CPA Courtney Kunzig keskustelee automaatiosta kirjanpidossa

Tietotyön automatisointi on valmis muuttamaan useita toimialoja. Tämä pätee erityisesti asiantuntijapalveluihin. Tällä alalla tieto on usein ensisijainen tuotos.

Kirjanpitoteollisuuden työntekijät käsittelevät valtavia määriä asiakastietoja. He myös hallinnoivat arkaluonteisia tietoja ja joutuvat noudattamaan tiukkoja määräaikoja. Työnkulut, tietoturva ja vaatimustenmukaisuus, asiakastyytyväisyys ja yrityksen kasvu ovat näiden ammattilaisten tärkeimpiä prioriteetteja.

M-Files ratkaisupäällikkö Courtney Kunzig kertoo, kuinka tietotyön automatisointi auttaa kirjanpitäjiä ja muita asiantuntijapalveluiden ammattilaisia työskentelemään tehokkaammin. Tehokkaampi työskentely tarkoittaa puolestaan, että he voivat keskittyä arvon luomiseen asiakkailleen ja yrityksilleen.

Kirjanpidon haasteet

Mitkä ovat kirjanpitoalan ammattilaisten erityistarpeet tietotyön osalta?

Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus on valtava asia, ja se tulee aina olemaan alan kannalta merkityksellinen. Jokaisella yrityksellä on velvollisuus suojella asiakkaidensa tietoja ja tarjota turvallisia menetelmiä arkaluonteisten asiakastietojen jakamiseen, keräämiseen ja säilyttämiseen.

Kirjanpitoalaa sääntelevät voimakkaasti sen omat hallintoelimet sekä valtion virastot.

Nämä sääntelyelimet etsivät jatkuvasti keinoja parantaa ammattia ja antavat säännöllisesti uusia sääntöjä, ohjeita ja standardeja, mikä voi vaikeuttaa kirjanpitäjien pysymistä muutosten perässä.

Tietotyön automatisointijärjestelmät voivat auttaa luomaan vankan turvallisuusympäristön siinä mielessä, että ne automatisoivat turvallisuusvalvontaa ja vähentävät liiketoiminnan kokonaisriskiä. Ne voivat soveltaa uusia sääntöjä kaikkiin kohteisiin häiritsemättä päivittäisiä toimintoja tai loppukäyttäjien osallistumista.

Jotkin hallinnolliset tai toistuvat tehtävät, joita yritykset joutuvat suorittamaan, voidaan ja pitäisi automatisoida. Esimerkiksi lakisääteinen vaatimus säilyttää asiakirjoja seitsemän vuotta. Tarkistaminen ja poistaminen voidaan tehdä automaattisesti, kun käytössä on oikeat järjestelmät. Vastaavasti lupien ja käyttöoikeuksien automatisoinnilla voidaan varmistaa, että arkaluonteiset asiakastiedot ovat suojattuja ja että vain asianosaisilla yrityksen työntekijöillä on pääsy niitä katsomaan.

Kokonaisvaltaisen tietotyön automatisointijärjestelmät parantavat yrityksen kasvua. Niiden avulla yritykset voivat tarjota johdonmukaisesti saman asiakaskokemuksen useissa asiakastoimeksiannoissa. Tämä suojaa ja vahvistaa yrityksen mainetta. Se parantaa myös toimitusten nopeutta - kirjanpitäjät voivat standardoida ja toistaa prosesseja nopeasti ja järjestelmällisesti, jolloin he voivat tehdä enemmän, kun he käyttävät parempia resursseja. Lisäksi nämä kokonaisvaltaiset järjestelmät mahdollistavat enemmän integraatioita. Tämä säästää aikaa ja parantaa tietojen tarkkuutta, kun samat päätiedot jaetaan automaattisesti kaikkiin järjestelmiin.

Digitaalinen transformaatio

Kerro, miten tekoälyautomaatio muuttaa kirjanpitoa.

Tilitoimistoala on hidas muuttumaan tai omaksumaan uutta teknologiaa. yritykset alkavat kuitenkin investoida toimintojen ja teknologiapinojen nykyaikaistamiseen.

Big Four -yritykset investoivat miljardeja dollareita tekoälyn tutkimus- ja kehitystyöhön ennakoiden tekoälyn vaikutusta tilitoimistoalaan. Tekoäly voi analysoida suuria tietokokonaisuuksia tiettyjen kriteerien, poikkeavuuksien ja muiden tekijöiden perusteella, jolloin ammattilaiset voivat tunnistaa ja ymmärtää olennaiset tiedot nopeammin.

Tekoälyn kykytiivistää asiakirjoja on myös keskeinen tekijä ajan säästämisessä. Esimerkiksi sen sijaan, että kirjanpitäjän pitäisi silmäillä satoja sivuja kaupallista vuokrasopimusta, tekoäly voi analysoida ne nopeasti ja osoittaa tarkastelun aikana asiakirjan oikeat sivut ja rivit.

Tekoäly parantaa myös turvallisuutta ja vaatimustenmukaisuutta. Yksi esimerkki: Tekoäly voi poistaa arkaluonteisia asiakkaita, kuten sosiaaliturvatunnuksia tai verotunnuksia, kun se analysoi tietoja. Tämä estää muita kuin valtuutettuja käyttäjiä katsomasta arkaluonteisia tietoja. Tämä voi olla erityisen tärkeää tietojen katoamisen estämisessä, sillä tilitoimistojen työntekijöiden vaihtuvuus on vuosittain suurta.

Miten näet tietotyön automatisoinnin vastaavan tilitoimistoalan tarpeita?

Meidän on aloitettava kouluttamalla tilitoimistoja siitä, mitä tämä uusi terminologia tarkoittaa. Tietotyön automatisointi menee asiakirjojen hallintaa pidemmälle ja tukee kirjanpitäjiä hallinnollisten ja toistuvien tehtävien automatisoinnissa, jotta he voivat keskittyä uusiin tarjouksiin tai toimeksiannon monimutkaisempiin osa-alueisiin.

Yritysten on avattava silmänsä tietotyön automatisointialustan käyttöönoton mahdollisuuksille alan muuttuessa. Näemme työvoimapulaa, tekoälyn käyttöönottoa, uusia tulovirtoja, kuten asiakasneuvontapalveluja ja ESG-raportointisäännöksiä, ja paljon muuta. Yritysten on löydettävä keinoja pysyä mukana ympärillään muuttuvassa toimialassa. Ne näkevät myös asiakkaiden taholta huomattavia paineita tehdä enemmän työtä nopeammin. Niiden on otettava käyttöön teknologiaa, jolla ne voivat vastata asiakaskuntansa kasvaviin tarpeisiin pysyäkseen kilpailukykyisinä.

Kuka hyötyy osaamisen automatisoinnista?

Näetkö, että minkälaiset kirjanpito-organisaatiot ovat vastaanottavaisia tietotyön automatisoinnille?

Ehdottomasti. Tilitoimistojen sisällä on tapahtunut suuri muutos kohti innovaatiotiimien tai digitaalisen muutoksen tiimien perustamista. Nämä tiimit ovat omistautuneet ympärivuotisesti analysoimaan yritysten teknologiapaketteja ja tunnistamaan parannuskohteita. Näin yritykset voivat laajentaa, tutkia ja ottaa käyttöön uusia teknologioita tarpeen mukaan myös kiireisempinä kausina.

Toisaalta sisäisillä kirjanpito-osastoilla on niin paljon asiakirjoja, niin paljon laskuja ja ylipäätään paljon seurattavaa. Niissä säilytetään myös arkaluonteisia tietoja, kuten palkka- ja palkkatietoja. Tietotyön automatisoinnin käyttäminen tietoturvavalvonnan ja tiedonhallinnan tehostamiseen on todella tärkeää sisäisille osastoille.

Mitkä toiminnot ja ominaisuudet tekevät tietotyön automatisoinnista arvokkaan työkalun kirjanpitotiimeille?

Kirjanpitäjille hyödyllisiä ominaisuuksia on lukuisia. Esimerkiksi tietotyön automatisointi voi yhtenäistää kaikki nimityskäytännöt, kuten asiakkaan nimen, toimeksiannon nimen jne. Asiakastiedot merkitään automaattisesti samalla kirjoitus- ja välimerkkikäytännöllä, mikä poistaa esimerkiksi seuraavanlaiset ongelmat:M-Files and Co." eri kansioon kuin "M-Files Company". Tämä varmistaa käyttäjien ja järjestelmien yhdenmukaisuuden ja säästää aikaa varmistamalla yhden luotettavan tietolähteen.

Asiakirjojen standardointi yrityksen hyväksymien mallien ja indeksoinnin avulla auttaa uutta henkilöstöä löytämään asiakkaita koskevia historiatietoja, mikä puolestaan nopeuttaa toimeksiannon käynnistämistä ja parantaa asiakastyytyväisyyttä - asiakkaiden ei tarvitse lähettää uudelleen historiallisia asiakirjoja tai selittää samoja käsitteitä vuodesta toiseen.

Lisäksi työnkulun automatisointi helpottaa osastojen välistä viestintää. Työnkulkujen avulla kumppanit ja johtajat voivat pyytää henkilöstöä toimeksiantoa varten. Henkilöstöhallinto vastaanottaa ilmoituksen automaattisesti ja osoittaa henkilöstöä. Työnkulut voivat sisältää asiakirjoja ja objekteja, ja ne yhdistetään muihin järjestelmiin integraatioiden kautta, jotta manuaalinen yhteydenpito voidaan minimoida ja automatisoidut tehtävät ja käsittely maksimoida. Ei ole tarvetta ottaa riskiä, että viestintä hukkuu sähköpostin postilaatikkoon. Kaikkien tietojen pitäminen yhdessä paikassa ja niiden automatisointi on valtava etu.

Metatiedot ovat ihanteellisia myös sisällönhallinnassa, jotta muut löytäisivät helposti tarvitsemansa tiedot. Yritysten sisällönhallintajärjestelmät, jotka perustuvat metatietoihin, tarjoavat yhden ainoan totuuden lähteen, jossa ei tarvitse navigoida kansiohierarkiassa. Voit tehdä hakuja asiakirjan sisällön, asiakkaan, toimeksiannon tai vuoden perusteella - tämä on ratkaiseva tekijä kirjanpitäjille, kun he aloittavat uuden yrityksen tai asiakkaan kanssa.

Keskeiset viestit kirjanpitoalan ammattilaisille

Kerro kolme asiaa, jotka haluat kirjanpitoteollisuuden työntekijöiden tietävän tietotyön automatisoinnista.

Vuonna 2024 kirjanpidon tulevaisuus näyttää aivan erilaiselta kuin monet meistä olisivat vuonna 2018 osanneet odottaa. Yritysten on otettava tekoälyn kehitys vakavasti, sillä rekrytointitilanne, asiakkaiden odotukset, sääntely ja teknologia saattavat olla epävarmempia kuin koskaan. Tilitoimistojen on varauduttava kysyntään lisäämällä kapasiteettiaan teknologian avulla.

Yritykset, jotka ovat kiinnostuneita skaalautumisesta yrityskauppojen tai omistajanvaihdosten kautta, voivat tehdä näistä liiketoimista saumattomampia teknologia-alustojen avulla, jotka yhdistyvät helposti uusiin ja vanhoihin järjestelmiin. Näin voidaan minimoida monet muutoksenhallintaan liittyvät ongelmat.

Lopuksi, kaikki voivat hyötyä paremmasta turvallisuudesta ja vaatimustenmukaisuudesta, sillä tiedot ovat turvassa ennen työntekijöiden laajaa koulutusta. Kun tietotyön automatisointialustaan on sisällytetty oikeanlaiset turvatarkastukset, voit luottaa siihen, että samoja turvallisia prosesseja sovelletaan joka kerta oikein ilman loppukäyttäjän osallistumista.