Kun on kyse asiakirjojen automatisoinnista ilman koodia, herää aina kysymys: Kuinka paljon asiakkaat voivat käyttää mallin mukaisia kyselylomakkeita, erityisesti kun kyse on oikeudellisista asiakkaista? Tämä voi olla asianajotoimistojen osalta ulkoisia asiakkaita, jotka maksavat asianajotoimistolle oikeudellisista palveluista, tai sisäisiä asiakkaita, jotka pyytävät palveluja oikeudelliselta osastolta.
Saatat ihmetellä, miksi he tarvitsevat ylipäätään pääsyn mallikyselylomakkeeseen! Tarkastellaan kahta skenaariota: lakiasiaintoimistoon ja yrityksen sisäiseen toimintaan keskittyviä skenaarioita.

Asianajotoimistot

Tämän käyttötapauksen lähtökohtana on, että asianajotoimiston työsuhderyhmällä on asiakas, joka ottaa säännöllisesti uusia työntekijöitä yritykseensä, mutta antaa asianajotoimiston tehtäväksi laatia vain kaikkein monimutkaisimmat työ- tai konsulttisopimukset.

Päivittäiset, vähemmän monimutkaiset sopimukset hoidetaan yrityksen sisällä, ja niiden ei katsota olevan sen arvoisia, että niitä ei kannata antaa toimiston tehtäväksi, koska se olisi liian kallista. Sisäinen tiimi valmistelee sopimukset kuitenkin manuaalisesti (eli ilman automaatiota).

Lakiasiaintoimistolla on tässä kaupallinen mahdollisuus saada kiinteämpi suhde asiakkaaseen. Asianajotoimisto tietää, että sille ei anneta toimeksiantoja tällaisissa vähemmän monimutkaisissa asioissa. Asianajotoimisto voisi kuitenkin tarjota asiakkaalle automatisoidun version vähemmän monimutkaisista sopimuksista. Asianajajat voisivat näin luoda nämä vähemmän monimutkaiset sopimukset nopeammin ja helpommin sisäisesti, ja yritys voisi tarjota tätä tilauspalveluna asiakkaalle.

Tämä on yksi M-Files Ment :n ainutlaatuisista eduista muihin dokumenttien automatisointityökaluihin verrattuna. Tässä skenaariossa asianajotoimisto voi automatisoida työsopimuksen ja antaa sen asiakkaidensa käyttöön. Asianajotoimisto voi jopa rajoittaa sen voimassaoloaikaa tai katkaista pääsyn, jos tilaus päättyy. Jos käytetään yleisempää mallia, se voidaan myös skaalata helposti useille asiakkaille.

Edut asianajotoimistolle

- Säännöllinen lisätulovirta
- Tiiviimpi suhde asiakkaaseen
- Kyky tarjota parempaa palvelua asiakkaalle
- Helppokäyttöisyys, jos käytetään yleisempää mallia, joka kattaa kaikki tilaajat.

Edut asianajotoimiston asiakkaalle

- Sisäinen laatiminen voidaan suorittaa nopeammin
- Tyytyväisyys lakiasiaintoimistoon, koska se ymmärtää heidän tarpeensa ja voi auttaa heitä.
- Sisäisellä lakitiimillä on enemmän kapasiteettia

Sisäinen käyttötapaus

Yrityksen sisäisessä käyttötapauksessa lähtökohtana on se, että oikeudellinen osasto saa runsaasti pyyntöjä NDA- tai DPA-sopimuksista sisäisiltä asiakkailta, kuten myynniltä tai hankinnoilta. Lakiasiaintoimisto ei halua antaa näille sisäisille asiakkaille sopimusmalleja, koska se ei täysin luota siihen, että ne tekevät sopimuksia ulkoisten osapuolten kanssa. Mallin antaminen antaisi heille liikaa joustavuutta laatimiseen, jolloin he mahdollisesti lisäisivät yritykselle tarpeettomia velvoitteita tai jättäisivät lausekkeita pois "asioiden läpiviemiseksi".

Ihanteellisinta on, että sisäinen asiakas pystyy laatimaan sopimukset niin, että niihin on sisällytetty oikeudellisia rajoituksia - esimerkiksi luottamuksellisuutta koskevia rajoituksia. Sisäinen asiakas voi sitten laatia kyselylomakkeen avulla sopimuksen, joka sisältää aina nämä rajoitukset - tuloksena on sopimusluonnos, joka sisältää aina hyväksytyn sanamuodon.

M-Files Ment voi tarjota tällaisia toimintoja kolmella eri tavalla, riippuen vaaditusta valvonnan tasosta:

Lisää valvontaa sisäiselle asiakkaalle

Osoitteessa M-Files Ment oikeudelliset yksiköt voivat antaa sisäiselle käyttäjälle linkin lomakemalliin. Sisäinen asiakas pääsee sitten linkkiin, mahdollisesti yrityksen intranetin kautta, ja voi täyttää kyselylomakkeen. Kun hän on lähettänyt kyselylomakkeen, hänellä on pääsy luotuun asiakirjaan, jonka hän voi sitten lähettää vastapuolelle.

Vähemmän valvontaa sisäiselle asiakkaalle

On myös mahdollista antaa linkki yrityskäyttäjälle, mutta kun sisäinen asiakas luo sopimuksen, se voidaan joko palauttaa takaisin lakimiehelle tarkistettavaksi tai tuottaa lopuksi vain PDF-tiedosto, jotta vältetään vapaamuotoinen laatiminen sopimuksen luomisen jälkeen.

Sisäistä asiakasta ei valvota

M-Files Ment tarjoaa myös valmiita automaattisia oneNDA- ja oneDPA-malleja - sopimukset on suunniteltu siten, että niistä voidaan sopia helposti ja nopeasti, koska niissä käytetään markkinavakiomuotoisia sanamuotoja, joita ei tarvitse muuttaa. Jos sisäinen asiakas laatii nämä sopimukset, on hyvin vähän mahdollisuuksia neuvotella tai tehdä muutoksia.

Hyöty sisäiselle lakitiimille

- Vähemmän monimutkaisia oikeudellisia asiakirjoja koskevien pyyntöjen valvonta
- antaa liiketoimintakäyttäjille valtuudet luoda omia luonnoksiaan.
- Sisäinen lakitiimi osallistuu vähemmän ensimmäiseen luonnokseen. He voivat olla paikalla vain tarkistamassa, mikä säästää aikaa ja vapauttaa kapasiteettia.

Edut sisäiselle asiakkaalle

- Valmiudet laatia ensimmäisiä yksinkertaisia oikeudellisia asiakirjoja.
- Ensimmäinen luonnos ei ole riippuvainen oikeudellisista yksiköistä, mikä nopeuttaa sopimusten laatimista.
- Vakiomuotoisten sanamuotomallien käyttö nopeuttaa sopimusten hyväksymistä.

Tutustu tarkemmin

Katso M-Files Ment toiminnassa. Ota yhteyttä jo tänään ja tutustu alustan eri ominaisuuksiin ja siihen, miten voit hyötyä niistä.