuuden kolmella eri tavalla riippuen vaaditusta hallintatasosta:

Lisää valvontaa sisäiselle asiakkaalle

M-Files Ment avulla lakiosastot voivat toimittaa sisäiselle käyttäjälle linkin kyselylomakemalliin. Sisäinen asiakas voi sitten avata linkin, esimerkiksi yrityksen intranetin kautta, ja täyttää lomakkeen. Kun lomake on lähetetty, käyttäjä pääsee käsiksi luotuun asiakirjaan ja voi lähettää sen vastapuolelle.

Vähemmän valvontaa sisäiselle asiakkaalle

On myös mahdollista antaa linkki yrityskäyttäjälle, mutta kun sisäinen asiakas luo sopimuksen, se voidaan joko palauttaa takaisin lakimiehelle tarkistettavaksi tai tuottaa lopuksi vain PDF-tiedosto, jotta vältetään vapaamuotoinen laatiminen sopimuksen luomisen jälkeen.

Sisäistä asiakasta ei valvota

M-Files Ment tarjoaa valmiinaMent oneNDA- ja oneDPA-mallipohjat – sopimukset, jotka on suunniteltu hyväksyttäväksi helposti ja nopeasti, sillä niissä käytetään markkinastandardin mukaista sanamuotoa, jota ei tulisi muuttaa. Jos sisäisen asiakkaan on tarkoitus laatia nämä sopimukset, neuvotteluvaraa tai mahdollisuuksia muutoksiin on hyvin vähän.

Hyöty sisäiselle lakitiimille

- Vähemmän monimutkaisia oikeudellisia asiakirjoja koskevien pyyntöjen valvonta
- antaa liiketoimintakäyttäjille valtuudet luoda omia luonnoksiaan.
- Sisäinen lakitiimi osallistuu vähemmän ensimmäiseen luonnokseen. He voivat olla paikalla vain tarkistamassa, mikä säästää aikaa ja vapauttaa kapasiteettia.

Edut sisäiselle asiakkaalle

- Valmiudet laatia ensimmäisiä yksinkertaisia oikeudellisia asiakirjoja.
- Ensimmäinen luonnos ei ole riippuvainen oikeudellisista yksiköistä, mikä nopeuttaa sopimusten laatimista.
- Vakiomuotoisten sanamuotomallien käyttö nopeuttaa sopimusten hyväksymistä.

Tutustu tarkemmin

Katso M-⁠Files Ment .Ota meihin yhteyttä jo tänään, niin kerromme sinulle alustan eri ominaisuuksista ja siitä, miten ne voivat hyödyttää sinua.